Ivana Bugarin, Michael Brunner
Rz. 207
Die Grundkenntnisse von Excel, wie einfache Formeln, haben sich die meisten Kollegen selber mit "learning by doing" beigebracht. Doch immer wieder stößt man an seine Grenze, wenn es um die Übersichtlichkeit von Excel-Tabellen geht.
Rz. 208
Als Beispiel soll eine Übersicht über die Personalkosten einer Anwaltssozietät erstellt werden, die nach einzelnen Dezernaten und fortlaufend nach Monaten geordnet ist.
In dem Beispiel wurden ausnahmsweise fiktive Namen verwendet, da Abkürzungen wie Frau A und Herr B meist schlechter zu merken sind und die Aufmerksamkeit von der eigentlichen Aufgabe, eine übersichtliche Tabelle zu schaffen, abgelenkt würde.
Das Gerüst unserer Exceltabelle besteht dabei aus der Spalte A sowie der Zeile 1.
In Spalte A werden zunächst die einzelnen Dezernate mit den entsprechenden Mitarbeitern eingetragen. Lassen Sie jedoch die Zeile 1 frei, da wir hier später die einzelnen Monate eintragen werden.
I. Zeilenumbruch in der Zelle
Rz. 209
Bereits hier ergibt sich das erste Problem. Durch die unterschiedliche Länge der Namen reichen einige in die Spalte B hinein. Sobald Sie etwas in die benachbarten Zellen der Spalte B eintragen, wird jedoch der Name abgeschnitten.
Die meisten lösen dieses Problem, indem sie die Spaltenbreite korrigieren. Dies geht ähnlich wie in einer Word-Tabelle wie folgt:
1. |
Zeigen Sie auf den Spaltentrennstrich zwischen den Spalten A und B. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Doppelpfeils an. |
2. |
Ziehen Sie jetzt einfach den Spaltentrennstrich nach rechts bis die gewünschte Spaltenbreite erreicht ist. |
Rz. 210
Wenn ein noch längerer Name zu einem späteren Zeitpunkt eingefügt werden muss, hätte man jedoch das gleiche Problem und müsste die Spaltenbreite wiederholt anpassen.
Daher ist die weitaus bessere Lösung, die Zellen entsprechend zu formatieren.
1. |
Markieren Sie hierzu zunächst die Zellen der Spalte A. |
2. |
Mit Klicken der rechten Maustaste kommen Sie nun ins sog. Kontextmenü. Wählen Sie jetzt den Befehl Zellen formatieren aus. Excel öffnet jetzt das Dialogfeld Zellen formatieren, welches aus verschiedenen Registerkarten besteht. |
3. |
Auf der Registerkarte Ausrichtungen setzen Sie bei Zeilenumbruch ein Häkchen. |
Rz. 211
Es erfolgt nun ein Zeilenumbruch innerhalb der Zelle, sodass der Name immer vollständig angezeigt wird. Die Zelle wird entsprechend größer.
II. Automatische Umwandlung von Zahlen
Rz. 212
In der Zeile 1 werden nunmehr die einzelnen Monate eingegeben mit einer entsprechenden Jahreszusammenfassung. Um nicht unliebsame Überraschungen zu erleben, dass Excel eingegebene Zahlen umwandelt (z.B. bei der Eingabe 01/07 in 1. Juli), bietet es sich an, die gesamten Zellen der Zeile 1 zu formatieren.
1. |
Markieren Sie hierzu den benötigten Zellenbereich der Zeile 1. Durch einen Klick auf die rechte Maustaste gelangen Sie wieder ins Kontextmenü. |
2. |
Gehen Sie diesmal jedoch auf die Registerkarte Zahlen und wählen dort den Befehl Text aus. Dies hat zur Folge, dass alle Zahlen wie eingegeben dargestellt und nicht umgewandelt werden. |
3. |
Vorsorglich sollte auch hier auf der Registerkarte Ausrichtung wieder der Zeilenumbruch angeklickt werden. |
4. |
Da später auch noch die Dezernatssummen gebildet werden sollen, fügen Sie ferner in Zeile 5 mit rechter Maustaste eine neue Zeile ein für "Gesamt Dezernat A". |
Rz. 213
Unsere Tabelle sieht jetzt wie folgt aus:
III. Tabellenfenster fixieren
Rz. 214
Unser Grundgerüst steht. Bei umfangreichen Tabellen muss zum Ansehen der Tabelleneinträge häufig nach unten oder nach rechts geblättert werden. In unserem Beispiel würde unsere Namens- und Dezernatsliste in Spalte A beim Rechtsblättern irgendwann aus dem sichtbaren Bereich "herauswandern". Sie können jedoch Excel mit folgenden Schritten anweisen, die Spalte A zu fixieren.
1. |
Gehen Sie in Zelle A 2 um den Bereich ab dieser Zelle zu fixieren. |
2. |
Wählen Sie auf der obigen Multifunktionsleiste die Registerkarte Ansicht aus und öffnen Sie in der Gruppe Fenster die Schaltfläche Fenster fixieren. |
3. |
Dort können Sie jetzt den Befehl erste Spalte fixieren auswählen. |
IV. Zellhintergrund einfärben
Rz. 215
Zwecks Übersichtlichkeit bietet es sich ferner an, den Zellhintergrund einzufärben.
1. |
Markieren Sie hierzu wieder den entsprechenden Zellbereich, hier die Spalte A. |
2. |
Öffnen Sie auf der Multifunktionsleiste die Registerkarte Start und dort sodann in der Gruppe Schriftart die Schaltfläche Füllfarbe. |
Wählen Sie eine Ihnen zusagende Farbe aus.
V. Währungseingabe
Rz. 216
Die einzelnen Gehälter können eingegeben werden. Um die Zahlen jedoch als Währung anzuzeigen, müssen die Zellen wiederum entsprechend formatiert werden.
1. |
Markieren Sie hierzu die Zellen, in denen die Gehaltssumme eingetragen werden sollen. |
2. |
Mit Klicken der rechten Maustaste kommen Sie wieder ins Kontextmenu. |
3. |
Wählen Sie den Befehl Zellen formatieren aus und dort die Registerkarte Zahlen und dann den Befehl Währungen. |
Rz. 217
Die Gehälter können jetzt problemlos in EUR eingegeben werden.
VI. Summenfunktion
Rz. 218
Nach Eingabe der einzelnen Gehälter können die Gesamtbeträge mithilfe der Summenfunktion gebildet werden.
1. |
Markieren Sie hierzu die entsprechenden Zellen, die addiert werden sollen, einschließlich... |