§ 1 Kanzleiorganisation / II. Grundsätze für einen zeit- und geldsparenden Aktenumlauf

Rz. 161

Der Aktenumlauf ergibt sich zum einen durch Posteingänge und Anrufe in den verschiedenen Angelegenheiten, zum anderen aus der Bearbeitung von Fristen und Terminen und letztlich durch die einfache, bürointerne Wiedervorlage.

Rz. 162

Grundsätzlich gilt, dass eine Akte so lange wie möglich an dem für sie vorgesehenen Platz bleiben sollte. Ist eine Bearbeitung der Akte durch den Anwalt selbst oder seine Mitarbeiter auch nur vorübergehend nicht möglich, sollte die Akte mit einer neuen Wiedervorlagefrist in das Fach zurückgehängt werden. Auf keinen Fall sollte sie in ungeordneten Stößen im Zimmer des Anwalts – der diese Unsitte allerdings häufig gerne pflegt – oder der übrigen Mitarbeiter "untergehen". Dies birgt zum einen die Gefahr, dass die Angelegenheit, auf die die Akte sich bezieht, nicht mit dem notwendigen Nachdruck betrieben wird, weil die Akte schlichtweg deshalb in Vergessenheit gerät, weil keiner sich mehr für sie zuständig fühlt. Zum anderen ist die Aufbewahrung in sich ständig vergrößernden, ungeordneten Stapeln die denkbar teuerste Aufbewahrung, da bei jedem Posteingang und jedem Anruf in dieser Sache große Teile der Kanzleibelegschaft damit beschäftigt sind, die Akte zu suchen. Dies ist insbesondere dann peinlich, wenn ein Mandant anruft und – berechtigt – erwartet, dass ihm in seiner Angelegenheit schnell und kompetent aus der Akte Auskunft gegeben werden kann.

Rz. 163

Wenn die Akte sich im Umlauf befindet, sollte sie in den Büros so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit gefunden werden kann, auch wenn der jeweilige Mitarbeiter oder Anwalt nicht an seinem Platz ist. Dazu ist es sinnvoll, feste Aufbewahrungsplätze für die Akten in den Büroräumen zu haben, wo die Akten nach bestimmten Kriterien sortiert, z.B. in Termins-, Wiedervorlage-, Post- und Fristakten, liegen.

Rz. 164

Für die Akte selbst gilt, dass in sie gehörende Schriftstücke immer möglichst schnell eingeheftet werden sollten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass lose "herumfliegende" Aktenteile verlorengehen oder in andere Akten geraten. Auch kann es zu einer unnötigen Doppelbearbeitung kommen. Auf jeden Fall muss vermieden werden, dass sich in der hinteren Tasche der Akte größere Mengen loser Zettel ansammeln. Dies macht eine schnelle und sichere Orientierung in der Akte aussichtslos. Der Grundsatz ist: Aus jeder Akte – ob elektronisch oder in Papierform – sollte auch ein bisher nicht mit dieser Akte beschäftigter Anwalt bzw. ein Mitarbeiter sofort den Verfahrensstand entnehmen können.