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Viele professionelle Verwalter reichen nach ihrer Bestellung vorsorglich ein bereits gemäß § 26 Abs. 3 WEG beglaubigtes Protokoll zur ersten Grundakte der Anlage ein. Dies wird von den meisten Grundbuchämtern akzeptiert. Auf eine bloße entsprechende Mitteilung des Verwalters an den abwickelnden Notar sollte dieser sich aber nicht unbedingt verlassen. Es kommt durchaus vor, dass entweder das Protokoll gar nicht beim Grundbuchamt hinterlegt worden ist oder sich mittlerweile infolge Beiziehung bei einer anderen Grundakte befindet. Vor allem kann der Nachweis fehlerhaft sein.
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