Einführung
Junge Unternehmen machen es vor. Sie konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenz und kaufen notwendige weitere Leistungen zu. Damit sind sie schnell und kostengünstig. Das gilt auch für etablierte Unternehmen, die permanent die Verbesserung ihrer Abläufe durch die Auslagerung von unternehmerischen Funktionen prüfen müssen.
Ganz oben auf der Liste stehen Themen wie der Einsatz von Zeitarbeitnehmern, Miete von Produktionsanlagen oder die Nutzung der verlängerten Werkbank. Viele Lösungen im Bereich der Gemeinkosten bestehen in vollständiger Auslagerung von Aufgabenbereichen. Ein externer Dritter übernimmt die Logistik, den Außendienst oder die Informationsverarbeitung. Dieses Outsourcing von unternehmerischen Funktionen soll zum einen die Höhe des relativ fixen Gemeinkostenblocks flexibel an die Gesamtbeschäftigung koppeln und zum anderen durch die Nutzung von Synergien bei einem Outsourcing-Partner die Kosten für diese Funktion senken.
Die Entscheidung für oder gegen das Outsourcing einer Funktion ist mit der Make-or-Buy-Entscheidung im Produktionsbereich zu vergleichen. Wird die Funktion selbst ausgeübt, fallen Kosten an, die bekannt sein sollten. Wird die Funktion ausgelagert, fallen ebenfalls Kosten an, die jedoch einen anderen Aufbau, verschiedene Abhängigkeiten und unterschiedliche Inhalte haben. Die Aufgabe lautet dann, jede geplante Outsourcing-Maßnahme einer Wirtschaftlichkeitsprüfung zu unterziehen. Dabei muss man je nach Aufgabe und Bereich unterschiedlichste Informationen sammeln und bewerten. Darüber hinaus bietet Outsourcing meist auch qualitative Vorteile, da die Funktionen jetzt von Experten auf diesem Gebiet erledigt werden. Dabei kommt es zu Synergieeffekten. Dieser Beitrag hilft, die Wirtschaftlichkeitsüberprüfung von Outsourcing sicher, vollständig und mit geringem Aufwand durchzuführen.
1 Was ist Outsourcing?
Outsourcing ist die Übertragung von Funktionen eines Unternehmens, die sich vornehmlich in der Verwaltung befinden, auf einen Dritten. Dieser erledigt sie für den Auftraggeber und erhält dafür eine Bezahlung. Der notwendige Informationsaustausch erfolgt über definierte Schnittstellen zwischen dem Unternehmen und dem Partner. Die Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe geht an den Dienstleister über.
Verantwortung und Haftung
Wenn auch die Verantwortung für die korrekte Erledigung der übertragenen Aufgaben vertraglich auf den Partner abgewälzt werden kann, trifft dessen Fehler zunächst das Unternehmen selbst. Stellt bspw. die Logistik Sendungen nicht oder falsch zu, haftet der Dienstleister zwar für die Zusatzkosten, die Verärgerung der Kunden fällt jedoch auf das Unternehmen zurück. Besonders sichtbar wird dies, wenn Datenschutzbelange (z. B. beim Outsourcing der IT) betroffen sind. Das Bundesdatenschutzgesetz hält auch weiterhin den Manager des Unternehmens in der Verantwortung, wenn Verstöße auftauchen. Dieser muss dann beweisen, dass er sowohl die Auswahl als auch die Überwachung des Outsourcing-Partners korrekt durchgeführt hat. Ein Restrisiko bleibt also auch beim Outsourcing. Das ist Grund genug, um sich intensiv mit diesem Thema zu beschäftigen.
1.1 Vorgehensweise
Die digitale Informations- und Kommunikationstechnologie ermöglicht es, fast jede unternehmerische Aufgabe auch von Orten außerhalb der eigentlichen Betriebsräume durchzuführen. Das machen sich selbstverständlich auch die Anbieter von Outsourcing-Leistungen zunutze. Sie bieten eine große Vielfalt von Vorgehensweisen an. Das eine Extrem ist die Erledigung der Aufgabe im Hause des Auftraggebers, also des Unternehmens, mit dessen Systemen, Maschinen und Einrichtungen, aber mit den Mitarbeitern des Dienstleisters. Auf der anderen Seite der Skala steht der vollständige Übergang in die Räume des Partners mit der Nutzung fremder Systeme und Einrichtungen.
- Die moderne Kommunikation macht es möglich, die für eine Aufgabe notwendigen Informationen zeitgleich auf der ganzen Welt verfügbar zu machen. Daher kann der Dienstleister jede Aufgabe aus den Abläufen des Unternehmens herauslösen und in seine Räume übertragen. Beispiele dafür sind z. B. Call-Center, die im Auftrag rund um die Uhr von verschiedenen Ort auf der Welt betrieben werden. Es gibt jedoch auch Lösungen, in denen die Aufgabe vor Ort im Unternehmen erledigt wird. Eingesetzt werden dazu Mitarbeiter und/oder Einrichtungen des Dienstleisters.
- Wenn Outsourcing vor Ort im Unternehmen betrieben wird, lässt sich in der Regel noch unterscheiden, ob die notwendigen Einrichtungsgegenstände und Maschinen im Eigentum des Auftraggebers verbleiben. Die Mitarbeiter des Dienstleisters arbeiten dann z. B. mit den IT-Systemen des Auftraggebers.
Während im IT-Bereich bestimmte Aufgaben häufig im Unternehmen erfüllt werden (z. B. Anwenderbetreuung, Systemwartung oder Sicherheit), ist in anderen Fällen die komplette Auslagerung üblich. Denn nur so kann der Dienstleister seine Vorteile erreichen, indem er eine bessere Auslastung durch die Nutzung der Anlagen von mehreren Kunden erzielt.
Sicherheit nur vorgetäuscht