Dr. Heribert Heckschen, Dr. Christoph Löffler
Rz. 1272
Wie die Beschlüsse der Hauptversammlung zu beurkunden sind, ist in § 130 Abs. 2 AktG geregelt. Anzugeben sind Ort und Tag der Versammlung und der Name des Notars. Ort und Tag der Versammlung müssen dabei nicht mit Ort und Tag der Errichtung bzw. Fertigstellung der Hauptversammlungsniederschrift übereinstimmen (vgl. § 37 Abs. 2 BeurkG).
Rz. 1273
Anzugeben sind weiter Art und Ergebnis der Beschlussfassung und die Feststellung des Vorsitzenden über die Beschlussfassung (§ 130 Abs. 2 AktG).
Rz. 1274
"Art der Abstimmung" meint, "wie" die Aktionäre ihre Stimmen abgegeben werden, also z.B. durch Handheben, Zuruf, Aufstehen von den Plätzen, Stimmkarten bzw. per Funk oder Knopfdruck. Ebenso werden dazu gerechnet Angaben darüber, "welche" Stimmen abgegeben werden (Ja-/Nein-Stimmen, Stimmenthaltungen) und "wo" dies erfolgt. Auch eine sog. "Blockabstimmung", bei der über mehrere zusammenhängende Sachfragen einheitlich beschlossen wird, ist anzugeben. Anzugeben ist weiter die Art und Weise der Ermittlung des Abstimmungsergebnisses, wie also die Ja- und Nein-Stimmen sowie ggf. die Stimmenthaltungen erfasst werden, regelmäßig also das Additionsverfahren oder Subtraktionsverfahren. Weiter zählen dazu Angaben, ob und ggf. wie etwaige Stimmverbote beachtet wurden; anzugeben ist ebenso, in welcher Weise die unterschiedliche Stimmkraft von Aktien bzw. die Abstimmung unterschiedlicher Aktiengattungen berücksichtigt wurde. Die Überwachung und Protokollierung der Stimmauszählung durch den Notar fällt nicht darunter. Der Notar muss die Stimmabgabe und deren Auszählung nicht bezeugen.
Rz. 1275
Angaben über das "Ergebnis" der Abstimmung betreffen die ziffernmäßige Erfassung der Ja- und Nein-Stimmen sowie ggf. der Stimmenthaltungen (beim Subtraktionsverfahren). Es ist dabei die jeweilige Stimmenanzahl als solche anzugeben. Allein die Angabe der Kapitalbeträge genügt nicht. Daran ändert auch die Einführung des § 130 Abs. 2 Satz 2 und Satz 3 AktG nichts, wonach bei börsennotierten Gesellschaften die Feststellung genügt, dass der Beschluss die erforderliche Mehrheit erreicht hat, wenn kein Aktionär widerspricht. Nur ganz ausnahmsweise genügt die Angabe von Prozentzahlen, wenn sich aus den sonstigen Angaben im Hauptversammlungsprotokoll das zahlenmäßige Abstimmungsergebnis errechnen lässt und keine Zweifel über die Ablehnung oder Annahme des Antrags und die Ordnungsmäßigkeit der Beschlussfassung verbleiben.
Rz. 1276
Darüber hinaus ist das "rechtliche Abstimmungsergebnis" festzuhalten, d.h. ob der Beschlussantrag angenommen oder abgelehnt wurde.
Rz. 1277
Das Abstimmungsergebnis ist aufgrund der Bekanntgabe des Versammlungsleiters zu protokollieren. Der Notar ist nicht verpflichtet, hierzu eigene Feststellungen zu treffen und zu protokollieren. Weicht das vom Versammlungsleiter festgestellte Abstimmungsergebnis von dem tatsächlich festgestellten Abstimmungsergebnis ab, bleibt es dabei, dass der Notar das Beschlussergebnis so protokollieren muss, wie es der Versammlungsleiter festgestellt hat. Das Protokoll ist in diesem Fall nicht fehlerhaft i.S.d. §§ 241 Nr. 2, 130 Abs. 2 AktG, denn der Notar hat das Beschlussergebnis so protokolliert, wie es der Versammlungsleiter festgestellt hat. Wegen der materiellen Fehlerhaftigkeit des Beschlusses ist dieser jedoch anfechtbar. Unzulässig ist und zur Nichtigkeit nach §§ 241 Nr. 2, 130 Abs. 2 AktG führt es, wenn der Notar nur seine eigenen Feststellungen zum Beschlussergebnis in der Niederschrift vermerkt. Für die Feststellung des Beschlussergebnisses ist allein der Versammlungsleiter verantwortlich. Statthaft und nach notariellem Berufsrecht geboten ist es, wenn sowohl die Feststellungen des Versammlungsleiters als auch die davon abweichenden eigenen Wahrnehmungen zum Beschlussergebnis des Notars im Protokoll vermerkt werden: Wegen der für den Notar bestehenden Prüfungs- und Belehrungspflichten ist dieser zur Angabe dieser abweichenden eigenen Feststellungen im Protokoll verpflichtet. Fehlt ein solcher Hinweis, hat dies auf die Wirksamkeit der Beschlussfeststellung und die Protokollierung jedoch keinen Einfluss. Str. ist dann, welche Feststellungen über das Beschlussergebnis verbindlich sind, die des Notars oder die des Versammlungsleiters.
Rz. 1278
Zu beurkunden ist schließlich die "Feststellung des Vorsitzenden über die Beschlussfassung". Dabei handelt es sich nicht um eine tatsächliche, sondern vielmehr um eine rechtliche, konstitutive Erklärung des Vorsitzenden, die das von ihm festgestellte Beschlussergebnis vorläufig als Beschluss in Kraft setzt. Es ist festzuhalten, d.h. ob der Beschlussantrag angenommen oder abgelehnt wurde. Der Notar muss die Feststellung des Vorsitzenden auch dann in die Niederschrift aufnehmen, wenn sie seiner Meinung nach unrichtig ist und sich mit den von ihm nach eigener Rechtsauffassung festgestellten Tatsachen oder rechtlichen Ergebnissen der Absti...