§ 1 Kanzleiorganisation / b) Korrespondenzteil

Rz. 133

Der Korrespondenzteil enthält sämtlichen Schriftverkehr, den die Anwaltskanzlei mit dem Mandanten oder Dritten (z.B. Sachverständige, Werkstatt, Jugendamt etc.) außergerichtlich führt. Eingeheftet werden insbesondere auch die Anschreiben, mit denen die Kanzlei Abschriften von Schriftsätzen dem Mandanten zugeleitet hat. Es empfiehlt sich dabei, ein Schriftstück, dass der Mandant erhalten hat, so zu bezeichnen, dass im Nachhinein eine Identifizierung möglich ist. Dies erspart es, das Schriftstück selbst zweifach in der Akte aufzunehmen, nämlich im Korrespondenz- und Gerichtsteil.

Beispiel:

Rechtsanwalt R übersendet Mandant A die Abschrift einer von ihm gefertigten Klageschrift. Hier ist es sinnvoll, wie folgt zu formulieren:

"Als Anlage übersende ich die Abschrift meiner Klageschrift vom […] zu Ihrer Kenntnisnahme. Die Gegenseite erhält die Klage durch das Gericht zugestellt und Gelegenheit, ihre Verteidigungsabsicht anzuzeigen und auf die Klage zu erwidern. Über den Fortgang der Sache werde ich Sie informieren."

Rz. 134

Die Klageschrift wird, sofern sie bei Gericht eingereicht worden ist, in Kopie im Gerichtsteil eingeheftet, die Zweitschrift des Anschreibens an den Mandanten in den Korrespondenzteil. Anhand der eindeutigen Bezeichnung des übersandten Schriftstücks ist – sofern erforderlich – jederzeit eine problemlose Bestimmung des Zeitpunktes möglich, zu dem das Schriftstück übersandt worden ist.

Rz. 135

In den Korrespondenzteil werden weiterhin alle Schreiben des Mandanten in der Angelegenheit eingeheftet, ebenso alle Gesprächs- und Telefonvermerke, die diese Angelegenheit betreffen.

Rz. 136

In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass sämtliche Gespräche und Telefonate durch Vermerk dokumentiert werden sollten, da nur so der Anwalt gegebenenfalls in der Lage ist, den genauen Mandatsverlauf – beispielsweise in einem Regressprozess – nachzuverfolgen. Dabei darf man auch noch so kleine Vermerke nicht unterschätzen.

Beispiel:

Rechtsanwalt R wird von seinem Mandanten angerufen. Er vermerkt:

"Keine Reaktion Gegenseite – Mandant will klagen. Klage vorbereiten. Datum …". Nun kann es sein, dass man diesen Telefonvermerk zur Ablage erhält gleichzeitig mit einer Kopie der Klageschrift. Man könnte der Auffassung sein, dass doch der Telefonvermerk nicht mehr wichtig ist, denn man hat ja schon erledigt, was der Mandant will. Bestreitet aber der Mandant irgendwann einmal, dass er einen Klageauftrag erteilt hätte, könnte man anhand des Telefonvermerks nachweisen, wann genau der Klageauftrag erfolgt ist. Daher sollten auch scheinbar unwichtige Telefonvermerke wichtig genommen und abgeheftet werden.

Rz. 137

In den Korrespondenzteil gehört weiterhin der vorprozessuale Schriftverkehr mit dem Verfahrensgegner. Sofern Schreiben später als Beweismittel durch Anlage dem Gericht übermittelt werden, können sie dem Korrespondenzteil entnommen und in den Gerichtsteil geheftet werden. Bestandteil des Korrespondenzteils sind auch Beauftragungen von Korrespondenzanwälten oder Unterbevollmächtigten und der mit diesen geführte Schriftverkehr.