Martin Brock, Dr. Katja Francke
Die Datenverarbeitung ist nach § 26 Abs. 2 BDSG auf Grundlage einer Einwilligung zulässig. Bei der Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung sind insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen (§ 26 Abs. 2 S. 2 BDSG). Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfogen.
Die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Der Arbeitnehmer muss eine echte Wahl zwischen Abgabe und Ablehnung der Einwilligungserklärung haben und seine Einwilligung jederzeit widerrufen können, hier sind die Umstände des Einzelfalls maßgeblich. Es muss geprüft werden, ob die freie Entscheidung des Arbeitnehmers aufgrund der wirtschaftlichen und sozialen Gegebenheiten möglich war. Vor diesem Hintergrund ist abzuraten, datenschutzrechtliche Einwilligungen unmittelbar bei Begründung des Arbeitsverhältnisses einzuholen oder sie gar zum Bestandteil des Arbeitsvertrages zu machen. Durch eine Einwilligung darf das Fragerecht des Arbeitgebers nicht erweitert werden; so darf ein Arbeitgeber nicht über die Einwilligung des Arbeitnehmers Informationen erlangen und verarbeiten, die ihm nach den für das Arbeitsrecht geltenden Grundsätzen unzugänglich sein sollen.
Die Einwilligung ist im Voraus einzuholen. Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist sie besonders hervorzuheben. (§ 4a Abs. 1 S. 4 BDSG), das gilt insbesondere für in AGB enthaltene Klauseln. Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über den Zweck der Datenverarbeitung aufzuklären. Eine pauschale Einwilligung, die die Zweckbestimmung der beabsichtigten Datenverwendung oder die Empfänger einer beabsichtigten Datenübermittlung nicht nennt, ist unzulässig. Vielmehr muss die Einwilligung so bestimmt sein, dass die Art der personenbezogenen Daten und der Zweck der Erhebung oder Verwendung sowie im Fall der Übermittlung etwaige Empfänger hinreichend genau benannt werden. Ein Hinweis darauf, welche Folgen eine Verweigerung der Einwilligung hat, hat nur zur erfolgen, wenn es nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich ist oder der Betroffene danach verlangt. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Erhebt, speichert, verändert, übermittelt oder nutzt der Arbeitgeber personenbezogene Daten seiner Arbeitnehmer ohne dass es für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist, bedürfen derartige Vorgänge mangels gesetzlicher Ermächtigung der Einwilligung des Betroffenen. Beispiele hierfür sind etwa die Datenübermittlung zur Managementpotentialermittlung von der Konzerntochter an die Konzernmutter, die Übermittlung von Arbeitnehmerdaten an die betriebseigene Krankenkasse zu Werbezwecken oder die Datenübermittlung an die Konzernmutter, um Unternehmensaktien von der Konzernmutter bevorzugt erhalten zu können.