Praxis-Beispiele: Bewirtungskosten / 4 Belohnungsessen

Sachverhalt

Ein Unternehmen hatte in den vergangenen Wochen einen Großauftrag zu erledigen, der in allen Abteilungen zu erheblichen Überstunden geführt hat. Zur Belohnung hat der Geschäftsführer ein Budget von 1.000 EUR je Abteilung zur Verfügung gestellt, das die Abteilungsleiter nach eigenem Ermessen verwalten konnten. Nun liegen die Abrechnungen von 2 Abteilungsleitern vor.

• Der Leiter einer Abteilung hat seine 24 Mitarbeiter zu einem gemeinsamen Mittagessen in einer nahe gelegenen Gaststätte eingeladen. Die Gesamtrechnung für 25 Teilnehmer an der Bewirtung beläuft sich auf 1.000 EUR einschließlich Umsatzsteuer.
• Ein anderer Abteilungsleiter hat nur seine 4 Teamleiter zu einem gemeinsamen Abendessen eingeladen, weil sie am meisten unter dem Großauftrag zu leiden hatten. Er hat sie gebeten, jeweils ihren Partner bzw. ihre Partnerin mitzubringen. Die Gesamtrechnung für 10 Teilnehmer an der Bewirtung beläuft sich auf 1.000 EUR einschließlich Umsatzsteuer.

Welche lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich für die bewirteten Mitarbeiter?

Ergebnis

Die gesamten Aufwendungen für beide Bewirtungen fallen nicht unter das teilweise Abzugsverbot für Bewirtungsaufwendungen. Es werden ausschließlich eigene Mitarbeiter bewirtet. Bei ordnungsgemäßer Rechnung ist die Umsatzsteuer als Vorsteuer voll abzugsfähig. Die verbleibenden Aufwendungen sind beim Unternehmen voll als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Für die Mitarbeiter ist die Bewirtung allerdings teilweise abgabenpflichtig. Werden Arbeitnehmer aus betrieblichem Anlass kostenlos oder verbilligt bewirtet, ist dieser Sachbezug Arbeitslohn. Es handelt sich hier jeweils um Belohnungsessen. Es liegen keine steuerlich unbedeutenden Arbeitsessen vor, weil Voraussetzung dabei insbesondere die Gestellung des Essens während des außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes ist. Hier werden die Mitarbeiter jedoch nach dem Arbeitseinsatz zur Belohnung bewirtet. Unabhängig vom Wert des Essens und der Zahl der beteiligten Arbeitnehmer liegt also in beiden Fällen steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.

• Bei dem gemeinsamen Mittagessen nehmen alle 25 Angehörigen einer Abteilung teil. Auf jeden Teilnehmer entfallen damit Aufwendungen i. H. v. 40 EUR. Für diesen Teil des Arbeitslohns kann die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze geprüft werden. Sachbezüge bis zu einer Freigrenze von 50 EUR im Monat bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei. Falls die Firma keine regelmäßigen steuerfreien Sachgeschenke gewährt, bleibt die Bewirtung unter diesem Grenzwert und damit abgabenfrei.
• Am Teamleiteressen nehmen insgesamt 10 Personen teil. Auf jede bewirtete Person entfallen 100 EUR. Der Wert der Bewirtung für den Partner oder die Partnerin ist dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen, sodass auf die 4 Teamleiter und den Abteilungsleiter jeweils 200 EUR entfallen. Aus Vereinfachungsgründen wird dieser Wert nur zu 96 % angesetzt, so dass lediglich 192 EUR steuer- und sozialversicherungspflichtig sind.