Meldung von Verstößen ("Whistleblowing")
(1) Meldepflicht
Die Beachtung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Regeln einschließlich der Bestimmungen in diesem Verhaltenskodex hat in unserem Unternehmen höchste Priorität. Verstöße, insbesondere solche, die strafbewehrt sind, können schwerwiegende Konsequenzen sowohl für betroffene Beschäftigten als auch für das Unternehmen zur Folge haben und dem Ansehen des Unternehmens in der Öffentlichkeit schweren Schaden zufügen. Die Beschäftigten sind deshalb verpflichtet, Informationen über Rechtsverstöße sowie über Verstöße gegen die Werte des Unternehmens oder geltende Prozesse unverzüglich zu melden. Zuvor hat die hinweisgebende Person sämtliche zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um auszuschließen, dass unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet werden. Insbesondere hat die hinweisgebende Person daher zu prüfen, ob greifbare Anhaltspunkte bestehen, dass die zugrunde liegenden Informationen nicht der Wahrheit entsprechen. Soweit gesetzliche Bestimmungen, insbesondere § 136 StPO oder § 5 HinSchG, einer Meldepflicht entgegenstehen, bleiben diese unberührt.
(2) Meldestelle
Das Unternehmen hat ein digitales Hinweisgebersystem als interne Meldestelle eingerichtet. Die Meldung hat vorrangig an die interne Meldestelle zu erfolgen, insbesondere in Fällen, in denen keine objektiven Tatsachen bestehen, dass nicht intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann oder Repressalien der hinweisgebenden Person zu befürchten sind oder der hinweisgebenden Person die Meldung an die interne Meldestelle aus anderen Gründen nicht zumutbar ist.
Die interne Meldestelle ist im Intranet über den Hinweis-Link, über die Hinweis-App sowie über die telefonische Hinweis-Hotline zugänglich. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person wird für eine Meldung binnen fünf Arbeitstagen eine persönliche Zusammenkunft mit den für die Bearbeitung interner Meldungen Zuständigen ermöglicht.
(3) Zuständigkeit
Die interne Meldestelle ist zuständig für die Entgegennahme von durch Beschäftigte oder Zeitarbeitskräfte erfolgte Meldungen von Informationen über Rechtsverstöße sowie über Verstöße gegen die Werte des Unternehmens oder geltende Prozesse.
Die interne Meldestelle ist ferner zuständig für die Entgegennahme von Hinweisen von Beschäftigten und Zeitarbeitskräften auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln des Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind.
Für die Entgegennahme von Beschwerden nach § 13 AGG ist ausschließlich die AGG-Beschwerdestelle zuständig.
(4) Verfahren vor der Meldestelle
Zuständig für die Bearbeitung eingehender Meldungen ist ausschließlich die Compliance Einheit (nachfolgend: Compliance Anwälte).
Eingehende Meldungen werden durch die Compliance Anwälte in dauerhaft abrufbarer Weise und unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert. Erfolgt die Meldung mittels Sprachnachricht oder telefonisch, erfolgt eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung der Nachricht oder die Anfertigung eines Wortprotokolls nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person. Wird eine Einwilligung nicht erteilt, erfolgt die Dokumentation mittels Inhaltsprotokolls. Vorstehende Regelungen gelten sinngemäß, wenn die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft erfolgte.
Die Compliance Anwälte bestätigen der hinweisgebenden Person spätestens nach sieben Kalendertagen den Eingang ihrer Meldung. Die Bestätigung erfolgt unter Angabe des Eingangsdatums sowie einer Vorgangsnummer mittels privat markierter E-Mail an den dienstlichen E-Mail-Account der hinweisgebenden Person. Verfügt die hinweisgebende Person über keinen dienstlichen E-Mail-Account, erfolgt die Bestätigung in Papierform in einem festverschlossenen, ausschließlich mit dem Namen der hinweisgebenden Person beschrifteten Umschlag.
(5) Folgemaßnahmen
Die Compliance Anwälte prüfen unverzüglich die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und ergreifen die angemessenen Folgemaßnahmen. Im Bedarfsfall ersuchen sie die hinweisgebende Person um weitere Informationen.
Angemessene Folgemaßnahmen sind insbesondere, aber nicht abschließend, die Durchführung interner Untersuchungen im Unternehmen oder in bestimmten Abteilungen, Kontaktaufnahme zu den betroffenen natürlichen oder juristischen Personen, die den Verstoß begangen haben sollen oder mit dieser verbunden sind, Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen, eine Einstellung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen oder die Abgabe des Verfahrens an die interne Revision oder eine zuständige Behörde.
Eine Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen ist nicht angemessen, wenn die Aufklärung des gemeldeten Verstoßes dadurch wesentlich beeinträchtigt oder gefährdet werden könnte.
(6) Berichtspflichten
Die Compliance ...