§ 1 Kanzleiorganisation / 2. Posteingänge via beA

Rz. 188

Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen, siehe dazu § 31a Abs. 6 BRAO. Das Öffnen der Post kann der Rechtsanwalt auch hier auf versierte, geschulte und zuverlässige Mitarbeiter übertragen. Wie die weitere Postbearbeitung im beA erfolgt, hängt davon ab, ob die Posteingänge in ein DMS (Dokumentenmanagement-System) oder die E-Akte der Kanzlei übertragen werden, oder aber ein Ausdruck der Posteingänge erfolgen soll. Aus Nachweisgründen empfiehlt es sich in jedem Fall, ggfs. zusätzlich die gesamte Nachricht zu exportieren und abzuspeichern, auch wenn z.B. für die Papierakte nur der Ausdruck einzelner Dokumente sowie der Anhänge erfolgt. Sobald die Nachricht als solches im Gesamten exportiert wird, erzeugt das beA-System eine ZIP-Datei, die nicht nur die Dateianhänge der Nachricht wie z.B. den gegnerischen Schriftsatz sowie die Anlagen hierzu enthält, sondern darüber hinaus auch eine Business-Card, den Verification-Report (Prüfprotokoll), eine xml- und html-Datei etc. Mit dem Export erzeugt das beA-System zur ZIP-Datei eine fortgeschrittene Signatur als zusätzliche Datei, die zum einen den Nachweis ermöglicht, wer exportiert hat und zum anderen, dass diese Datei unverändert ist. Hierzu sind Signaturdatei und ZIP-Datei im selben Verzeichnis abzuspeichern. Sofern ein Ausdruck der beA-Post erfolgt, wird so vorgegangen wie auch sonst mit Papier-Posteingängen. Die Bearbeitung von Posteingängen, die elektronisch zur Akte gespeichert werden setzt klare Verfahrensregeln voraus. Je nach eingesetzter Software (Anwaltssoftware, DMS), wird der Posteingang zunächst in einen elektronischen Posteingangskorb übertragen und von dort aus nach Kenntnisnahme durch den Anwalt weiterverarbeitet bzw. zur konkreten Akte gespeichert. Hier sind die Handlungsabläufe in den Kanzleien inzwischen durch den Einsatz unterschiedlicher – teils sogar englischsprachiger – Software individuell unterschiedlich. Wird in der Kanzlei bereits mit Voll-E-Akte gearbeitet, ist eingehende Papierpost zu scannen. Die Verarbeitung der Posteingänge über ein Dokumentenmanagement-System hat den Vorteil, dass die Post – je nach eingesetztem System nicht mehr manuell verteilt werden muss, da auch dies durch das DMS erledigt wird. Moderne Scanner lesen enthaltene Texte aus und erkennen automatisch Adressaten, Dokumententyp und Aktenzeichen. Anhand dieser Daten erfolgt ein festgelegter Workflow: Sofern die entsprechenden Daten nicht vorhanden sind bzw. nicht ausgelesen werden können, ordnet ein Mitarbeiter mit entsprechenden Trennblättern, die Barcodes enthalten können, die Post bestimmten Mitarbeitern, Abteilungen oder einem zentralen, digitalen Posteingangskorb zu.