§ 1 Kanzleiorganisation / 3. Fristbearbeitung bei Posteingang

Rz. 189

Wird eine Frist im Fristenkalender notiert, so muss dies auf dem eingegangenen Schriftstück/Dokument kenntlich gemacht werden. Dies geschieht sinnvollerweise durch einen Vermerk, aus dem sich die notierte Frist, die notierte Vorfrist und die Person ergibt, die die Frist notiert. Dieser Vermerk ermöglicht es dem Anwalt zu überprüfen, ob die Frist richtig in den Kalender eingetragen worden ist (z.B. sof. Beschwerde, Ablauf: 20.12.2019, not., Jb.). Derartige Vermerke können sowohl handschriftlich auf Papierdokumenten als auch z.B. mittels Textfeldern auf elektronischen Dokumenten angebracht werden.

Rz. 190

Der Vermerk darf auf das Poststück erst dann aufgebracht werden, wenn der Eintrag in den Fristenkalender tatsächlich erfolgt ist. Der Grund hierfür liegt darin, dass ansonsten die Gefahr besteht, dass zunächst der Vermerk auf dem Poststück gefertigt wird, dann die die Post bearbeitende Person abgelenkt wird und der Eintrag im Kalender versehentlich unterbleibt. Beim Anwalt wird durch den Vermerk auf dem Poststück dann der falsche Eindruck erweckt, dass der Eintrag im Kalender erfolgt sei.

Rz. 191

Mit Terminen ist ebenso zu verfahren. Hier ist sogleich zu prüfen, ob eine Terminkollision vorliegt; falls ja, ist der sachbearbeitende Anwalt unbedingt hierauf mit Vorlage der Post hinzuweisen.

Rz. 192

Tipp:

Grundsätzlich sollten auch Auszubildende Gelegenheit bekommen, Fristen und Termine zu notieren. Dies kann z.B. mit Bleistift/Post-it geschehen. Die Eingangspost ist von einer erfahrenen Bürokraft oder dem Rechtsanwalt selbst auf übersehene Fristen und Termine zu kontrollieren, zudem sind die Bleistift-Eintragungen zu überprüfen und die Auszubildende ist auf Fehler hinzuweisen. Das konkrete endgültige Notieren der Frist erfolgt schließlich durch den Rechtsanwalt oder die qualifizierte Fachkraft. Selbst bei ausgebildeten Kräften hat der Rechtsanwalt regelmäßig stichprobenartig Kontrollen durchzuführen, ob er weiterhin auf ein korrektes Eintragen vertrauen kann. Wird eine Frist versäumt, die eine Auszubildende eingetragen hat, ist ein Wiedereinsetzungsantrag aussichtslos. Auf der anderen Seite müssen Auszubildende das Notieren von Fristen lernen.

Rz. 193

Fristen können durch das Gericht auch per Telefax zugestellt werden (dann über Empfangsbekenntnis, siehe Rdn 196 ff. unten). Der Faxeingang ist daher regelmäßig zu kontrollieren. Es ist darauf zu achten, dass sich genügend Papier im Fach befindet und kein Papierstau vorliegt. Die per Fax eingehende Post wird oft gleich an den zuständigen sachbearbeitenden Rechtsanwalt verteilt. Hier ist besonderes Augenmerk auf Fristen zu richten!

Rz. 194

Verfügt die Kanzlei/der Anwalt über einen E-Mail-Zugang, ist dieser ebenfalls regelmäßig auf eingehende Post zu überprüfen. Hierbei sind jedoch besondere Organisationsstrukturen in der Kanzlei notwendig. So muss geregelt werden:

▪	Wer ist verantwortlich für das Überprüfen des E-Mail-Eingangs und zwar für welche Accounts?
▪	Wer ist verantwortlich für das Ausdrucken der E-Mails?
▪	Sollen alle E-Mails ausgedruckt werden?
▪	Wann werden E-Mails in die dazugehörige E-Akte verschoben?

Rz. 195

Seit dem 3.9.2018 ist auch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) auf Posteingänge regelmäßig zu kontrollieren. Es ist davon auszugehen, dass sich der Eingang von Gerichtspost im Laufe der Zeit verstärkt auf das beA konzentrieren wird und die Benutzung anderer Übermittlungswege zurückgehen wird. Es bietet sich an, das beA mindestens zweimal täglich auf Posteingänge zu kontrollieren (ca. gegen 11:00 Uhr und 15:00 Uhr eines jeden Tages). Ob häufigere oder weniger häufige Posteingangskontrollen im beA erforderlich sind, ist individuell ja nach bearbeiteten Rechtsgebieten in der Kanzlei zu prüfen. Fristsachen können als elektronische Dokumente auch gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zugestellt werden, vgl. § 174 Abs. 3 u. 4 ZPO.