Rz. 155
Die erste Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, ist, wie und wo die Akten aufbewahrt werden sollten.
Rz. 156
Für das WIE der Unterbringung bietet der Fachhandel eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme an. Die Formen der Registratur sind vielfältig:
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Liegende Registratur (z.B. Stapel in Regalen) Diese Form der Ablage ist für Papierakten eigentlich als veraltet zu bezeichnen, wird aber in manchen Ämtern noch angewendet. Hier erhalten die Akten eine Aktenlasche, auf der Aktenzeichen und Bezeichnung der Akten enthalten sind. Die Akten werden in ein Regal gelegt, die Laschen zeigen nach vorne. Wird eine Akte gesucht, muss nicht der Stapel bewegt werden, sondern man sucht die Laschen durch. Diese Form der Ablage ist als umständlich zu bezeichnen, wenn das Aktenvolumen groß ist, denn es müssen viele Akten bewegt werden, wenn z.B. die unterste Akte benötigt wird. Eine solche Ablage wird in Kanzleien häufig für Fachzeitschriften verwendet, ist aber nicht so geeignet wie z.B. Stehsammler. Der Vorteil in dieser Form der Ablage liegt in der sehr guten Ausnutzung des zur Verfügung stehenden Raums. |
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Hängende Registratur (z.B. in Aktenschränken) Man unterscheidet die vertikale von der lateralen Hängeregistratur. Bei der vertikalen Hängeregistratur hängen die Akten in einem System von vorne nach hinten. Bei der lateralen Hängeregistratur hängen die Akten nebeneinander. Bei beiden Systemen unterscheidet man zudem die Ablage in Hängemappen von der Ablage in Hängeakten. Hängemappen sind m.E. für Kanzleien nicht geeignet, da hier die Schriftstücke ungelocht und ungeheftet in die Mappe eingelegt werden. Sie können daher schnell verloren gehen. Besser sind Hängeakten. Hier werden die Schriftstücke gelocht und abgeheftet, so dass sie nicht verloren gehen können und auch die Chronologie erhalten bleibt. |
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Stehende Registratur (z.B. in Regalen in Ordnern) Die Ablage/Führung von Akten in Ordnern bietet sich immer dann an, wenn mit einem größeren Aktenvolumen zu rechnen ist. Ordner können gut beschriftet werden, sie lassen sich ohne Weiteres dem Regal entnehmen und man findet sie bei guter Beschriftung schnell. Nachteilig an Ordnern ist, dass manche oft nicht ausgefüllt sind und unnötig Platz benötigen; andere wiederum "quellen über" und keiner in der Kanzlei erbarmt sich rechtzeitig, einen neuen Ordner anzulegen, da die Beschriftung je nach System als aufwendig empfunden wird. Als nachteilig wird auch oft das Gewicht empfunden. Ein voller Ordner kann auch schon einmal 3 kg wiegen. Es sollten vor allem nur qualitativ hochwertige Ordner verwendet werden, da gerade bei vollen Ordnern eine mindere Qualität zu Verformungen der Ablagemechanik führen kann. Ordner können zum Teil auch nach endgültiger Ablage der Akte wiederverwendet werden, wenn die endgültige Ablage nicht im Ordner selbst erfolgt. |
Rz. 157
Für andere Unterlagen als Akten bieten sich auch folgende Ablagesysteme an:
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Mappen Hier werden Schriftstücke, deren endgültiger Ablageort noch nicht bekannt ist, in Mappen, die sich z.B. in Boxen befinden, gesammelt. Solche Mappen eignen sich in der Kanzlei m.E. nur für eine begrenzte Anzahl von Dokumenten, z.B. die Reiseunterlagen des Anwalts, da es sonst unübersichtlich wird. Vorteile sind, dass die Dokumente nicht gelocht und geheftet werden müssen und man einen schnellen Zugriff hat. |
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Stehsammler Hier werden häufig Fachzeitschriften zwischengelagert für die Dauer eines Jahres, bis diese gebunden werden können. Nachteil bei Stehsammlern ist, dass die Fachzeitschriften umfallen und "Wellen schlagen", solange der Stehsammler noch nicht voll ist. Ist er zu voll, lässt sich hier auch schlecht suchen. Kleinere Formate können zwischen DIN-A4-Dokumenten oft nicht mehr schnell gefunden werden. Stehsammler sind aber auch für Kataloge und Prospekte mit Aufbewahrungswert geeignet (z.B. Büromaterial-Kataloge etc.). |
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Klarsichthüllen Kurzfristig zu erledigende Vorgänge mit geringem Volumen können auch gut in Klarsichthüllen, ggf. auch transparent-farbige, in einem Ablagekorb aufgehoben werden. |
Rz. 158
Das WO der Unterbringung sollte sich an Zweckmäßigkeitsgesichtspunkten orientieren. Wenig sinnvoll ist es, die Akten weit entfernt vom Arbeitsplatz der für sie zuständigen Bürokräfte zu platzieren, wenn sich dies vermeiden lässt. Die Mitarbeiter des Anwalts sind diejenigen Personen, die am ehesten Zugriff auf die Akten nehmen, so dass ein kurzer Weg zwischen ihrem Arbeitsplatz und dem Aktenschrank eine echte Ersparnis an Personalkosten darstellt. Insbesondere wenn die Kanzleiräume sich über mehrere Stockwerke erstrecken, ist dieser Aspekt nicht zu unterschätzen.
Rz. 159
Akten werden daher je nach Kanzlei an unterschiedlichen Standorten aufbewahrt:
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Am Arbeitsplatz Am Arbeitsplatz sollten sich nur die Akten befinden, die sich aktuell in Bearbeitung befinden, damit der Arbeitsplatz aufgeräumt bleibt. |
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In einer Abteilung In der Abteilung werden in der Regel die Akten aufgehoben, die von der Abteilung bearbeitet werden. Hier unterscheidet man auc... |