Rz. 34
Einige am Markt erhältliche Terminkalender sehen vor, die von dem und für den Anwalt vereinbarten Besprechungstermine in einer eigenen Spalte einzutragen. Hierbei werden der Name des Mandanten und die Angelegenheit, wegen der er kommt, vermerkt. Handelt es sich um ein neues Mandat, sollte auch das vermerkt werden (z.B. mit dem Zusatz: n.S. "neue Sache"). Ebenso sollte zumindest eine Telefonnummer des neuen Mandanten (Handy) zum Termin notiert werden, um in Notfällen den Mandanten erreichen zu können. In den meisten Fällen vereinbart die Mitarbeiterin des Anwalts die Besprechungstermine mit Mandanten. Oft ist durch eine kurze Rückfrage beim Anwalt zu klären, wie lange er für eine Besprechung voraussichtlich benötigt. Dementsprechend sind die Folgezeiten zu blockieren, damit andere Mitarbeiter hier nicht zusätzliche Termine vergeben. Sofern schon ein Vorgang existiert, wird die zu diesem Vorgang angelegte Akte spätestens am Besprechungstag dem Anwalt vorgelegt, damit er sich auf die Besprechung vorbereiten kann. Durch Rückfrage ist zu klären, ob die Sache besonders eilbedürftig ist; hier ist vorsichtshalber unter Umständen auch mit dem Anwalt selbst zu verbinden. Auch wenn es sich praxisfern anhört, bei neuen Terminen den Mandanten mit dem Anwalt zu verbinden und Anwälte häufig gar nicht mit den Mandanten telefonieren möchten: Mitarbeiter sind nach aktueller Rechtsprechung des BGH nicht befugt, Rechtsfragen am Telefon zu klären. Schon die Frage nach dem Zeitpunkt einer Zustellung ("Welches Datum steht auf dem gelben Umschlag?") ist eine Rechtsfrage, die Mitarbeiter im Grunde genommen gar nicht beantworten dürfen. Angaben des Mandanten zu Rechtstatsachen hat der Anwalt im Übrigen unverzüglich zu überprüfen,[10] um z.B. einen Schaden durch Fristversäumnisse für den Mandanten zu vermeiden.
Rz. 35
Wenn in einer Kanzlei mehrere Anwälte arbeiten, werden die Besprechungstermine für jeden Anwalt gesondert notiert, um so dem Anwalt einen schnellen Überblick über seine Verpflichtungen für einen Tag zu ermöglichen. Natürlich kann man solche Terminübersichten auch über das EDV-Programm, z.B. über Outlook verwalten.
Rz. 36
Der Besprechungsterminkalender muss nicht in Papierform, er kann auch allein mit der EDV geführt werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Kanzlei über eine vernetzte EDV-Anlage verfügt, die den Kalenderzugriff von Anwalt und Sekretärin gleichermaßen ermöglicht. Dann können beide jederzeit Termine für den Anwalt vergeben, ohne dass es zu Überschneidungen kommen kann.
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