§ 1a Individualarbeitsrecht – Teil 1 / b) Rechtliche Grundlagen

aa) Inhalte der Personalakte

Rz. 1175

Der zulässige Inhalt der Personalakte bestimmt sich sowohl unter dem Aspekt des Persönlichkeitsrechtes als auch unter dem Aspekt des Datenschutzes nach dem Zweck der Speicherung. Die Aufnahme in die Personalakte ist insoweit zulässig, als dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Inhaltlich soll die Personalakte möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seine dienstliche Laufbahn Aufschluss geben.^[2778] Zulässige Inhalte können daher neben der Bewerbung des Beschäftigten alle im laufenden Arbeitsvertrag relevanten Vorgänge wie die laufenden Abrechnungsunterlagen, Beurteilungen des Beschäftigten, Ermahnungen, Abmahnungen bis hin zur Kündigung oder zu Aufhebungsverträgen sein. Auch das Zeugnis ist Bestandteil der Personalakte.

Rz. 1176

Eine Grenze findet das Recht auf Aufnahme von Vorgängen in die Personalakte sowie des Belassens in der Personalakte dort, wo die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers überwiegen oder besondere datenschutzrechtliche Bestimmungen entgegenstehen. So dürfen Informationen über Beschäftigte, die nicht unmittelbar das Beschäftigungsverhältnis betreffen, nicht aufgenommen werden. Erhält ein Arbeitgeber beispielsweise von anonymer Seite Informationen über das Privatleben seines Arbeitnehmers, dürfen diese nicht zur Personalakte genommen werden.

Rz. 1177

Während die Aufnahme solcher Inhalte, die zur Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, nach Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG keiner gesonderten Einwilligung bedarf, ist dies anders, wenn es sich um besondere Arten personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO handelt, insbesondere um Gesundheitsdaten. In diesem Fall ist eine gesonderte Einwilligung des Beschäftigten erforderlich, die sich ausdrücklich auf diese Daten beziehen muss. Dies gilt insbesondere auch für Untersuchungsergebnisse durch den Betriebsarzt.

Rz. 1178

Auch wenn die Einwilligung vorliegt, müssen besondere Arten personenbezogener Daten im Rahmen der Personalaktenführung gesondert geschützt werden. Sie sind vor unbefugter zufälliger Kenntnisnahme durch Einschränkung des Kreises der Informationsberechtigten zu schützen. In Betracht kommt insbesondere, die Daten in einem gesonderten, verschlossenen Umschlag zu verwahren.^[2779] Aus diesem Grunde empfiehlt es sich z.B., im Rahmen eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (bEM) die bei dieser Gelegenheit zusätzlich erhobenen, die Gesundheit des Beschäftigten betreffenden Daten in einem gesonderten Umschlag zu verwahren und im Zuge der Einladung zu dem bEM hierauf auch gesondert hinzuweisen.

[2778] BAG 12.9.2006 – 9 AZR 271/06, NZA 2007, 269; BAG 7.9.1988 – 5 AZR 625/87, NZA 1989, 272.

[2779] BAG 12.9.2006 – 9 AZR 271/06, NZA 2007, 269.

bb) Grundsätze der Führung der Personalakte

Rz. 1179

Die Personalaktenführung muss den Grundsätzen der Richtigkeit, Vollständigkeit, Transparenz und Vertraulichkeit entsprechen. Der Grundsatz der Richtigkeit der Personalakte fordert, dass alle in der Personalakte enthaltenen Tatsachen wahr und aktuell sind.^[2780] Was "unrichtig" ist, wirft bisweilen objektiv Probleme auf. Im Falle der Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte kommt es beispielsweise alleine darauf an, ob der erhobene Vorwurf objektiv gerechtfertigt ist, nicht aber darauf, ob das beanstandete Verhalten dem Arbeitnehmer auch subjektiv vorgeworfen werden kann.^[2781]

Rz. 1180

Der Grundsatz der Vollständigkeit verlangt, dass zusammengehörende Sachverhalte auch in sich vollständig und deshalb nicht die Wahrheit verzerrend dargestellt werden. Dies gebietet bereits die Achtung des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers, auch wenn es hierzu keine dem Beamtenrecht entsprechende Vorschrift gibt (vgl. § 106 Abs. 1 BBG). Vollständig in diesem Sinne bedeutet auch, dass die materielle Personalakte vollständig "in einem Paket" geführt sein muss. Es dürfen keine Teile in Geheimakten oder Nebenakten ausgelagert werden. Unmittelbarer Ausfluss des Prinzips der Vollständigkeit ist das Recht des Beschäftigten, die Aufnahme bestimmter Tatsachen in die Personalakte zu verlangen (§ 83 Abs. 2 BetrVG, vgl. Rdn 1201).

Rz. 1181

Die Gebote der Richtigkeit und Vollständigkeit berechtigen den Arbeitgeber, im Rahmen der Pflege der Personalakten beispielsweise durch vertragliche Regelungen die Aktualisierung der Daten vom Arbeitnehmer einzufordern, vgl. Rdn 1185.

Rz. 1182

Der Grundsatz der Transparenz der Personalakte trägt ebenfalls dem Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten Rechnung. Transparenz bezieht sich dabei nicht auf jedermann, sondern in erster Linie auf den Beschäftigten selber. Insoweit ist das Transparenzgebot spezialgesetzlich in § 83 Abs. 1 BetrVG normiert.

Rz. 1183

Der Grundsatz der Vertraulichkeit schließlich erfordert, dass die Personalakten gegenüber Nichtberechtigten verschlossen bleiben müssen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein sinnvolles Zugriffskonzept zu entwickeln, das gewährleistet, dass nur im R...