Software, Anschaffung und Abschreibung

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Erworbene/hergestellte Software
• Behandlung Implementierungskosten
• Behandlung Modifikationsaufwendungen

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
EDV-Software	0027	0135		Entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten
EDV-Software	0044	0144		Selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände
Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände	4822	6200		Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen
Wartungskosten für Hard- und Software	4806	6495		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Aktivierte Eigenleistungen zur Erstellung von selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenständen	8995	4825		Andere aktivierte Eigenleistungen
Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen)	4964	6837		Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Software ist grundsätzlich als immaterieller Vermögensgegenstand zu behandeln.^[1] Die Anschaffungskosten der Software bucht der Unternehmer auf das Konto "EDV-Software" (SKR 03: 0027: SKR 04: 0135).

Buchungssatz:

EDV-Software

an Bank/Kasse

Standardsoftware wird handelsrechtlich oftmals über eine Nutzungsdauer von 3 Jahren abgeschrieben. Betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware (= ERP-Software) wird in der Handelsbilanz hingegen über längere Zeiträume abgeschrieben. Die Abschreibung bucht der Unternehmer auf das Konto "Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände" 4822 (SKR 03) bzw. 6200 (SKR 04). In der Steuerbilanz darf die Abschreibung (AfA) für bestimmte digitale Wirtschaftsgüter hingegen abweichend unter Zugrundelegung einer Nutzungsdauer von einem Jahr bestimmt werden.

Buchungssatz:

Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände

an EDV-Software

[1] Vgl. BFH, Urteil v. 18.5.2011, X R 26/09.

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Abschreibung der Software

Herr Huber hat am 5.10.01 ein EDV-Programm erworben. Die Anschaffungskosten belaufen sich auf 1.800 EUR (netto). Die Nutzungsdauer setzt er mit 3 Jahren an. Wegen der Anschaffung im Oktober 01 berechnet er die Abschreibung für das Jahr 01 anteilig für 3 Monate.

Dazu berechnet er zunächst die Jahresabschreibung bei einer Nutzungsdauer von 3 Jahren i. H. v. 600 EUR (= 1.800 EUR : 3 Jahre = 600 EUR). Da er die Software im Geschäftsjahr 01 nur 3 Monate genutzt hat, wird für das Jahr 01 nur die anteilige Jahresabschreibung für 3 Monate i. H. v. 150 EUR (= 600 EUR : 12 Monate × 3 Monate) angesetzt. In den Jahren 02 und 03 wird jeweils die volle Jahresabschreibung i. H. v. 600 EUR angesetzt. Auf das Geschäftsjahr 04 entfällt nur ein Nutzungsanteil von 9 Monaten und demzufolge eine anteilige Abschreibung von 450 EUR (= 50 EUR × 9 Monate).

Insgesamt ergibt sich folgender Abschreibungsplan:

Jahr	Buchwert zum Zugangszeitpunkt/1.1.		Jahresabschreibung	Buchwert zum 31.12.
01	1.800 EUR		150 EUR	1.650 EUR
02	1.650 EUR		600 EUR	1.050 EUR
03	1.050 EUR		600 EUR	450 EUR
04	450 EUR		450 EUR	0 EUR

Buchungsvorschlag: Anschaffung zum 5.10.01

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0027/0135	EDV-Software	1.800
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	342	1200/1800	Bank	2.142

Buchungsvorschlag: Abschreibung zum 31.12.01

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4822/6200	Abschreibung auf immaterielle Wirtschaftsgüter	150	0027/0135	EDV-Software	150

3 Buchhalterische Behandlung von Software nach Handelsrecht

3.1 Erscheinungsformen von Software

Eine Software ist ein immaterieller Vermögensgegenstand, der keine körperliche Substanz aufweist und gleichzeitig keinen monetären Charakter hat (im Gegensatz zu bspw. einer Beteiligung an einem Unternehmen). Für buchhalterische Zwecke ist zwischen den folgenden Varianten von Software zu unterscheiden:

• Firmware: Software, die in elektronischen Geräten eingebettet ist und nur zusammen mit dem jeweiligen Gerät lauffähig ist, wie z. B. die Steuerungssoftware einer Maschine oder das Basic-Input-Output-System (BIOS) eines PC.
• Systemsoftware: Dazu gehören alle Programme und Dateien, die bei Betrieb eines Computers eine Verbindung zur Hardware herstellen und die Verwendung der Ressourcen des Computers durch Anwendungssoftware steuern. Hierzu gehören insbesondere Betriebssysteme wie Windows, Linux oder Mac OS und betriebssystemnahe Programme wie Dienst- und Verwaltungsprogramme.

• Anwendungssoftware: Anwendungssoftware stellt dem Anwender Funktionalitäten zur Lösung von Aufgaben bzw. zur Bearbeitung von Vorgängen bereit und nutzt dazu auch die Funktionen von Systemsoftware. Anwendungssoftware kann Individualsoftware oder Standardsoftware sein. Beispiele für Standardsoftware sind die Programme der Microsoft-Office-Familie wie Word, Excel oder PowerPoint.

Hinweis

Betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware zählt zur Anwendungssoftware

Betriebswirtschaftliche Softwaresysteme, auch ERP-Software genannt, zählen zur Anwendungssoftware. ERP-Software ist ein System zur Unterstützung von Geschäftsprozesse...