Rz. 31
Ein Muster für einen Fristenkalender in Papierform ist unter Rdn 43 dargestellt:
1. Gerichtstermine
Rz. 32
Ein Papierkalender enthält die Möglichkeit, Gerichtstermine einzutragen. Dabei müssen die Sache, Ort, Zeit, Aktenzeichen und Raum des Termins vermerkt werden. Sofern mehrere Anwälte in einer Kanzlei tätig sind, wird auch noch vermerkt, wer Sachbearbeiter der terminierten Sache ist. Normalerweise nimmt dieser Anwalt den Termin wahr.
Rz. 33
Dem Sachbearbeitervermerk dienen in manchen Papierkalendern eigene Spalten des Kalenders. Ergibt sich eine Doppelbelegung für den Termin, eine Terminskollision, muss umgehend versucht werden, entweder einen Vertreter zu finden oder eine Terminsverlegung bei Gericht zu beantragen. Diese muss begründet werden, wobei die ältere Terminierung der neueren vorgeht.
2. Besprechungstermine
Rz. 34
Einige am Markt erhältliche Terminkalender sehen vor, die von dem und für den Anwalt vereinbarten Besprechungstermine in einer eigenen Spalte einzutragen. Hierbei werden der Name des Mandanten und die Angelegenheit, wegen der er kommt, vermerkt. Handelt es sich um ein neues Mandat, sollte auch das vermerkt werden (z.B. mit dem Zusatz: n.S. "neue Sache"). Ebenso sollte zumindest eine Telefonnummer des neuen Mandanten (Handy) zum Termin notiert werden, um in Notfällen den Mandanten erreichen zu können. In den meisten Fällen vereinbart die Mitarbeiterin des Anwalts die Besprechungstermine mit Mandanten. Oft ist durch eine kurze Rückfrage beim Anwalt zu klären, wie lange er für eine Besprechung voraussichtlich benötigt. Dementsprechend sind die Folgezeiten zu blockieren, damit andere Mitarbeiter hier nicht zusätzliche Termine vergeben. Sofern schon ein Vorgang existiert, wird die zu diesem Vorgang angelegte Akte spätestens am Besprechungstag dem Anwalt vorgelegt, damit er sich auf die Besprechung vorbereiten kann. Durch Rückfrage ist zu klären, ob die Sache besonders eilbedürftig ist; hier ist vorsichtshalber unter Umständen auch mit dem Anwalt selbst zu verbinden. Auch wenn es sich praxisfern anhört, bei neuen Terminen den Mandanten mit dem Anwalt zu verbinden und Anwälte häufig gar nicht mit den Mandanten telefonieren möchten: Mitarbeiter sind nach aktueller Rechtsprechung des BGH nicht befugt, Rechtsfragen am Telefon zu klären. Schon die Frage nach dem Zeitpunkt einer Zustellung ("Welches Datum steht auf dem gelben Umschlag?") ist eine Rechtsfrage, die Mitarbeiter im Grunde genommen gar nicht beantworten dürfen. Angaben des Mandanten zu Rechtstatsachen hat der Anwalt im Übrigen unverzüglich zu überprüfen, um z.B. einen Schaden durch Fristversäumnisse für den Mandanten zu vermeiden.
Rz. 35
Wenn in einer Kanzlei mehrere Anwälte arbeiten, werden die Besprechungstermine für jeden Anwalt gesondert notiert, um so dem Anwalt einen schnellen Überblick über seine Verpflichtungen für einen Tag zu ermöglichen. Natürlich kann man solche Terminübersichten auch über das EDV-Programm, z.B. über Outlook verwalten.
Rz. 36
Der Besprechungsterminkalender muss nicht in Papierform, er kann auch allein mit der EDV geführt werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Kanzlei über eine vernetzte EDV-Anlage verfügt, die den Kalenderzugriff von Anwalt und Sekretärin gleichermaßen ermöglicht. Dann können beide jederzeit Termine für den Anwalt vergeben, ohne dass es zu Überschneidungen kommen kann.
3. Fristen
Rz. 37
Neben den Terminen ist die Eintragung der Fristen im Kalender die wohl wichtigste Aufgabe. Hier werden alle gerichtlichen und gesetzlichen Fristen mit den jeweiligen Vorfristen notiert.
4. Vorfristen
Rz. 38
Zu der Frist wird eine Woche vor Fristablauf eine Vorfrist eingetragen. In den meisten Kanzleien wird das Wort "Vorfrist" mit eingetragen, bzw. das Kürzel "VF".
Rz. 39
Vorfristen weisen auf den eigentlichen Fristablauf hin und sind je nach Umfang der jeweiligen Maßnahme frühzeitig zu notieren. So empfiehlt es sich, bei einer Berufungsfrist eine Vorfrist von ca. einer Woche einzutragen. Dies geschieht in der Weise, dass der Name und das anwaltliche Aktenzeichen der Sache, in der eine der genannten Fristen abläuft, in den Kalender eingetragen werden.
Rz. 40
In der Praxis ist es bei Führung eines Papierkalenders üblich, verschieden farbige Stifte für die Eintragung der Fristen zu verwenden. Ablauffristen werden rot; Vorfristen häufig blau eingetragen.
5. Fristgrund
Rz. 41
In den Kalender sollte auch der Grund für die Fristeintragung notiert werden. Dies kann teilweise mittels einer Abkürzung geschehen, die allerdings eindeutig sein sollte. Jede Kanzlei verwendet oft entsprechend der hier häufig anfallenden Maßnahmen eigene Kürzel.
Rz. 42
Als Abkürzungen bieten sich an:
| V |
für die Anzeige der Verteidigungsbereitschaft |
| Klw |
für die Fertigung der Klageerwiderung |
| S |
für die Fertigung von Schriftsätzen |
| sof.B |
für die Einlegung der sofortigen Beschwerde |
| Beruf. |
für die Einlegung von Berufungen |
| BBegr |
für die Fertigung von Berufungsbegründungen |
| Rev. |
für Revisionen |
| RBegr |
für die Fertigung von Revisionsbegründungen |
| Beschw |
für Beschwerden |
| NZB |
für die Nichtzulassungsbesc... |