Rz. 2
Es bietet sich an, feste Zeiten sowie konkrete Personen für die Prüfung des beA auf Posteingänge festzulegen. Wie häufig die Posteingangskontrolle erfolgt, dürfte von der Größe und Struktur der Kanzlei sowie der Frage abhängig sein, ob der Anwalt forensisch tätig ist oder nicht. Nach unserer Auffassung bietet sich 2x täglich (z.B. gegen 11:00 Uhr vormittags und 15:00 Uhr nachmittags) eine Prüfung der beA-Posteingänge an. Die Einführung eines Kontrollsystems, welcher Mitarbeiter wann die Posteingänge überprüft hat, kann sinnvoll sein.
Rz. 3
Post kann auf vielfältige Weise die Kanzlei erreichen, z.B. via:
| ▪ | Postfach bei der Post, |
| ▪ | Brief- und Paketpost per Briefträger und Paketdienst, |
| ▪ | Gerichtspostfach, |
| ▪ | Fax, |
| ▪ | übliche E-Mail-Konten wie z.B. Outlook, |
| ▪ | Kurier oder Kurierdienst, |
| ▪ | Bote (z.B. bei Zustellung von Anwalt zu Anwalt), |
| ▪ | Gerichtsvollzieher, |
| ▪ | Haus-Briefkasten, |
| ▪ | und zusätzlich via beA. |
Rz. 4
Für alle in der Kanzlei vorkommenden Posteingangsarten sollte eine klare Regelung mit Zuweisungen von Zuständigkeiten getroffen sein. Besonders wichtig wird die Frage der Rechtevergabe, wenn die Posteingangsbearbeitung an das Fristennotieren gekoppelt ist.
Es wird sicher einige Kanzleien geben, die sämtliche Posteingänge aus dem beA ausdrucken, zumindest wenn die Kanzlei noch nicht mit E-Akten arbeitet. Hier kann sich dann die Postbearbeitung wie bisher anschließen.
Rz. 5
Soll mit DMS oder E-Akte gearbeitet werden, ist es wichtig, den E-Workflow konkret zu definieren, damit keine Posteingänge und Zustellungen untergehen.
Rz. 6
Das beA-System "merkt sich" (es protokolliert im Nachrichtenjournal), welcher Nutzer auf eine Nachricht erstmalig zugegriffen (z.B. "Öffnen der Nachricht durch einen Benutzer") und darin bestimmte Änderungen (z.B. "Nachricht wurde geändert") oder Tätigkeiten (z.B. "Zeitpunkt der Initiierung des Versands") vorgenommen hat. Sobald eine Anmeldung im System mit der beA-Karte Basis des Anwalts erfolgt, wird im System auch der Anwalt als Nutzer erfasst. Daher sollte es selbstverständlich sein, dass Mitarbeiter bei der Posteingangsbearbeitung ausschließlich ihre beA-Karte Mitarbeiter bzw. das ihnen zugeordnete Softwarezertifikat nutzen. Zum Verbot der Nutzung der beA-Karten des Anwalts siehe auch § 5 Rdn 67 in diesem Werk.
Dieser Inhalt ist unter anderem im Deutsches Anwalt Office Premium enthalten. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen