§ 1 Kanzleiorganisation / IX. Ausgangspost

Rz. 212

Man unterscheidet auch hier die herkömmliche Ausgangspost von der elektronischen Ausgangspost.

1. Herkömmliche Ausgangspost

Rz. 213

Bevor die ausgehende Post kuvertiert wird, müssen die zu versendenden Schriftstücke daraufhin überprüft werden, ob alle Poststücke vom Anwalt unterschrieben sind. Ist dies nicht der Fall, darf das jeweilige Schriftstück nicht versandt werden, sondern muss dem Anwalt erneut – und unverzüglich – zur Unterschrift vorgelegt werden. Bei Schriftsätzen muss geprüft werden, ob tatsächlich die in dem Schriftsatz erwähnten Anlagen diesem beigefügt sind und ob die Einzahlung eines eventuell notwendigen Kostenvorschusses nachgewiesen ist. Auch hier muss die Unterschrift des Anwalts in jedem Fall überprüft werden. Eine Unsitte ist es inzwischen, dass oft einfachste Briefe mehrfach versendet werden, z.B. gleichzeitig per Normalpost, per Telefax und womöglich auch noch per E-Mail oder mit Einschreiben/Rückschein. Dies bläht Akten unnötig auf und verursacht überhöhte Versandkosten. In der Regel reicht es in den meisten Fällen aus, einfache Schreiben per Telefax oder E-Mail zu versenden. Bei Versendung per Telefax sollte der positive Sendebericht auf die Rückseite des Schreibens kopiert und ebenfalls zur Akte genommen werden, damit man den Zugang des Schreibens nachweisen kann. Bei einfachen Schreiben dürfte es ebenfalls ausreichend sein, die Sendejournale aufzubewahren und nicht zu jedem Brief an den Mandanten den Sendebericht auszudrucken bzw. zu kopieren. Das kostet unnötig Papier und Toner. Denn hat der Mandant tatsächlich einmal ein Schreiben – trotz positivem Sendebericht – nicht erhalten und bittet um erneute Zusendung, wird man sich dieser Bitte sicher nicht mit Hinweis auf den positiven Sendebericht verschließen. Einzelne Sendeberichte sind allerdings zwingend erforderlich bei Fristsendungen per Fax. Vorsicht: Eine Einreichung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Mail empfiehlt sich nicht, wenn die schriftliche Einreichform gewählt wird, § 130 Nr. 6 ZPO, denn dies wäre nur dann wirksam, wenn das Dokument vor Fristablauf dem Gericht ausgedruckt und in körperlicher Form vorliegt.^[7] Wird die elektronische Einreichform gewählt, § 130a ZPO, ist eine Einreichung per E-Mail ohnehin verboten, vgl. § 4 ERVV.

Rz. 214

Die Kanzleiorganisation muss weiterhin sicherstellen, dass die fristgebundene Gerichtspost spätestens am Abend des Tages, an dem die Frist abläuft, vor 24:00 Uhr dem Gericht zugeleitet wird. Dies geschieht z.B. dadurch, dass die Post entweder so rechtzeitig aufgegeben wird, dass sie noch vor Fristablauf bei Gericht eingeht oder aber in den Gerichtsbriefkasten/Nachtbriefkasten eingeworfen wird. Dieser enthält in der Regel eine technische Vorrichtung, durch die am nächsten Morgen festgestellt werden kann, ob der Einwurf vor oder nach Mitternacht erfolgt ist, ob also die Frist eingehalten worden ist. In der Regel ist dabei der sog. Nachtbriefkasten beleuchtet. Um 00:00 Uhr schließt sich die Klappe und Post kann nur in den daneben befindlichen Briefkasten eingeworfen werden, der vor 24:00 Uhr verschlossen war. So weiß man auch bei Gericht, wann welche Schriftstücke eingegangen sind. Dies ist wichtig, da der Fristablauf von Notfristen immer um 24:00 Uhr stattfindet. Wird ein Schriftstück beispielsweise erst um 00:05 Uhr eingeworfen, bekommt es den Eingangsstempel des neuen Tages. Der Einwurf der fristgebundenen Post darf nur einem zuverlässigen und erfahrenen Mitarbeiter überlassen werden, will sich der Anwalt nicht einem hohen Regressrisiko aussetzen. Der rechtzeitige Einwurf in den Nachtbriefkasten ist vom ausführenden Mitarbeiter am nächsten Tag in der Akte auf dem Schriftstück zu vermerken. Auch Auszubildende dürfen Fristsachen in den Nachtbriefkasten einwerfen. Dies aber nur, wenn sie als zuverlässig gelten und genaue Anweisungen zum Einwurf erhalten haben und ihnen der richtige Nachtbriefkasten gezeigt wurde. Denn gerade in Großstädten gibt es oft mehrere Gerichte und mehrere Nachtbriefkästen.

Rz. 215

Tipp:

Bei Fristsachen kann eine Übersendung vorab per Telefax sinnvoll sein. In jedem Fall ist zu prüfen, ob die Fristsache unterschrieben ist und der Sendebericht die Seitenanzahl, die korrekte Faxnummer und den Erfolg der Versendung positiv bestätigt. Zu beachten ist auch, dass die Sendung an das richtige Gericht (Faxnummer überprüfen!) erfolgen muss. Erfolgt die Versendung vorab per Telefax vor 15:00 Uhr eines Tages, kann in der Regel in der Geschäftsstelle noch jemand erreicht werden, den man telefonisch nach dem tatsächlichen Erhalt des Schriftstücks fragen kann. Es hängt jedoch von der Größe des Gerichts ab, ob eingehende Post noch in der Geschäftsstelle am selben Tag vorgelegt wird. Wichtig ist jedoch, dass der Eingangsstempel von der sog. "Einlaufstelle" bei Gericht angebracht wird. Dieser Eingangsstempel ist das Wichtige bei Fristen, nicht, wann eine Fristsache in der Geschäftsstelle vorgelegt wird. Fristsachen sollten zudem immer so rechtzeitig versendet werden, dass technische Defekte am Sende...