§ 1 Kanzleiorganisation / VII. Postbehandlung durch den Anwalt

Rz. 205

Der Anwalt sollte in jedem Fall so früh wie möglich die für ihn eingegangene Post durchsehen. Spätestens am Nachmittag des Eingangstages sollte der Anwalt sich ein Bild von allen Eingängen gemacht haben. Dies folgt schon daraus, dass viele Stammmandanten neue Mandate per Post erteilen. Ist dann in einem Mandat am Eingangstag zur Fristwahrung noch etwas zu veranlassen, kann dies bei rechtzeitigem Durchschauen der Post noch geschehen.

Rz. 206

Gleiches gilt auch für die schriftliche Mitteilung von Zahlungseingängen. Wird diese Mitteilung nicht sofort, sondern erst Tage später registriert, besteht die Gefahr, dass bei Fristablauf die Kanzlei Mahnverfahren einleitet oder weiter betreibt, obwohl die Forderung durch Zahlung längst erloschen ist. Zahlungen sind daher schnellstmöglich im Aktenblatt und – sofern vorhanden und für die Finanzbuchhaltung genutzt – in der EDV zu vermerken.

Rz. 207

Der Anwalt entscheidet anhand der vorgelegten Post, ob er die dazu gehörende Akte, sofern sie nicht beiliegt, benötigt. Ist das der Fall, kann er dies mit der Abkürzung "V.m.A." (Vorlage mit Akte) oder nur "WV" "(Wiedervorlage)" kenntlich machen. Benötigt er die Akte nicht, verfügt er entweder auf dem Poststück (z.B. "a.M." = an Mandant; "ZV" = Zwangsvollstreckung einleiten) oder mittels Diktat, was zu geschehen hat.

Rz. 208

Es obliegt dem Anwalt auch zu entscheiden, ob er aufgrund des Posteingangs dringend tätig werden muss oder nicht. Ist Eile geboten, muss dies in geeigneter Weise deutlich gemacht werden. Entweder sollte diese Post dem zuständigen Mitarbeiter mit dem Bemerken übergeben werden, dass die vom Anwalt hierzu getroffenen Verfügungen unmittelbar auszuführen sind, oder die Dringlichkeit muss auf dem Schriftstück oder mittels Diktat gesondert vermerkt werden ("b.v." = bitte vorziehen).

Rz. 209

Ist Eingangspost nur zur Akte abzuheften, markiert der Rechtsanwalt dies zumeist durch das Kürzel "z.A." (zur Akte).

Rz. 210

Entsprechende Verfügungen des Anwalts können natürlich auch elektronisch erfolgen. So bietet z.B. das Outlook-Programm eine sehr gute Möglichkeit der Aufgabenverteilung bzw. Aufgabenverwaltung. Im beA können Etiketten mit Arbeitsanweisungen vergeben werden. Diese Etiketten müssen aber im beA-System vom Nutzer erst einmal aus einem Pool an Farben erzeugt und mit entsprechendem Text versehen werden. Sodann ist die Spaltenansicht so zu konfigurieren, dass die Etiketten auch für jeden Nutzer eines beA angezeigt werden. Da dies eine nutzerorientierte Arbeitshilfe ist, ist die Spaltenansicht für jeden Zugang im beA des Postfachinhabers individuell einzurichten. Auch die internen Hinweise "dringend" oder "zu prüfen", die individuell an einer Nachricht angebracht werden können, sind hilfreich.