Mitarbeitergespräch, Ablaufschema

Kurzbeschreibung

Exemplarisches Ablaufschema eines Mitarbeitergesprächs. Die Übersicht skizziert "einen roten Faden", der genügend Spielraum gibt, im Einzelfall flexibel zu reagieren und die Aktionen der entsprechenden Zielsetzung des Mitarbeitergesprächs anzupassen.

Vorbemerkung

So vielfältig die Anlässe für Mitarbeitergespräche auch sind, sie folgen stets einem Kommunikationsmuster. Der Austausch von Sachinformationen muss sich auf einer geklärten und akzeptierten, d.h. von Führungskräften und Mitarbeitern positiv erlebten emotionalen Grundlage vollziehen. Dabei gilt es, stets die Balance zwischen Information und Emotionalität zu wahren.

Der Erfolg eines Mitarbeitergesprächs stellt sich nicht von alleine ein. Die Planung der Gesprächsstruktur ist wesentliche Voraussetzung, um den Erfolg dieses Führungsinstrumentes sicherzustellen.

Für das Gelingen eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs tragen sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter Verantwortung. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei die sorgfältige Vorbereitung beider Gesprächspartner.

Zur zielorientierten Vorbereitung erweisen sich Checklisten für beide Gesprächspartner als sinnvoll. Dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter sind die inhaltlichen Schwerpunkte des Gespräches bekannt, wodurch ein optimaler Gesprächsverlauf sichergestellt wird.

Für Mitarbeitergespräche gibt es kein starres, allgemeingültiges Ablaufschema. Sie müssen unter Berücksichtigung der jeweiligen Situation, der entsprechenden Zielsetzungen sowie der individuellen Eigenheiten der Gesprächspartner geführt werden. Aus diesem Grund kann es keine Mustergliederung geben.

Die Übersicht skizziert "einen roten Faden", der genügend Spielraum gibt, im Einzelfall flexibel zu reagieren und die Aktionen der entsprechenden Zielsetzung des Mitarbeitergesprächs anzupassen.

Mitarbeitergespräch - Ablauf

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Name: _____________		Abteilung: _________________	Datum: _________________
Anlass	unternehmensbedingt		in Person begründet
	[ ] Förderung		[ ] Beurteilung
	[ ] Zielvereinbarung		[ ] Führungsverhalten
	[ ] Delegation		[ ] Schlechtleistung
	[ ] Weiterbildung		[ ] Kompetenzüberschreitung
	[ ] Trennung (z.B. Kündigung)		[ ] Störung der Arbeitsatmosphäre
	[ ] Versetzung		[ ] Auffälliges Verhalten (z.B. Sucht)
	[ ] Umstrukturierung		[ ] Fehlzeiten

Vorbereitung	inhaltlich	organisatorisch
	[ ] Ziele definieren	[ ] Termin vereinbaren
	[ ] Begründung vorbereiten	[ ] Raumfrage klären
	[ ] Vorgesetztenbefragung	[ ] Telefon umstellen
	[ ] Gesprächsverlauf festlegen	[ ] Störungen vermeiden
	[ ] Gesprächsdauer am Inhalt ausrichten	[ ] Gesprächsdauer festlegen
	[ ] Verhaltensmuster des Mitarbeiters	[ ] benötigte Unterlagen Personalakte, Mitarbeiterbeurteilung, Protokolle früherer Gespräche
	[ ] Zusätzliche Teilnehmer (z.B. Betriebsrat, Personalabteilung, betroffene Kollegen)

Durchführung	Gesprächsverlauf	Gesprächsführung
	[ ] Begrüßung	[ ] konstruktive Kommunikation
	[ ] Information über Gesprächzweck	[ ] Beziehungsklärung
	[ ] Inhalte / Ablauf skizzieren	[ ] Erläuterung der Zielsetzung
	[ ] Stellungnahme des Mitarbeiters	[ ] aktives Zuhören
	[ ] gemeinsame Zielvereinbarung	[ ] offene Fragen
		[ ] Körpersprache
		[ ] sachliche Argumentation
		[ ] verständliche Präsentation
		[ ] Darstellung der Begründung
		[ ] widersprüchliche Signale vermeiden
		[ ] Information
	A Ergebnisse: Bestandsaufnahme der vorangegangenen Periode, zum Beispiel: Arbeitsergebnisse, Grad der Zielerreichung, fördernde / hemmende Faktoren, Anerkennung / Kritik, Stärken / Verbesserungsmöglichkeiten
	B Zielvereinbarung: Planung der kommenden Periode: Abteilungs-, Mitarbeiterziele, Zielvereinbarung, Rahmenbedingungen, Unterstützungsmöglichkeiten
	C Förderung / Entwicklung: Qualifizierungsbedarf, Entwicklungsmaßnahmen, berufliche Perspektiven

Gesprächsabschluss	[ ] Dokumentation des Ergebnisses / des weiteren Vorgehens	[ ] Offene Fragen klären / dokumentieren
	[ ] Absprachen, Vereinbarungen	[ ] Positives Abschlussklima herstellen

Nachbearbeitung	[ ] Gesprächsprotokoll anfertigen (mit Unterschriften)	[ ] evt. Follow-up-Termin vereinbaren
	[ ] Information / Abstimmung mit dem nächsthöheren Vorgesetzten und / oder der Personalabteilung	[ ] Information betroffener Mitarbeiter
	[ ] Vereinbarte Maßnahmen einleiten, organisieren und überwachen --> Ergebniskontrolle	[ ] Reflexion des Gesprächs
Bemerkungen