Inflationsausgleichsprämie - So buchen Sie richtig

Um die Belastung der Endverbraucher durch stark angestiegene Gaspreise zu mindern, hat der Gesetzgeber im Oktober 2022 verschiedene steuerliche Entlastungen beschlossen. Eine hiervon ist die Einführung einer steuerfreien Inflationsausgleichsprämie für die Zeit vom 26.10.2022 bis 31.12.2024. Was Hintergrund und Voraussetzung bei der Inflationsausgleichsprämie ist und wie diese in der Buchhaltung zu erfassen ist, erfahren Sie hier.

Hintergrund der Inflationsausgleichsprämie

Der Gesetzgeber hat in § 3 Nr. 11c EStG die Inflationsausgleichsprämie

• i. H. v. bis zu 3.000 EUR insgesamt als steuerfreie Leistung aufgenommen, die
• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn an den Arbeitnehmer gezahlt werden kann.
• Die Zahlung kann in der Zeit vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024,
• durch den Arbeitgeber freiwillig als steuer- und sozialversicherungsfreie Prämie an seine Arbeitnehmer in Form von Zuschüssen oder Sachbezügen gewährt werden, um die gestiegenen Verbraucherpreise abzumildern.
• Begünstigt sind alle Arbeitnehmer i. S. d. Einkommensteuergesetzes, also auch kurzfristig Beschäftigte, Minijobber oder Gesellschafter-Geschäftsführer, wobei bei letzteren immer ergänzend ein Fremdvergleich durchzuführen ist um das Vorliegen einer vGA (verdeckten Gewinnausschüttung) zu vermeiden.
• Dem Arbeitgeber steht in Höhe der gezahlten Prämien der Betriebsausgabenabzug zu.

Praxis-Hinweis: Die Inflationsausgleichsprämie ist eine freiwillige Leistung

Die Zahlung der Inflationsausgleichsprämie ist nicht zwingend durch den Arbeitgeber vorzunehmen. Es handelt sich hierbei um eine freiwillige Leistung, die in einer Summe oder aber auch jahresübergreifend bis zu insgesamt 3.000 EUR durch den Arbeitgeber gewährt werden kann. D. h. im Jahr 2022 kann der Arbeitgeber z. B. 1.000 EUR an den Arbeitnehmer zahlen und in den Jahren 2023 und 2024 jeweils erneut 1.000 EUR. Der Gesamtbetrag von 3.000 EUR darf bis Ende 2024 nicht überschritten werden. Wie der Betrag von  3.000 EUR auf die Zeit bis zum 31.12.2024 verteilt wird, ist dem Arbeitgeber überlassen. Eine Überschreitung der Grenze von 3.000 EUR führt zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.

In welcher Form muss die Prämie erbracht werden?

In welcher Form die Prämie erbracht wird, liegt ebenfalls ganz beim Arbeitgeber. Grundsätzlich ist die freiwillige Gewährung der Inflationsprämie sowohl in Form eines Barzuschusses als auch in Form einer Sachzuwendung möglich. Denkbar ist damit z. B. auch die steuerfreie Gewährung von Essensmarken im Rahmen der Inflationsausgleichsprämie.

Achten Sie bei der Lohnabrechnung auf eine eindeutige Zuordnung!

Die Steuerfreiheit kann nur gewährt werden, wenn diese Arbeitgeberleistung im Lohnkonto aufgezeichnet wird. Auf der Gehaltsabrechnung sollte der Arbeitgeber einen entsprechenden Hinweis wie "Inflationsausgleichszahlung" oder "Zahlung für Verbraucherpreisanstieg" aufnehmen, um die steuerfreie Zahlung eindeutig von anderen Zahlungen abzugrenzen.

Praxis-Tipp: Weihnachts- oder Urlaubsgeld durch Inflationsausgleichsprämie ersetzbar

Der Arbeitgeber kann bislang freiwillige Leistungen, wie zum Beispiel ein nicht fest vereinbartes und nicht regelmäßig gezahltes Weihnachts- oder Urlaubsgeld auch durch eine andere freiwillige Leistung, wie z. B. die Inflationsausgleichsprämie, ersetzen. Das hat den Vorteil, dass die Zusatzzahlungen unter den Bedingungen des § 3 Nr. 11c EStG steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen kann. Der Arbeitgeber spart den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und der Arbeitnehmer erhält mehr Netto vom Brutto. Der Vorteil liegt damit auf beiden Seiten und kann auch die Mitarbeiterbindung im Unternehmen fördern.

So buchen Sie die steuerfreie Inflationsausgleichsprämie

Die Leistung der steuerfreien Inflationsausgleichsprämie nach § 3 Nr. 11a EStG bucht der Arbeitgeber auf dem Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" (SKR 03: 4140, SKR 04: 6130).

Buchungsbeispiel

Der bilanzierende Einzelunternehmen Pots beschäftigt 5 Arbeitnehmer. Mit der Lohnabrechnung für den Dezember 2022 gewährt er diesen - anstatt eines freiwilligen Weihnachtsgeldes – eine steuer- und sozialversicherungsfreie Inflationsausgleichsprämie i. H. v. jeweils 1.500 EUR.

Pots bucht:

1. Erstellung der Lohnabrechnung Dezember 2022:

2. Auszahlung an die Arbeitnehmer:

Rückstellungen bilden für Inflationsausgleichsprämie?

Bestehen für ein bilanzierendes Unternehmen am Ende des Geschäftsjahres Verbindlichkeiten, deren Grund zwar gewiss, aber deren zeitlicher Anfall und/oder Höhe noch nicht gewiss ist, hat das Unternehmen zur periodengerechten Abgrenzung dieser Verpflichtungen eine Rückstellung im Jahresabschluss auszuweisen. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um eine sogenannte Außenverpflichtung handelt und der Anlass der Verpflichtung – also deren Entstehung – im abgelaufenen Wirtschaftsjahr liegt.

Rückstellung für Inflationsausgleichsprämie? Es kommt auf die Ausgestaltung an

Für die Inflationsausgleichsprämie ist zu beachten, dass es sich bei dieser grundsätzlich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt, deren Zusage und Zahlung in der Praxis je nach Unternehmensgröße und Branche stark variiert. So gibt es z. B. etwaig bereits in Tarifverträgen Festlegungen zur Zahlungsverpflichtung gegenüber den Mitarbeitern oder aber unternehmensinterne Regelungen zur Zahlung in Abhängigkeit von der Betriebszugehörigkeit. Die verschiedenen Faktoren haben einen wesentlichen Einfluss auf die Beurteilung, ob eine Rückstellung für eine Inflationsausgleichsprämie zu bilden ist, so dass eine allgemeine Aussage hier nicht getroffen werden kann. Vielmehr ist auf die betriebsinternen und/oder tarifvertraglichen Vereinbarungen abzustellen und auch Fluktuationswahrscheinlichkeiten sind – nach Aussage des IDW – im Rahmen der Rückstellungsprüfung zu berücksichtigen.

Grundsätzlich Rückstellungen zu bilden, sofern Inflationsausgleichsprämie fest zugesagt wurde

Grundsätzlich kann aber gesagt werden: Hat der Unternehmer aufgrund tarifvertraglicher oder betrieblicher Vereinbarung eine feste Zusage für die Zahlung der Inflationsausgleichsprämie im abgelaufenen Wirtschaftsjahr gegeben und ist diese bereits zum Abschlusszeitpunkt in voller Höhe erdient, ist eine Rückstellung im Jahresabschluss einzustellen, soweit die Zahlung erst im Folgejahr erfolgt. Erfolgt der tarifvertragliche Abschluss mit der Zusage einer Inflationsausgleichszahlung oder bei nicht tarifvertraglich gebundenen Unternehmen die Zusage an die Arbeitnehmer erst nach dem Abschlussstichtag, scheidet die Bildung einer Rückstellung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr grundsätzlich aus.

Praxis-Beispiel: Bildung einer Rückstellung für Inflationsausgleichsprämie

Zur Unterstützung in der angespannten wirtschaftlichen Lage nach dem stetigen Ansteigen der Energiepreise und als Dank für die gute Arbeit im Geschäftsjahr 2022 sagt Unternehmer Pots seinen 3 langjährigen festangestellten Mitarbeitern beim Weihnachtsessen Ende Dezember 2022 die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie i. H. v. je 3.000 EUR zu, welche zusammen mit dem Gehalt für Januar 2023 ausgezahlt werden soll. Hiervon sollen je 1.000 EUR auf die Wirtschaftsjahre 2022, 2023, 2024 entfallen. Pots gibt jedoch zur Bedingung: Verlässt ein Mitarbeiter in der Zeit vom 1.1.2023 bis zum 31.12.2024 das Unternehmen aufgrund einer Kündigung oder eines Aufhebungsvertrages, ist die ausgezahlte Inflationsprämie zeitanteilig zurückzuzahlen.

Lösung: Die Inflationsausgleichsprämie ist von dem Verbleiben der Mitarbeiter im Unternehmen auch in den kommenden 2 Wirtschaftsjahren abhängig und damit noch nicht vollständig erdient. Die Prämie kann daher in 2022 noch nicht in voller Höhe als Aufwand erfasst werden und ist vielmehr anteilig zu verbuchen. D.h.: Die Prämie wurde in 2022 bereits i. H. v. 1.000 EUR je Mitarbeiter voll erdient. Für diesen Aufwand (3 x 1.000 EUR =) 3.000 EUR ist demnach eine Rückstellung im Jahresabschluss 2022 auszuweisen.

Für den Restbetrag der Prämie (je 2.000 EUR pro Mitarbeiter), welcher noch nicht erdient ist, ist mit der Zahlung im Januar 2023 vielmehr ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden. Dieser ist in den Folgejahren zeitanteilig je nach Erdienung durch die Mitarbeiter aufzulösen.