Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu.[1] Für die Einhaltung der GoB – und ggf. der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist der Buchführungspflichtige verantwortlich. Das gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte, wie z. B. Steuerberater oder Rechenzentren[2].[3]
Durch das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts v. 22.11.2022[4] wurden die Möglichkeiten des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung erheblich erweitert. Dabei handelt es sich ausweislich der Gesetzesbegründung nur um eine rechtliche und sprachliche Klarstellung. Durch die Einfügung eines Abs. 7 in § 147 AO wird gesetzlich sichergestellt, dass z. B. im Rahmen von Außenprüfungen oder Nachschauen auch weiterhin die Daten der Steuerpflichtigen auf den Laptops gespeichert und verarbeitet werden dürfen.[5]
§ 158 AO wurde entsprechend angepasst. Aus der Begründung ergibt sich, dass die bisherige Regelung, nach der eine Prüfung von Unterlagen in Papier vorherrschend war und es keine zu prüfenden elektronischen Massendaten gab, veraltet ist. Mittlerweile würden die Aufzeichnungen nahezu vollständig elektronisch geführt. Ab 1.1.2023 gilt nunmehr, dass die Aufzeichnungen, soweit die Finanzverwaltung digitale Schnittstellen bestimmt hat, gemäß den Vorgaben dieser Schnittstellen zur Verfügung zu stellen sind. Soweit dieses nicht geschieht, wird die Prüfung erschwert. In diesen Fällen wird aufgrund der Regelung in § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO die Vermutung der Richtigkeit aufgehoben.[6]
6.1.3.1 Nachvollziehbarkeit / Belegwesen
Die angewandten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein und durch einen Beleg nachgewiesen werden können.[1] Die Belegfunktion dient als notwendige Basis für die Beweiskraft der Buchführung.[2] Das gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems. Unabhängig von der Art der Erfüllung der Beweiskraft der Buchführung muss ein Buchungsvorgang folgendes enthalten:
- hinreichende Erläuterung des Vorgangs,
- zu buchender Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt,
- Zeitpunkt des Vorgangs (Bestimmung der Buchungsperiode),
- Bestätigung des Vorganges, sog. Autorisation, durch den Buchführungspflichtigen.
Zusammengefasste oder verdichtete Aufzeichnungen im Hauptbuch (Konto) sind zulässig, wenn sie nachvollziehbar in ihre Einzelpositionen in den Grund(buch)aufzeichnungen oder des Journals aufgegliedert werden können.
Ein Buchungsbeleg in Papierform oder in elektronischer Form, wie z. B. eine Rechnung, kann einen oder mehrere Geschäftsvorfälle enthalten. Handelt es sich um elektronische Belege, muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben, wie diese Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werd...
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