Rz. 9
Der gesetzliche Aufgabenkreis des Verwaltungsbeirats ist klein:
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Er unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 Abs. 2 WEG). |
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Er prüft den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung, bevor die Wohnungseigentümerversammlung auf deren Grundlage die Beschlüsse über Vor- oder Nachschüsse fasst, und versieht sie mit einer Stellungnahme (§ 29 Abs. 3 WEG), (→ § 11 Rdn 15). |
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Der Vorsitzende (oder sein Stellvertreter) unterschreibt das Versammlungsprotokoll (§ 24 Abs. 6 S. 2 WEG) und ist zur Einberufung einer Versammlung befugt, wenn der Verwalter sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 WEG, → § 7 Rdn 10). |
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Der Vorsitzende vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter (§ 9b Abs. 2 WEG, (→ § 10 Rdn 321). |
Rz. 10
Wie der Beirat den Verwalter unterstützt, ist nicht geregelt, weshalb in der Praxis alle Formen mehr oder weniger vertiefter Zusammenarbeit von Verwalter und Beirat anzutreffen sind. Aufdrängen oder erzwingen kann der Verwaltungsbeirat seine Unterstützung nicht. Auch die bedeutsam klingende Überwachungspflicht, die erst in der Schlussphase der WEG-Reform 2020 auf Betreiben des Rechtsausschusses in das Gesetz aufgenommen wurde, hat eher Appellcharakter als praktische Auswirkung. Denn mit dieser Aufgabe korrespondieren keine besonderen Befugnisse. Der WEG-Verwaltungsbeirat kann dem Verwalter insbesondere keine Weisungen erteilen. Seine Kontrollrechte gehen nicht weiter als die aller anderen Wohnungseigentümer. Aus der Überwachungspflicht ist aber abzuleiten, dass der Verwaltungsbeirat bei festgestellten Pflichtverletzungen zur Information der Wohnungseigentümer verpflichtet ist, damit diese darüber entscheiden können, ob und ggf. welche Konsequenzen zu ziehen sind.
Rz. 11
Die Gemeinschaft kann die Befugnisse des Verwaltungsbeirats im Einzelfall durch Beschluss erweitern, wie es insbesondere in folgenden Fällen häufig vorkommt:
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Bestimmte Maßnahmen darf der Verwalter oder ein von der Gemeinschaft beauftragter Rechtsanwalt nur im Einvernehmen oder nach Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat durchführen (→ § 4 Rdn 18, → § 10 Rdn 114). |
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Mitwirkung an der Feststellung und Verfolgung von Baumängeln. |
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Vorauswahl von Kandidaten zur Verwalterneubestellung. |
Rz. 12
Die Rechnungsprüfung ist eine schwierige Aufgabe für die Verwaltungsbeiräte, sofern diese nicht von Berufs wegen dazu befähigt sind. Erleichtert wird die Prüfung dadurch, dass an die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung hohe Anforderungen gestellt werden. Außerdem werden von einem Laien nicht die Sach- und Rechtskenntnisse erwartet, die z.B. ein Verwalter oder gar ein spezialisierter Rechtsanwalt oder Steuerberater haben. Er hat lediglich eine unterstützende Funktion und muss deshalb nicht für die sachliche Richtigkeit einer Jahresabrechnung geradestehen. Denn ob eine Jahresabrechnung allen an sie gestellten Anforderungen genügt, kann im Einzelfall schwierig zu beurteilen sein; mit einer solchen Kontrolle wäre der Beirat überfordert. Die folgenden Punkte umreißen die bei der Rechnungsprüfung einzuhaltenden Mindestanforderungen:
Rz. 13
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Kontrolle, ob der Bestand des gemeinschaftlichen Geldvermögens (insbesondere die Rücklage) belegt ist (durch Kontoauszüge, Sparbuch usw.). |
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Stichprobenhafte Prüfung der Ausgabenbelege: Ausgaben in der Jahresabrechnung müssen mit den zugrunde liegenden Belegen übereinstimmen. Zu prüfen ist auch die sachliche Berechtigung der Ausgabe und ihre zutreffende Verbuchung. |
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Rechnerische Schlüssigkeit des Gesamtwerkes (Nachvollziehen des Kontenabgleichs). |
Rz. 14
Praxistipp
Der Verwalter sollte dem Beirat die Abrechnungsordner nebst Belegen auf Papier oder digital überlassen. Anschließend ist ein Besprechungstermin mit dem Verwalter sinnvoll, bei dem eventuelle Fragen geklärt und außerdem der Inhalt der Tagesordnung für die (wenig später stattfindende) Eigentümerversammlung festgelegt werden können.
Rz. 15
Die Stellungnahme zur Rechnungsprüfung (Prüfbericht) des Beirats muss nicht schriftlich erfolgen. Üblich und ausreichend ist ein mündlicher Bericht in der Eigentümerversammlung. Wenn keine Beanstandungen vorliegen, mündet die Stellungnahme traditionell in die Empfehlung, dem Verwalter Entlastung zu erteilen; davon ist allerdings abzuraten (→ § 10 Rdn 336). Es genügt völlig, wenn der Beirat die Empfehlung gibt, die vorgelegte Abrechnung zu beschließen, und nicht einmal das ist nötig. Gibt der Beirat keine Stellungnahme ab, wird er zwar seinen Aufgaben nicht gerecht; trotzdem kann die Stellungnahme nicht erzwungen werden. Die Beschlüsse (über Nach- und Vorschüsse) sind nicht wegen des Fehlens einer Stellungnahme anfechtbar. Die fehlende Anfechtungsrelevanz war schon immer anerkannt. Nach dem neuen Recht ergibt sie sich zudem aus dem Umstand, dass Verstöße gegen die Beschlussvorbereitungspflicht generell nicht mehr zur Anfechtbarkeit von Abrechnungsbeschlüssen führen (→ § 8 Rdn 120).
Rz. 16
Nach h.M. werden Kenntnisse der Verwaltungsbeiräte der Gemeinschaft zugerechnet. Nachfolge...