§ 1a Individualarbeitsrecht – Teil 1 / a) Hintergrund

Rz. 1169

Der Begriff der Personalakte ist gesetzlich nicht definiert. Unter Personalakten im formellen Sinn sind diejenigen Schriftstücke und Unterlagen zu verstehen, welche der Arbeitgeber als "Personalakte" führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordnet sind. Personalakten im materiellen Sinne sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen.^[2775]

Rz. 1170

Eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, Personalakten zu führen, gibt es als solche nicht. Allerdings ist der Arbeitgeber aufgrund diverser gesetzlicher Bestimmungen verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen über Vorgänge, die die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses und die bestehenden öffentlich-rechtlichen Pflichten des Arbeitgebers betreffen. So ist der Arbeitgeber nach § 28d SGB IV verpflichtet, den Gesamtsozialversicherungsbeitrag abzuführen und folglich gem. § 28f SGB IV auch verpflichtet, entsprechende Aufzeichnungen getrennt nach Kalenderjahren und Arbeitnehmern zu führen und diese bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Entsprechend Verpflichtungen bestehen auch in steuerlicher Hinsicht (§ 147 AO) sowie nach § 257 HGB.

Rz. 1171

Wenn der Arbeitgeber Personalakten führt, sind sie äußerlich erkennbar in Ordner, Heften oder Blattsammlungen zu führen, entsprechend zu kennzeichnen und nach der Art ihrer Registrierung oder Aufbewahrung als zueinander gehörend zu bezeichnen.^[2776]

Rz. 1172

Führt der Arbeitgeber eine Personalakte, muss dies den Grundsätzen von Richtigkeit, Vollständigkeit, Transparenz und Vertraulichkeit folgen, vgl. hierzu Rdn 1179 ff. Der Arbeitgeber ist deshalb darauf verwiesen, auch im Laufe des Arbeitsverhältnisses Aktualisierungen durch den Arbeitnehmer zu erhalten.

Rz. 1173

Das Führen der Personalakte unterliegt den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG. Personalakten können sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form geführt werden. Relevante Unterschiede ergeben sich auch in datenschutzrechtlicher Hinsicht nicht. Die bisweilen vertretene Auffassung, es mache hierzu einen Unterschied, ob die Personalakten in Papierform oder elektronisch geführt werden,^[2777] ist nach der DSGVO nicht zutreffend. Auch das Führen von Papierakten unterliegt den Maßgaben der DSGVO und des BDSG, Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Der Arbeitgeber benötigt zum Führen der Personalakten allerdings keine Einwilligung des Arbeitnehmers, solange die Führung zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt, Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG. Dies gilt nicht, wenn über die sonst üblichen Daten hinaus besonders sensitive personenbezogene Daten wie Gesundheitsdaten betroffen sind, Art. 9 DSGVO. Auch wenn eine Einwilligung im Regelfall nicht gesondert erforderlich ist, bedarf es doch der Information über die verantwortliche Stelle, die Zweckbestimmung der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung und die Kategorien von Empfängern, sofern eine Übermittlung an Dritte erfolgt, Art. 13 Abs. 1 DSGVO. Werden zu einem späteren Zeitpunkt weitere Inhalte in die Personalakte aufgenommen, ist der Beschäftigte hierüber ebenfalls zu unterrichten.

Rz. 1174

Personalakten enthalten sensible und die Persönlichkeitsrechte berührende Daten. Hierauf aufbauend ergeben sich abgestufte Einsichts-, Korrektur- oder Beseitigungsrechte, vgl. hierzu Rdn 1195 ff.

[2775] BAG 7.5.1980 – 4 AZR 214/78, juris; BAG 16.11.2010 – 9 AZR 573/09, NZA 2011, 453.

[2776] BAG 16.11.2010 – 9 AZR 573/09, NZA 2011, 453.

[2777] Küttner/Pöche, Personalbuch 2023, Personalakte Rn 4.