§ 14 Aufbewahrung der erfassten Daten, Datenschutz und Vernichtung

Rz. 1

Datenschutz im weiteren Sinne ist allgemeiner Ausdruck des Persönlichkeitsschutzes des Arbeitnehmers. Trotz vielfältiger politischer Bemühungen gibt es noch immer kein einheitliches Arbeitnehmerdatenschutzrecht. Insofern muss wie bisher auf das BDSG zurückgegriffen werden, das den Einzelnen davor schützen will, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird. Durch die Novellierung des BDSG und die DSGVO ist der Anwendungsbereich des Gesetzes gerade im Arbeitsrecht erweitert worden. Daneben können auch im Arbeitsverhältnis folgende Spezialgesetze zu beachten sein

▪	Telemediengesetz (TMG) und
▪	Telekommunikationsgesetz (TKG).

Rz. 2

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zulässig, soweit das BDSG oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat (Art. 6 DSGVO). Dies wird präzisiert durch § 26 BDSG. Danach ist das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke zulässig, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Rz. 3

Das BDSG erfasst auch die Erhebung von Bewerberdaten. Dazu schreibt § 26 Abs. 1 BDSG vor, dass bei der Erhebung personenbezogener Daten die Zwecke, für die die Daten verarbeitet oder genutzt werden sollen, konkret festzulegen sind. Nach § 32 BDSG ist der Betroffene, sofern er nicht bereits auf andere Weise Kenntnis erlangt hat, von der verantwortlichen Stelle über die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung zu unterrichten. Will der Arbeitgeber ohne die Mitwirkung des Betroffenen, d.h. bei Dritten, personenbezogenen Daten erheben, so ist dies nach § 33 BDSG nur möglich, wenn der Geschäftszweck eine Erhebung bei anderen Personen erforderlich macht und darüber hinaus keine Anhaltspunkte dafür stehen, dass überwiegend schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden. Das ist zu beachten, wenn Auskünfte über Bewerber bei Dritten eingeholt werden sollen.

Rz. 4

Personalakten unterfallen dem Anwendungsbereich des BDSG, nachdem die "Verarbeitung" in Art. 4 DSGVO legal sowohl für automatisierte als auch für nicht automatisierte Verfahren definiert ist.

Rz. 5

Zulässig ist die Speicherung gewonnener Daten, wenn diese rechtswirksam erlangt worden sind. Das Speichern in zulässiger Weise erhobener Daten ist i.R.d. Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses erlaubt (Art. 9 DSGVO, § 26 BDSG).

Rz. 6

Die über den Bewerber erfassten Daten müssen ebenso wie die Daten der beschäftigten Arbeitnehmer in Personalakten dergestalt sicher aufbewahrt werden, dass nicht die Allgemeinheit, sondern nur der zuständige Sachbearbeiter Zugriff auf sie hat. Dies gilt insb. für Unterlagen über die körperlichen, geistigen und seelischen Gesundheitszustände sowie allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des Bewerbers.

Rz. 7

Wird der Bewerber eingestellt, bilden die Bewerbungsunterlagen, insb. die in diesem Zusammenhang angefallenen personenbezogenen Daten, regelmäßig den "Grundstock" der Personalakte. Der Arbeitgeber hat so lange ein Besitzrecht an dieser Personalakte, als eine Vertrags-, Versorgungs- oder Abwicklungsbeziehung besteht oder öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflichten greifen.

Rz. 8

Grundlegende Änderungen im arbeitsrechtlich relevanten Datenschutz ergeben sich aus der am 25.5.2018 in Kraft getretenen DSGVO und dem novellierten BDSG nicht. Die Regelungen zur im Beschäftigungsverhältnis zulässigen Datenerhebung, -verarbeitung und Nutzung ist nahezu unverändert aus § 32 BDSG a.F. in § 26 BDSG n.F. übernommen worden. Die für die Datenerhebung, -verarbeitung und Nutzung erforderliche Einwilligung wurde in den Art. 4 und 7 DSGVO konkretisiert. Siehe ausführlich zum Thema Beschäftigtendatenschutz § 78.