Repräsentationskosten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Lebenshaltungskosten
• Betriebsausgaben
• Angemessene Höhe

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Repräsentationskosten	4640	6630		Repräsentationskosten
nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aus Werbe- und Repräsentationskosten	4655	6645		nicht abzugsfähige Betriebsausgaben auf Werbe- und Repräsentationskosten

So kontieren Sie richtig!

Die Buchung von der Höhe nach angemessenen Repräsentationskosten erfolgt auf das Konto "Repräsentationskosten" 4640/6630 (SKR 03/04). Die in den Repräsentationsaufwendungen enthaltene Vorsteuer wird auf das Konto "Abziehbare Vorsteuer 19 %" 1576/1406 (SKR 03/04) gebucht, wenn der Steuersatz 19 % beträgt. Bei dem 7 %igen Steuersatz erfolgt die Buchung auf das Konto "Abziehbare Vorsteuer 7 %" 1571/1401 (SKR 03/04).

Die Gegenbuchung erfolgt auf das jeweilige Geldkonto, z. B. auf das Konto "Bank" 1200/1800 (SKR 03/04). Erfolgt die Zahlung in bar, wird das Konto "Kasse" 1000/1600 (SKR 03/04) verwendet.

Buchungssatz:

Repräsentationskosten

Abziehbare Vorsteuer 19 %

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Blumenstrauß zum Geburtstag der Ehefrau eines Geschäftsfreundes

Die Ehefrau eines Geschäftsfreundes des Bauunternehmers Hans Groß wird am 17.6.01 50 Jahre alt. Hans Groß schickt ihr einen Blumenstrauß. Er zahlt 32,10 EUR bar (30 EUR Kosten für die Blumen und 7 % USt).

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4640/6630	Repräsentationskosten	30,00
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	2,10	1000/1600	Kasse	32,10

3 Repräsentationskosten: Welche Kosten dazu zählen und welche nicht

Der Begriff der Repräsentationskosten ist nicht eindeutig definiert. Zum Teil werden unter Repräsentationskosten Kosten der Lebensführung verstanden, welche durch die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen veranlasst sind.

Nach anderer Auffassung zählen zu den Repräsentationskosten Aufwendungen für die Kundenpflege, für Werbung usw..

Bestimmte Einzelfälle sind im EStG geregelt; in § 4 Abs. 5 EStG sind bestimmte Abzugsverbote fixiert.

3.1 Abgrenzung von nicht abziehbaren Kosten der privaten Lebensführung und abziehbaren betrieblich veranlassten Kosten

Bei der Abgrenzung von abziehbaren und nicht abziehbaren Repräsentationskosten gilt es vornehmlich, zwischen betrieblich veranlassten Aufwendungen und Kosten der privaten Lebensführung zu unterscheiden.

Ist der Repräsentationsaufwand ganz oder nahezu ausschließlich betrieblich veranlasst, kommt gem. § 4 Abs. 4 EStG der Betriebsausgabenabzug zum Tragen.

Demgegenüber sind Kosten der Lebensführung, die durch die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen veranlasst sind, grundsätzlich vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Das gilt selbst dann, wenn diese Aufwendungen zur Förderung der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen getätigt werden. § 4 Abs. 5 Satz 1 EStG schränkt den Abzug der Betriebsausgaben ein, die ohne betriebliche Veranlassung zu den Kosten der Lebensführung gehören und nicht schon durch die im Gesetz genannten Aufzählungen oder § 12 Nr. 1 EStG vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind.

Zu den Kosten der Lebensführung und damit vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossenen Aufwendungen gehören insbesondere Aufwendungen für

• Wohnung,

• Ernährung,

• Kleidung,

• allgemeine Schulausbildung,

• Kindererziehung,

• persönliche Bedürfnisse des täglichen Lebens, z. B. Erhaltung der Gesundheit, Pflege, Hygieneartikel,

• Zeitung,

• Kosten für den Personalausweis und seine Verlängerung,

• Kosten für die Erlangung des Pkw-Führerscheins,

• Rundfunk oder

• Besuch kultureller und sportlicher Veranstaltungen.

Es handelt sich um keine abschließende Aufzählung.

Bei unangemessenen Anschaffungskosten sind die Anschaffungskosten in einen angemessenen Teil und einen unangemessenen Teil aufzuteilen. Die auf den unangemessenen Teil entfallende Abschreibung ist nicht abziehbar.

Praxis-Beispiel

Teppichkauf fürs Büro

Bauunternehmer Hans Groß erwirbt für sein Büro vom Möbelhaus Freund (Kreditorenkonto 88664) einen Perserteppich für 30.000 EUR zzgl. 5.700 EUR Umsatzsteuer. Angemessen wäre die Anschaffung eines Teppichs für 10.000 EUR zzgl. 1.900 EUR Umsatzsteuer gewesen.

Folge:

Der Teppich gehört insgesamt zum Betriebsvermögen und ist mit den vollen Anschaffungskosten auszuweisen. Von der AfA sind jedoch nur 30 % abziehbar. Nach § 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG darf Hans Groß von der ausgewiesenen Umsatzsteuer nur 1.900 EUR als Vorsteuer geltend machen. Die AfA beträgt bei einer Nutzungsdauer des Teppichs von 15 Jahren 2.000 EUR jährlich. Davon sind aber nur 30 % = 600 EUR als Betriebsausgaben abziehbar.

Buchungsvorschlag: Anschaffung des Teppichs

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0490/0690	Sonstige Betriebs- und ­Geschäftsausstattung	33.800
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	1.900	88664/88664	Möbelhaus Freund	35.700

Buchungsvorschlag: Abschreibung

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4830/6220	Abschreibung auf Sachanlagen (ohne AfA aus Kfz und Gebäude)	600
4655/6645	Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aus Werbe- und Repräsentationskosten	1.400	0490/0690	Son...