Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 8 Auswärtstätigkeit mit vorgeschaltetem Urlaub

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer muss im August wegen Verkaufsverhandlungen zu einem Kunden nach Shanghai (China). Die Verhandlungen erstrecken sich über eine Woche. Der Arbeitgeber trägt die Aufwendungen für Flug, Unterkunft und Verpflegung.

Der Arbeitnehmer möchte vor den Verhandlungen einen 2-wöchigen Urlaub in China machen. Dabei will er eine Rundreise machen, die in Peking beginnt und in Shanghai endet.

Er möchte wissen, ob der Arbeitgeber auch einen Gabelflug erstatten würde und welche steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen sich daraus ergeben würden. Alle weiteren Kosten, die für seine Rundreise anfallen, übernimmt der Mitarbeiter selbst.

Ein Gabelflug Peking/Shanghai kostet 1.500 EUR, ein Flug nach Shanghai hin und wieder zurück 1.000 EUR. Dem Arbeitnehmer wird jedoch der gewünschte Gabelflug gewährt.

Welche steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Der Arbeitnehmer wird außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig. Eine steuerlich zu berücksichtigende Auswärtstätigkeit liegt jedoch nur vor, wenn sie zum Zweck einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit durchgeführt wird. Berufliche Gründe liegen vor, wenn der Reise offensichtlich ein unmittelbarer, konkreter beruflicher Anlass zugrunde liegt. Diese Voraussetzung ist für einen Kundenbesuch in China offensichtlich erfüllt.

Weil der Arbeitnehmer vor dem beruflichen Aufenthalt privat Urlaub macht, ist die Reise nach China jedoch nicht mehr ausschließlich beruflich veranlasst. Allerdings ist eine Aufteilung der meisten Kosten problemlos möglich.

Kosten Unterkunft und Verpflegung

Dem Arbeitnehmer dürfen nach seiner Ankunft in Shanghai für die beruflich veranlassten Tage Hotel- und Verpflegungskosten erstattet werden. Bei 24-stündiger Abwesenheit können für Shanghai Verpflegungspauschalen von 58 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Ohne Einzelnachweis können Hotelkosten bis zu 217 EUR je Nacht pauschal erstattet werden.

Flugkosten

Die Flugkosten sind Reisekosten, da sie durch einen unmittelbaren (konkreten) betrieblichen Anlass bedingt sind. Das gilt allerdings nicht, soweit die privat veranlassten Reisetage zu einer Erhöhung der Flugkosten führen, insbesondere wenn diese Erhöhung nicht eindeutig abgrenzbar ist. Dies ist jedoch in vorliegendem Fall möglich.

Der Gabelflug führt zu einer Verteuerung um 500 EUR. Diese Mehrkosten sind privat veranlasst und können nicht abgabenfrei ersetzt werden.

Steuer- und sozialversicherungsfrei dürfen dem Mitarbeiter nur die Flugkosten i. H. v. 1.000 EUR erstattet werden.