Ivana Bugarin, Michael Brunner
Rz. 53
Bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sollten zwingend Arbeitsanweisungen getroffen werden. Angefangen vom Öffnen der Post, Heraussuchen aktenbezogener Post sowie der Bearbeitung von Post mit Fristen und Terminen.
Rz. 54
Eine Arbeitsanweisung sollte folgende Punkte enthalten. Sie kann beliebig erweitert und ergänzt werden.
1. Zuständige Bearbeiter des Posteingangs
Rz. 55
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Welche Mitarbeiter (Vertreter) sind für die Bearbeitung des Posteingangs zuständig – einschließlich der Ermittlung, Berechnung und Notierung von Fristen, der Notierung von Terminen sowie Überwachung und Kontrolle von Fristen und Terminen beim Postausgang? Bei dem Postbearbeiter muss es sich um eine ausgebildete Fachkraft handeln. Dieser Mitarbeiter ist auch regelmäßig der Fristensachbearbeiter der Kanzlei. |
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Welcher Mitarbeiter (Vertreter) sucht die aktenbezogene Post heraus? |
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Wer kontrolliert den Posteingang und legt ggf. die Post der Postbearbeiterin/dem Postbearbeiter vor? |
2. Nicht zu öffnende Post
Rz. 56
Ob und inwieweit private Post oder Kontoauszüge geöffnet werden dürfen, sollte vorher von dem RA mitgeteilt werden. Der Posteingangsbearbeiter ist darüber zu informieren.
3. Kontrolle des Posteingangs
Rz. 57
Der Posteingang findet nicht nur am Vormittag statt, wenn der Briefträger im günstigsten Fall die Eingangspost auf Ihren Schreibtisch legt, sondern über den ganzen Tag verteilt – auch außerhalb der Bürozeiten. Sicherlich kennen Sie die Flut von E-Mails und Telefaxen, die zunächst an einem Montagmorgen im Büro warten.
Mittlerweile gibt es auch private Postzusteller, die zu anderen Tageszeiten die Post zustellen. Neben der Zusendung von Schriftstücken per Telefax findet der Posteingang im Zeitalter des Internets und des elektronischen Rechtsverkehrs zudem auch via E-Mail statt.
Sehr viele Mandanten machen ebenfalls von dieser Art der Kommunikation Gebrauch.
Aus diesen Gründen ist ein besonders großes Maß an Sorgfalt und Kontrolle beim Posteingang an den Tag zu legen. Zu berücksichtigen sind:
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Posteingang durch den Briefträger in den Kanzleiräumen, |
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Posteingang durch private Zusteller in den Kanzleiräumen, |
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Posteingang durch Einwurf in den Briefkasten, |
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Posteingang durch Boten/Kurier, |
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Posteingang via Telefax, |
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Posteingang via E-Mail, |
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Posteingang in einem bei der Post unterhaltenen Postfach, |
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Posteingang durch persönliche Übergabe von Mandanten/Dritten. |
Die Kontrolle des Posteingangs hat in der Weise zu erfolgen, dass regelmäßig täglich der Briefkasten auf Posteingang kontrolliert und geleert wird.
Rz. 58
Praxistipp:
Hier könnte ein Vordruck verwendet werden, wann welche Mitarbeiterin zu welcher Uhrzeit den Briefkasten auf Posteingang kontrolliert und ggf. geleert hat. Der letzte Kontrollgang zum Briefkasten und die letzte Leerung sollten kurz vor dem Ende der Bürozeiten erfolgen.
In dem Vordruck können Sie die Uhrzeit der Leerung, den Wochentag sowie das Ergebnis der Kontrolle angeben. Der Mitarbeiter, der die Kontrolle vorgenommen hat, sollte die Angaben mit einem Handzeichen versehen.
Rz. 59
Ein entsprechender Vordruck, wann wer den Briefkasten auf Posteingang kontrolliert hat, kann wie folgt gestaltet werden:
In dem Beispiel wird eine Kontrollerfassung durch die Mitarbeiter, deren Handzeichen Ma. und Be. lauten, bis zum Dienstag notiert.
Rz. 60
Muster 2.3: Vordruck Posteingangskontrolle
Muster 2.3: Vordruck Posteingangskontrolle
Kontrolle/Leerung Briefkasten
für die Zeit von
Montag ( Datum ) bis Freitag ( Datum )
Wochentag |
Uhrzeit/Handz. Mitarbeiter |
Uhrzeit/Handz. Mitarbeiter |
Uhrzeit/Handz. Mitarbeiter |
Montag |
9.00 Uhr Leerung Ma. |
14.30 Kein Post-E Ma. |
17.30 Kein Post-E Ma. |
Dienstag |
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Mittwoch |
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Donnerstag |
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Freitag |
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Rz. 61
Ihrer Fantasie bei dem Erstellen eines solchen Vordrucks sind keine Grenzen gesetzt. Achten Sie bei dem Entwurf darauf, dass die Uhrzeit notiert ist und dass Sie den Wochentag mit Datum, Unterschrift/Handzeichen angeben. Achten sie auch darauf, dass
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das Telefaxgerät auf Posteingang kontrolliert wird. |
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das E-Mail-Postfach auf Posteingang kontrolliert wird. Hier ist zu empfehlen, auch den sog. "Spam-Filter" auf Posteingang zu kontrollieren, da es durchaus passieren kann, dass Post dort eingeht. |
Das LG Bonn hat mit Urt. v. 10.1.2014 zum AZ 15.O.189/13 festgestellt, dass täglich der Spamordner kontrolliert werden muss.
4. Posteingang bei Akten im Umlauf
Rz. 62
Des Weiteren muss eine Regelung darüber getroffen werden, wie mit den Akten zu verfahren ist, die im Umlauf sind:
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Hier könnte die Regelung getroffen werden, dass eine "Haftnotiz" mit einem entsprechenden Vermerk "Akte x./.y befindet sich beim Posteingang" deutlich sichtbar an die entsprechende Stelle, wo sich die Akte befand, angebracht wird. |
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Es könnte auch eine Liste/Vordruck mit der Überschrift "Akten befinden sich bei dem Posteingang" mit der Bezeichnung der jeweiligen Akten angefertigt werden. |
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Werden Akten z.B. vom Banddiktat entfernt, könnte wie oben beschrieben verfahren werden. Bei diesen Akten ist bei Vorlage der Post an den RA zudem ein Vermerk anzubringen, dass die Akte wieder ggf. zum Banddiktat zurückgereicht werden soll. |
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Nach Möglichkeit sollt... |