Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
A. Ansicht
Rz. 1
Sofern ein berechtigter Nutzer die beA-Webanwendung startet, erscheinen alle Postfächer, für die diesem Nutzer mindestens das Recht "Nachrichtenübersicht öffnen" erteilt worden ist, im linken oberen Bereich des Startbildschirms. Ungelesene Nachrichten eines Postfachs werden z.B. für den Grundordner "Posteingang", rechts neben dem Ordnernamen, mit einer entsprechenden Zahl dargestellt. Erscheint an dieser Stelle keine Zahl, ist keine ungelesene Nachricht im jeweiligen Posteingangs-Grundordner. Gleichwohl können sich aber eine oder viele gelesene Nachrichten im Posteingangsbereich befinden. Es können sich aber auch ungelesene Nachrichten in den zum jeweiligen Grundordner angelegten Unterordnern befinden. Diese ungelesenen Nachrichten werden mit der angezeigten Zahl neben dem Ordnernamen im Grundordner nicht angezeigt. Die ungelesenen Nachrichten in jedem Unterordner werden mit einer eigenen Zahl rechts neben jedem Unterordner-Namen angezeigt. Ist der Unterordner daher geschlossen, erscheint am Grundordner lediglich die Zahl der ungelesenen Nachrichten im Grundordner. Um die Zahl der ungelesenen Nachrichten im Unterordner zu erfahren, muss der Grundordner am Winkelsymbol aufgeklappt werden, damit die Unterordner und damit die hierin enthaltene Zahl der ungelesenen Nachrichten sichtbar werden. Auf diese Weise kann man leicht für die jeweilige Ordnerebene erkennen, ob neue Posteingänge/ungelesene Nachrichten vorhanden sind oder nicht. Werden einem Mitarbeiter von verschiedenen Anwälten entsprechende Berechtigungen eingeräumt, kann auf diese Weise "ein virtuelles Kanzlei-beA" eingerichtet werden. Siehe hierzu auch: "Virtuelles Kanzleipostfach", § 8 Rdn 2 in diesem Werk. Das "virtuelle Kanzlei-beA" ist nicht zu verwechseln mit dem beA für Berufsausübungsgesellschaften, siehe hierzu § 2 Rdn 15 ff. sowie zu den dortigen technischen Problemen unter § 2 Rdn 36 in diesem Werk.
B. Kontrolle des Posteingangs
Rz. 2
Es bietet sich an, feste Zeiten sowie konkrete Personen für die Prüfung des beA auf Posteingänge festzulegen. Wie häufig die Posteingangskontrolle erfolgt, dürfte von der Größe und Struktur der Kanzlei sowie der Frage abhängig sein, ob der Anwalt forensisch tätig ist oder nicht. Nach unserer Auffassung bietet sich 2x täglich (z.B. gegen 11:00 Uhr vormittags und 15:00 Uhr nachmittags) eine Prüfung der beA-Posteingänge an. Die Einführung eines Kontrollsystems, welcher Mitarbeiter wann die Posteingänge überprüft hat, kann sinnvoll sein.
Rz. 3
Post kann auf vielfältige Weise die Kanzlei erreichen, z.B. via:
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Postfach bei der Post, |
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Brief- und Paketpost per Briefträger und Paketdienst, |
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Gerichtspostfach, |
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Fax, |
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übliche E-Mail-Konten wie z.B. Outlook, |
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Kurier oder Kurierdienst, |
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Bote (z.B. bei Zustellung von Anwalt zu Anwalt), |
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Gerichtsvollzieher, |
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Haus-Briefkasten, |
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und zusätzlich via beA. |
Rz. 4
Für alle in der Kanzlei vorkommenden Posteingangsarten sollte eine klare Regelung mit Zuweisungen von Zuständigkeiten getroffen sein. Besonders wichtig wird die Frage der Rechtevergabe, wenn die Posteingangsbearbeitung an das Fristennotieren gekoppelt ist.
Es wird sicher einige Kanzleien geben, die sämtliche Posteingänge aus dem beA ausdrucken, zumindest wenn die Kanzlei noch nicht mit E-Akten arbeitet. Hier kann sich dann die Postbearbeitung wie bisher anschließen.
Rz. 5
Soll mit DMS oder E-Akte gearbeitet werden, ist es wichtig, den E-Workflow konkret zu definieren, damit keine Posteingänge und Zustellungen untergehen.
Rz. 6
Das beA-System "merkt sich" (es protokolliert im Nachrichtenjournal), welcher Nutzer auf eine Nachricht erstmalig zugegriffen (z.B. "Öffnen der Nachricht durch einen Benutzer") und darin bestimmte Änderungen (z.B. "Nachricht wurde geändert") oder Tätigkeiten (z.B. "Zeitpunkt der Initiierung des Versands") vorgenommen hat. Sobald eine Anmeldung im System mit der beA-Karte Basis des Anwalts erfolgt, wird im System auch der Anwalt als Nutzer erfasst. Daher sollte es selbstverständlich sein, dass Mitarbeiter bei der Posteingangsbearbeitung ausschließlich ihre beA-Karte Mitarbeiter bzw. das ihnen zugeordnete Softwarezertifikat nutzen. Zum Verbot der Nutzung der beA-Karten des Anwalts siehe auch § 5 Rdn 67 in diesem Werk.
C. Antworten
Rz. 7
Geöffnete Nachrichten im Grundordner "Posteingang" können unterschiedlich weiterverarbeitet werden. Durch Klick auf den Button "Antworten" im Funktions-Menü in der rechten Spalte macht sich ein neues Nachrichtenfenster auf. In dieser neuen Nachricht ist der vormalige Absender automatisch als Empfänger eingetragen. Anhänge und evtl. in der Nachricht erstellte Kommentare werden entfernt.
D. Weiterleiten
Rz. 8
Im geöffneten Grundordner "Posteingang" kann durch Klick auf den Button "Weiterleiten" ebenfalls ein neues Nachrichtenfenster geöffnet werden. Die Empfänger-Adresszeile bleibt dabei leer, da das System ja nicht wissen kann, an wen die Nachricht weitergeleitet werden soll. Diese Adresse kann über die Favoriten oder über den Button "Empfänger hinzufügen" und dem sich dabei öffnenden "Gesamten Verzeichnis" der am ERV Bet...