Rückstellung, Auflösung Arbeitsverhältnis

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Freistellungsvereinbarung
• Abfindungszahlung
• Ungewisse Höhe

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtig Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Rückstellungen für Personalkosten	0965	3074		Sonstige Rückstellungen
Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	1740	3720		Sonstige Verbindlichkeiten

So kontieren Sie richtig!

Wird ein Arbeitsverhältnis einvernehmlich aufgelöst, erfasst der Arbeitgeber die laufenden Lohnzahlungen zum Fälligkeitstermin als Lohnaufwand. Sind Abfindungszahlungen für ein bislang ungekündigtes Arbeitsverhältnis mit aufschiebender Wirkung vereinbart, kommt es auf die Situation am Bilanzstichtag an. Steht am Bilanzstichtag fest, dass der Arbeitgeber eine Abfindung an den Arbeitnehmer zahlen muss und ist die Höhe der Abfindung ungewiss, muss ein geschätzter Betrag auf dem Konto "Rückstellungen für Personalkosten" 0965 (SKR 03) bzw. 3074 (SKR 04) ausgewiesen werden.

Buchungssatz:

Löhne

an Rückstellungen für Personalkosten

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Bildung einer Rückstellung wegen Auflösung des Arbeitsverhältnisses

Die Huber GmbH möchte sich von einem Mitarbeiter trennen und hat deshalb mit ihm im Oktober 01 eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum 31.8.02 vereinbart. Das Beschäftigungsverhältnis endet jedoch bereits vor dem 31.8.02, sobald der Mitarbeiter ein neues Arbeitverhältnis beginnen kann. Es ist vereinbart, dass er dann für die Zeit zwischen dem Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses und dem 31.8.02 eine Abfindung erhält, die nach der Höhe der noch ausstehenden Lohnzahlungen bemessen wird. Dadurch besteht für den Arbeitnehmer ein hoher Anreiz, möglichst schnell ein neues Arbeitsverhältnis zu beginnen.

Der Arbeitnehmer teilt der Huber GmbH im Dezember 01 mit, dass er einen neuen Arbeitsvertrag abgeschlossen habe, bei dem der Beginn der Tätigkeit zum 1.4.02 vorgesehen ist.

Konsequenz: Monatliches Gehalt bis zum 31.3.02 plus Abfindung

Der Arbeitnehmer erhält bis zum 31.3.02 wie bisher sein monatliches Gehalt ausgezahlt. Eine Rückstellung oder Verbindlichkeit zum 31.12.01 kann hierfür nicht ausgewiesen werden. Die Lohnzahlungen werden wie bei einem normalen Arbeitsverhältnis aufwandswirksam gebucht.

Weiterhin hat sich die Huber GmbH zur Leistung einer Abfindung verpflichtet, der sie sich am Bilanzstichtag 31.12.01 durch eigene Handlungen dem Grunde nach nicht mehr entziehen kann. Denn der Arbeitnehmer hat noch im Geschäftsjahr 01 einen neuen Arbeitsvertrag abgeschlossen. Der Zeitpunkt des Beginns des neuen Arbeitsverhältnisses bestimmt auch die Höhe der Abfindung. Bei Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses zum 1.4.02 schätzt die Huber GmbH die Abfindungssumme auf 15.000 EUR.

Am Bilanzstichtag 31.12.01 ist es daher sehr wahrscheinlich, dass die Huber GmbH im Geschäftsjahr 02 eine Abfindung i. H. v. von 15.000 EUR leisten muss. Allerdings unterliegt die Höhe noch Unsicherheiten. So kann sich die Höhe der Abfindung zwischen dem 31.12.01 und dem 1.4.02 noch ändern, wenn sich z. B. der Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses noch ändert. Die Huber GmbH bildet daher eine Rückstellung i. H. v. 15.000 EUR.

Buchungsvorschlag zum 31.12.01:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4110/6010	Löhne	15.000	0965/3074	Rückstellungen für Personalkosten	15.000

3 Diese Voraussetzungen für eine Rückstellungsbildung müssen bei Auflösung eines Arbeitsverhältnisses vorliegen

Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis erhält der Arbeitnehmer entsprechend den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag seinen Arbeitslohn ausgezahlt. D. h., der Arbeitslohn ist i. d. R. zum Fälligkeitstermin als Lohnaufwand zu erfassen, sodass allenfalls bis zum Termin der Auszahlung (kurzfristig) eine Verbindlichkeit besteht. Für die Zahlung des laufenden Arbeitslohns können keine Rückstellungen gebildet werden, weil kein Erfüllungsrückstand besteht. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer im Lohnzahlungszeitraum Urlaub hat oder erkrankt ist.

Abfindungsvereinbarungen treten hingegen ergänzend zu den am Bilanzstichtag eigentlich schwebenden Arbeitsverträgen hinzu. Denn ein Abfindungsvertrag setzt ein bestehendes Arbeitsverhältnis voraus, das erst durch den Abfindungsvertrag beendet wird. Hierfür kann am Bilanzstichtag der Ausweis einer Verbindlichkeit oder Rückstellung notwendig sein. Das hängt davon ab, ob der Abfindungsbetrag der Höhe nach schon fest steht (Verbindlichkeit) oder noch unsicher ist (Rückstellung). Denn anders als bei Verbindlichkeiten, deren Grund, Höhe und Fälligkeit feststehen, ist bei Rückstellungen ein Moment der Ungewissheit vorhanden. Bei der Rückstellung handelt es sich somit i. d. R. um eine Verbindlichkeit, deren Höhe ungewiss ist. Besteht Ungewissheit hinsichtlich

• Grund bzw. Fälligkeit und Höhe der Verpflichtung,
• Grund oder Höhe oder Fälligkeit der Verpflichtung

muss eine Rückstellung gebildet werden.

Besteht eine Verpflichtung, stehen aber die Aufwendungen für die Begleichung der Verpflichtung nicht fest, können sie nur geschätzt werden. Rückgriffsmöglichkeiten gegenüber Dritten, Erstattungsansprüche gegenüber Versicherungen usw. mindern die Höhe der Rückstellung. Die Höhe der Rückstellung ist sachgerecht zu schätzen...