§ 1 Kanzleiorganisation / III. Aktenzeichen und -bezeichnung

Rz. 106

Jede Akte verfügt über ein von der Kanzlei vergebenes Aktenzeichen, das nicht mit dem gerichtlichen Aktenzeichen zu verwechseln ist. Die Systeme, nach denen Aktenzeichen vergeben werden, variieren. In Kanzleien mit EDV-Anlage wird das Aktenzeichen vom Computer in der Reihenfolge der Anlage der Akte mit fortlaufender Nummer und Jahreszahl vergeben, z.B. 1230/19. Einige Kanzleien führen noch Zusätze in den Aktenzeichen, wie z.B. das Kürzel des Sachbearbeiters (sachbearbeitender Rechtsanwalt ist Dr. Münch: 1230/19 Mue).

Rz. 107

Neben dem Aktenzeichen erhält jede Akte eine Kurzbezeichnung. Akten können unter verschiedenen Bezeichnungen geführt werden:

▪	alphabetisch (in Schriftrichtung)
▪	numerisch (nach Zahlen)
▪	alphanumerisch (nach Zahlen- und Buchstaben-Kombinationen)
▪	mnemotechnisch (z.B. mit Zeichen).

Rz. 108

Die meisten Kanzleien legen die Akten alphabetisch an; führend ist der Name des Mandanten.

Rz. 109

Man kann sich nach der DIN 5007 (Deutsche Industrie Norm 5007) richten, allerdings sind nicht alle hier enthaltenen Vorgaben im Kanzleibetrieb sinnvoll. Vertritt die Kanzlei z.B. eine Firma, wie bspw. die XZW AG, könnte man nach der DIN 5007, wenn der hinter der Abkürzung stehende Firmenname ("Xanthippes Zahnpasta Weiß" bekannt ist, auch nach diesem alphabetisch ablegen. Aber oft sind die hinter der Abkürzung stehenden Namen nicht bekannt. DIN sind im Übrigen Vorschläge, kein MUSS.

Empfehlenswerter wäre die Einordnung daher unter X sowie dann weiter unter Z und dann W. Als hilfreich hat sich erwiesen, mindestens bis zum 2ten Buchstaben einzusortieren, am besten sogar nach den ersten drei Buchstaben.

Beispiel 1:

Martens, Egon wg. Beratung

Meyer, Hubert./.Kramer, Anton

Müller, Annemarie./.Müller, Herbert

Beispiel 2:

Maier, Anna wg. Beratung

Martens, Egon wg. Beratung

Rz. 110

Für größere Mandate mit zahlreichen Aktenvorgängen bietet sich auch an, einen eigenen Ablageort zu definieren und weitere Unterscheidungsmerkmale auf der Akte zu notieren (z.B. in Patentsachen die EP oder DE-Nummer).

Rz. 111

Akten, die als Bezeichnung sowohl den Namen als auch Vornamen enthalten, werden wie folgt sortiert:

1.	nach Familiennamen,
2.	dann nach dem Vornamen und
3.	ggf. danach nach weiteren Namensvorsätzen.

Beispiel:

Müller, Annemarie

Müller, Hildegard

Rz. 112

Vertritt man eine berühmte Person, die einen Künstlernamen führt, sollte man die Akte unter dem Künstlernamen führen:

Beispiel:

Peter Maffay statt Peter Makkay

Rz. 113

Bei ausländischen Namen ist nicht immer klar, was Vorname und was Familienname ist. Man sollte sich ggf. den Ausweis zeigen lassen und kann – um Missverständnisse zu vermeiden – den Familiennamen in der Aktenbeschriftung unterstreichen.

Rz. 114

Es gibt auch sogenannte Namensvorsätze, wie z.B. da Silva oder van Kuilenburg. Namensvorsätze sind angestellte Bestandteile eines Namens. Mac, Mc, de, Le, La sind solche Namensvorsätze. Hier kann man unterscheiden.

Beispiel:

Ist der Namensvorsatz direkt mit dem Namen verbunden, z.B. McCaffrey, sollte auch unter dem Familiennamen McCaffrey sortiert werden. Ist der Namensvorsatz jedoch getrennt, wie z.B. bei Hernandez da Silva, bietet es sich an wie folgt zu sortieren: Silva, Hernandez da. Oder Vincent van Gogh = Gogh, Vincent van.

Rz. 115

Allerdings: Wird der Namensvorsatz großgeschrieben, wird er meist auch vorangestellt.

Beispiel:

Charles Du Bois = Du Bois, Charles

Rz. 116

Akademische Titel wie z.B. Dr. oder Prof. sowie Berufsbezeichnungen sind Namenszusätze. Sie sind nicht Bestandteil des Namens. Solche Zusätze werden nach dem Vornamen, mit einem Komma getrennt, angegeben. Auswirkungen beim Einsortieren von Akten haben diese Namenszusätze aber nur, wenn es mehrere Personen mit demselben Namen gibt.

Beispiel:

Huber, Friederike, Dr.

Huber, Friederike