§ 13 Nachrichten erstellen und versenden / B. Nachricht erstellen

I. Empfänger einfügen

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Neue Nachrichten können, da es sich um eine Grundfunktion handelt, aus der Ansicht jedes Grundordners oder jedes selbst erstellten Unterordners heraus durch Klicken auf den Button "Neue Nachricht" im rechten, vertikal angeordneten Funktions-Menü des Postfachs erzeugt werden. In dem sich öffnenden Fenster ist der Absender automatisch im Feld "Absender" eingetragen (1), aus dessen Postfach heraus die Funktion "Neue Nachricht" erstellen durchgeführt wurde. Besitzt der Ersteller des Nachrichtenentwurfs auch in weiteren Postfächern die Berechtigung zum Erstellen von Nachrichten, kann an dieser Stelle ein anderes Postfach über das angezeigte Drop-Down-Menü (2) gewählt werden. In dem ausgewählten Postfach wird der Nachrichtenentwurf im Grundordner "Entwürfe" gespeichert werden.

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Abb. 1: Nachrichtenentwurf

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Hinweis

Es ist möglich, eine vorhandene SAFE-ID direkt in der Adresszeile einzugeben. Nach Eingabe der SAFE-ID wird der zughörige Empfängername unterhalb der Empfängerzeile vorgeschlagen. Die angezeigte Empfänger-Adresse kann durch Klick mit der linken Maustaste in die Empfängerzeile übernommen werden. Die SAFE-ID muss allerdings vollständig eingegeben werden. Eine Teileingabe einer SAFE-ID führt nicht dazu, dass ein Empfänger zur Übernahme vorgeschlagen wird. Der Nachrichtenentwurf wird im Entwurfsordner des Postfachinhabers gespeichert, dessen Name in der Absenderzeile beim Speichern angezeigt wird.

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Die Übernahme einer Empfängeradresse im Feld "Empfänger" (3) kann auf zweierlei Weise geschehen. Ähnlich wie aus Outlook bekannt, schlägt das beA nach Eingabe mindestens eines Zeichens (4) Empfänger vor (5), deren Namen mit dem/den eingegebenen Zeichen übereinstimmen und an die bereits Nachrichten durch den aktuell angemeldeten Nutzer aus dem beA versendet wurden. Obwohl in der Praxis diese Funktion einerseits begrüßenswert ist, halten wir diese Funktion für nicht ungefährlich. Denn aus der Erfahrung mit Outlook weiß man, wie schnell es passiert, dass der falsche vorgeschlagene Name angeklickt wird und möglicherweise eine Versendung an die falsche Adresse erfolgt, was gerade bei fristgebundenen Schriftsätzen katastrophal wäre.

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Wurde der gewünschte Empfänger bisher noch nicht durch den aktuell angemeldeten Nutzer über das beA angeschrieben, wird die oben beschriebene Methode kein Ergebnis liefern. Mit dem (neben der Empfängerzeile stehenden) Button "Empfänger hinzufügen" (6) wird ein zusätzliches Fenster "Empfänger hinzufügen" geöffnet.

Rz. 22

In diesem Fenster kann zwischen (eigenem, persönlichem, benutzerorientiertem) "Adressbuch" (1) und "Gesamtes Verzeichnis" (2) gewählt werden.

Abb. 2: Empfänger auswählen

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Mindesten eines der fünf Suchfelder muss mit mindestens zwei Zeichen bedient werden (3). Welches Feld dabei gewählt wird, ist abhängig vom gewünschten Erfolg. Im Suchfeld Namen können die Namen von Anwaltskollegen, Gerichten, Gerichtsvollziehern, Notaren, Behörden, Steuerberatern,^[8] eBO-Inhabern und sonstigen am ERV beteiligten professionellen Nutzern, die über das OSCI-Protokoll kommunizieren können, gefunden werden. Zu den möglichen Kommunikationspartnern siehe auch § 2 dieses Werks.

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Nach Klick des Buttons "OK" (4) (linke Maustaste) werden die vom System gefundenen Treffer angezeigt und können durch Anhaken der zum Namen gehörigen Check-Box ausgewählt werden (5). Es können gleichzeitig eine oder mehrere gefundene Empfänger ausgewählt und die Übernahme der/des Empfänger/s in die Empfängerzeile des Nachrichtenentwurfs mit dem Button "Ok" (6) bestätigt werden.

[8] Ab 1.1.2023, siehe § 2 Rdn 49 dieses Werks.

II. Empfängeradresse – suchen und finden

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Immer wieder kommt es vor, dass man sich zwar relativ sicher ist, eine Empfängeradresse im Verzeichnis finden zu können, dann aber doch keinen Erfolg hat. Das Problem liegt häufig darin, dass nicht die richtigen Werte in das Suchfeld eingegeben wurden und dadurch keine Treffer angezeigt werden können. Das "Geheimnis" der Adresssuche im beA ist, dass in das jeweilige Suchfeld der zu suchende Begriff so eingegeben werden muss, wie er auch als Eintrag in der Datenbank hinterlegt ist – Buchstabe für Buchstabe, Zeichen für Zeichen.^[9] Das wird nicht immer gelingen, da dem Suchenden nicht bekannt sein kann, wie z.B. der Name der gesuchten Behörde in der Datenbank hinterlegt wurde. Zur Pflicht der rechtzeitigen Empfängersuche im beA siehe auch § 12 Rdn 12 in diesem Werk.

Rz. 26

Als Beispiel soll die Suche im "Gesamten Verzeichnis" (1) nach einer Zentralen Bußgeldstelle dienen. In das Suchfeld für den Namen wird der Suchbegriff "zentrale Bußgeldstelle" eingegeben (2), in der Hoffnung, den/die erwünschten Treffer angezeigt zu erhalten. Nach Klick mit der linken Maustaste auf "Suchen" (3) werden die gefundenen Treffer (4) angezeigt.

Abb. 3: Einfache Eingabe des Suchbegriffs

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Die angezeigten Treffer entsprechen der Sucheingabe. Gefunden wurde "Zentrale Bußgeldstelle", jedoch nur dann, wenn der Eintrag in der Datenbank auch mit den Begriffen "Zentrale Bußgeldstelle" am Anf...