Waren und Rabatte: Behandlung in der Entgeltabrechnung

Zusammenfassung

Überblick

Zuwendungen in Geldeswert, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses zufließen, zählen unter der Bezeichnung Sachbezüge oder geldwerte Vorteile zum Arbeitslohn. Schwierigkeiten bereitet häufig die Unterscheidung in steuerpflichtige Sachbezüge einerseits und in nicht steuerbare Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse sowie Aufmerksamkeiten andererseits. Rechnet eine Sachzuwendung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, schließt sich daran die Frage an, mit welchem Betrag der geldwerte Vorteil der Lohnbesteuerung zu unterwerfen ist. Neben dem Lohnsteuerabzug nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen ist für eine Reihe von Sachbezügen auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer möglich. Rabattvorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Abgabe von Waren und Dienstleistungen, die der Betrieb auch Fremden anbietet (sog. Belegschaftsrabatte), sind steuerlich begünstigt. Der Gesetzgeber gewährt einen Bewertungsabschlag von 4 % pro Rabatt und einen Rabattfreibetrag von 1.080 EUR pro Jahr und Dienstverhältnis. Sofern die Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen, kann stattdessen eine Rabatt-Freigrenze von 50 EUR monatlich in Anspruch genommen werden.

Grundsätzlich folgt die beitragsrechtliche Beurteilung in der Sozialversicherung dem Steuerrecht. Sind Rabatte im Rahmen des Rabattfreibetrags oder der 50-EUR-Freigrenze steuerfrei, besteht auch Beitragsfreiheit. Besonderheiten gelten aber dann, wenn lohnsteuerpflichtige Rabatte nach bestimmten Rechtsgrundlagen pauschal versteuert werden.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Rechtsgrundlage für die Bewertung von Belegschaftsrabatten ist § 8 Abs. 3 EStG. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen für den Rabattfreibetrag nicht vor, ist die 50-EUR-Freigrenze des § 8 Abs. 2 EStG (kleiner Rabattfreibetrag) zu prüfen. Verwaltungsregelungen zur Anwendung des kleinen Rabattfreibetrags finden sich in R 8.1 Abs. 3 LStR. Die Anweisungen zum "großen Rabattfreibetrag" sind in R 8.2 LStR enthalten. Ergänzende Regelungen enthält das BMF-Schreiben v. 16.5.2013, IV C 5 – S 2334/07/0011, BStBl 2013 I S. 729, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben v. 11.2.2021, IV C 5 – S 2334/19/10024 : 003, BStBl 2021 I S. 311.

Sozialversicherung: Die Beitragsfreiheit von Rabatten ergibt sich aus § 1 Abs. 1 SvEV. Werden Rabatte beitragspflichtig, ist der sozialversicherungsrechtlich anzusetzende Durchschnittswert entsprechend der in § 3 SvEV enthaltenen Vorgaben zu ermitteln.

Lohnsteuer

1 Besondere Bewertungsregelung für Belegschaftsrabatte

1.1 Bewertung des geldwerten Vorteils

Sind die Sachbezüge weder als nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, Leistungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse oder kraft Gesetz steuerfrei, muss der Arbeitgeber von dem Arbeitslohn in Geldeswert die Lohnsteuer, ggf. den Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer berechnen und einbehalten.

Die praktische Schwierigkeit bei der Lohnabrechnung von Sachbezügen besteht dabei in der erforderlichen Bewertung des Vorteils, den der jeweilige Arbeitnehmer erhalten hat. Wie der Arbeitnehmer die verbilligt erhaltenen Waren oder Dienstleistungen verwendet oder ob sie allen oder nur einzelnen Arbeitnehmern zugute kommen, spielt weder für den Ansatz als Arbeitslohn noch für die Gewährung des Freibetrags eine Rolle. Je nach Häufigkeit der Rabatte kann es sich um

• laufenden Arbeitslohn oder
• sonstige Bezüge handeln.

Die Lohnsteuerberechnung folgt dementsprechend unterschiedlichen Regeln.

1.2 Bewertungsabschlag und Rabattfreibetrag

Nach der lohnsteuerlichen Definition fallen unter den Begriff "Arbeitslohn" alle Leistungen, die durch das individuelle Arbeitsverhältnis veranlasst sind und die nicht ausdrücklich steuerbefreit sind. Daher gehören auch Rabatt- oder Preisvorteile, die der Arbeitgeber bei der Abgabe von Waren und Dienstleistungen gewährt, zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Allerdings bestimmt das Gesetz für Personalrabatte eine besonders günstige Bewertungsmethode, die sog. Rabattregelung. Mitarbeiterrabatte auf Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber herstellt, vertreibt oder erbringt, sind steuerlich durch

• einen Bewertungsabschlag von 4 % sowie
• einen Rabattfreibetrag von 1.080 EUR

begünstigt.^[1] Das Bewertungsverfahren für begünstigte Personalrabatte gliedert sich demzufolge in 2 Stufen.

[1] § 8 Abs. 3 EStG.

1.2.1 Bewertungsabschlag von 4 %

Zunächst ist ein Bewertungsabschlag von 4 % auf den Endpreis vorzunehmen.

Maßgebend ist der Wert, zu dem der Arbeitgeber oder der dem Abgabeort nächstansässige Abnehmer die Waren oder Dienstleistungen fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Welcher Preis von einem Letztverbraucher im Rahmen von Preisverhandlungen tatsächlich erzielt werden kann, spielt keine Rolle, entscheidend ist der angebotene Preis.^[1] Tritt z. B. ein Großhändler gar nicht gegenüber Endverbrauchern in Erscheinung, ist der Preis anzusetzen, zu dem der – nächstgelegene – Abnehmer die Waren an Endverbraucher anbietet. Die Endpreise sind einschließlich Umsatzsteuer zu verstehen, die der Arbeitgeber Fremden gegenüber bzw. seine Zwischenhändler vom Letztverbraucher verlangen, wenn der Arbeitgeber selbst diese Ware...