§ 1 Messverfahren / b) Inhalt der Lebensakte nach betrieblicher Praxis

Rz. 207

Darüber hinausgehend wird der Betreiber sinnvollerweise auch noch fordern, dass die Einsatzfähigkeit des Messgerätes maximiert wird und somit sowohl die Wartungsdauer als auch die Ausfallwahrscheinlichkeit im Betrieb minimiert wird.

Rz. 208

Aus der Sicht des Betreibers sind dies selbstverständlich auch legitime Gesichtspunkte, da kein Gerätebetreiber ein teures Gerät über einen langen Zeitraum hinweg und mit erheblichem Personalaufwand messen lassen möchte, um bei der Auswertung festzustellen, dass z.B. die Fotografien der Messsituation alle komplett unterbelichtet sind und deshalb nicht verwertet werden können. Desgleichen ist es vor dem Hin­tergrund, dass der Steuerzahler letzten Endes die Kosten dieser Messgeräte refinanzieren muss, auch aus dieser Sicht geboten, eine ständige Kontrolle der Kosten durchzuführen.

Rz. 209

Die vielfach geübte betriebliche Praxis kann hier einen konkreten Weg aufzeigen.

Rz. 210

In diesem Bereich ist es üblich, dass auf Prüfplänen und Qualitätsaufzeichnungen die Funktion des Mitarbeiters (z.B. Prüfmittelverantwortlicher) im Plan genannt wird und der jeweils Handelnde im Protokoll mit Namen und Unterschrift die jeweilige Durchführung bestätigt.

Rz. 211

Hinaus läuft dies alles auf den Punkt 8.4^[26] in der genannten Norm der die Analyse der aufgezeichneten Daten zum Zwecke der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse vorsieht.

Rz. 212

Wenn man nun wiederum diese allgemeinen Forderungen auf die konkrete Situation hier überträgt, ergeben sich folgende aufzuzeichnende Daten (über Unterpunkt a) hinausgehend):

▪	Sämtliche in Verbindung mit dem Messgerät aufgelaufene Kosten (belegt durch Rechnungen, auch zur Gegenprüfung der unter 2.4 angegebenen Protokolle)
▪	Aufzeichnungen über sämtliche beim Einsatz des Messgerätes aufgetretenen Prob­leme und die sich daran anschließenden Maßnahmen zu deren Behebung (Querverweis zu Protokollen nach Unterpunkt a) und auch den angefallenen Rechnungen für Fremdleistungen)
▪	Aufzeichnungen über sämtliche bei der Auswertung von Messungen des Messgerätes aufgetretene Probleme und die sich daran anschließenden Maßnahmen zu deren Behebung (Querverweis zu Protokollen nach Unterpunkt a) und auch den angefallenen Rechnungen für Fremdleistungen).
▪	Die Vollständigkeit der Aufzeichnungen zu Problemen sowohl beim Einsatz, wie auch bei der Auswertung, ist durch das Führen von Negativaufzeichnungen (Beleg für augenscheinlich korrekte Funktion) herzustellen.

Rz. 213

Die oben genannten Punkte stellen den eigentlichen Inhalt der Lebensakte dar. Um nun die Integrität dieser Inhalte gegen Verfälschung zu sichern ist es sinnvoll die im Folgenden beschriebenen Maßnahmen zu ergreifen

Rz. 214

Da hier durchaus die Gefahr von Interessenkonflikten besteht, da handelnde Personen/Unternehmen in mehreren Rollen auftreten, erscheint es sehr ratsam zusätzliche Sicherungen gegen die Verfälschung dieser Akten einzuführen.

Hinweis

Sehr interessant hierzu ist (exemplarisch):https://www.jenoptik.de/produkte/verkehrssicherheit/traffic-service-provision. Beschrieben auf dieser Seite wird das Portfolio der Fa. Jenoptik Robot mit den Stichworten:

▪	Messsysteme mieten,
▪	Verkehrsüberwachung planen und umsetzen,
▪	Ergebnisse im Blick behalten,
▪	Daten übertragen und aufbereiten,
▪	bei gerichtlichen Anfragen unterstützen.

Rz. 215

In der Art z.B. eines Labortagebuchs oder Laborjournals (sehr anschaulich beschrieben unter https://de.wikipedia.org/wiki/Laborjournal /) müssen Aufzeichnungen handschriftlich und in einem Buch auf vorab nummerierten Seiten geführt werden. Auf diesen Seiten muss dann auf die beigefügten Dokumente in einem zusätzlich zu führenden Ordner mit Protokollen, Rechnungen etc. verwiesen werden.

Rz. 216

Bewährte betriebliche Praxis ist auch hier wiederum die Nennung des Namens des handelnden Mitarbeiters bei jedem einzelnen Eintrag zusammen mit dem Datum und einer Unterschrift des Mitarbeiters. Wiederum aufgrund der oben angegebenen Fülle von möglicherweise nach außen vergebenen Dienstleistungen muss auf solchen Protokollen auch die Behörde/das Unternehmen genannt werden in dessen Diensten der jeweils Zeichnende steht.

Rz. 217

Hier bietet sich, da die hier infrage stehenden Einrichtungen regelmäßig dem Eichamt vorgeführt werden, auch die sinnvolle Möglichkeit die seit der letzten Eichung aufgelaufenen Seiten, sowohl in den handschriftlichen Aufzeichnungen als auch in der Lose-Blatt-Sammlung zu prüfen und mit eichamtlichen Stempeln zu versehen, um so eine Verfälschung der Aufzeichnungen weiter zu erschweren.

Rz. 218

Nochmals zusammenfassend die Forderungen an Inhalt und Form der Lebensakte:

▪

Zweigeteilt in einen handschriftlichen Teil in der Form eines Tagebuchs und die zusätzlich zu führende Akte mit den beigefügten Dokumenten.

▪

Enthalten sein müssen alle, nach obiger Definition in den Unterpunkten a) und b) qualitätsrelevanten Unterlagen:

▪	Konformitätsbescheinigung und Konformitätserklärung,
▪	Eichscheine,
▪	Eichprotokolle,
▪	Datenaufzeichnungen von Eichvorgängen und Wartungsvorgä...