Ivana Bugarin, Michael Brunner
Rz. 119
Der Termin- und Fristenkalender ist das elementarste Organisationsmittel einer Kanzlei.
Rz. 120
Ein Termin- und Fristenkalender besteht i.d.R. aus einem
▪ |
Kalender in Papierform (nachfolgend P-Kalender genannt), |
▪ |
Kalender in elektronischer Form (nachfolgend E-Kalender genannt). |
Rz. 121
Der Termin- und Fristenkalender gibt Ihnen auf den ersten Blick sofort Auskunft über anstehende:
▪ |
Gerichtstermine, |
▪ |
Ortstermine, |
▪ |
Fristen, |
▪ |
Vorfristen, |
▪ |
Wiedervorlagen, |
▪ |
Mandantentermine, |
▪ |
Dauertermine. |
Rz. 122
Des Weiteren zeigt er Ihnen auf,
▪ |
wann Fristen zu bearbeiten sind, |
▪ |
wann Termine wahrgenommen werden müssen, |
▪ |
wann und welche Wiedervorlagen bearbeitet werden müssen, |
▪ |
inwieweit der RA ausgelastet ist, |
▪ |
inwieweit Terminskollisionen (Gerichtstermine) gegeben sind, |
▪ |
Abwesenheit des RA von der Kanzlei. |
Rz. 123
So können Sie sofort die erforderlichen Maßnahmen einleiten.
1. Papier-Kalender
Rz. 124
Im Hinblick auf die Führung und den Umgang des P-Kalenders sollten folgende Arbeitsanweisungen getroffen werden:
a) Stammplatz
Rz. 125
Es ist dringend zu empfehlen, für den P-Kalender einen festen "Stammplatz" in der Kanzlei zu bestimmen. Nach Möglichkeit sollte dies der Postein- und -ausgangsarbeitsplatz sein. So weiß jeder Mitarbeiter der Kanzlei, wo sich der P-Kalender befindet. Der Fristensachbearbeiter erspart sich dadurch (gerade in Großkanzleien) das zeitaufwändige Suchen des Kalenders.
b) Verantwortlicher/Vertreter
Rz. 126
Es sollten Fristensachbearbeiter (mit Vertretung) genannt werden. Ausschließlich diese Mitarbeiter nehmen Eintragungen in dem P-Kalender vor. Bei diesen Mitarbeitern muss es sich um ausgebildete Fachkräfte handeln. Sinnvoll ist, dass es sich bei diesen Mitarbeitern um die für die Postein- und -ausgangskontrolle zuständigen Fachkräfte handelt, s.a. Rdn 91, 55.
Sofern durch besondere Umstände keiner dieser Mitarbeiter anwesend ist, fällt die Verwaltung und Führung des P-Kalenders in den Aufgabenbereich des Bürovorstehers/Rechtsfachwirts/Büroleiters und im Falle seiner/ihrer Verhinderung in den Aufgabenbereich des RA/der RAe. In keinem Fall darf diese Tätigkeit einem/r Auszubildenden anvertraut werden.
Rz. 127
Regelmäßig wird vom BGH (Beschl. v. 5.2.2003 – VIII ZB 115/02, NJW 2003, 1815; Beschl. v. 17.1.2007 – XII ZB 166/05, NJW 2007, 1453; OLG Frankfurt am Main, Urt. v. 8.3.2007 – 4 U 74/03) zu Recht die Auffassung vertreten, dass die Fristenbearbeitung voll ausgebildetem, zuverlässig arbeitendem Fachpersonal obliegt. Denn für eine erfolgreiche Ermittlung, Berechnung und Notierung von Fristen sind fundierte Kenntnisse notwendig.
c) Rangfolge
Rz. 128
Alle Eintragungen, unabhängig davon, ob es sich um eine Frist, einen Gerichtstermin, allgemeinen Termin, Besprechungstermin usw. handelt, erfolgen immer und ausschließlich zuerst in dem P-Kalender.
d) Erledigte Fristen
Rz. 129
Erledigte Fristen werden in der Weise gekennzeichnet, dass Sie mit einem Häkchen () oder dem Vermerk "erl.", dem Handzeichen sowie Datum der Erledigung durch den Fristensachbearbeiter versehen werden.
e) Änderungen/Korrekturen
Rz. 130
Sofern eine Änderung von bereits eingetragenen Terminen und Fristen aufgrund von Fristverlängerungen oder Terminsaufhebungen und -verlegungen erfolgt, sind die hinfälligen Termine und Fristen in der Weise zu vermerken, dass sie gestrichen werden und mit einem entsprechenden Erledigungsvermerk versehen werden.
Die Termine und Fristen dürfen nicht durch Tipp-Ex unkenntlich gelöscht werden.
Beispiel:
Am 23.1.2018 ist eine Frist wie folgt notiert:
Mustermann ./. Mustermann, 500/09 (Prozessregister-Nr.), Berufungsbegründung,
Dem Antrag des RA, die Frist zur Begründung der Berufung bis zum 23.2.2018 zu verlängern, gibt das LG fristgerecht statt. Die Frist zur Berufungsbegründung läuft am 23.2.2018 ab.
Rz. 131
Sie gehen wie folgt vor:
1. |
Sie streichen den Termin: Mustermann ./. Mustermann, 500/09 (Prozessregister-Nr.), Berufungsbegründung. |
2. |
Geben Sie den Grund für die Streichung des Termins an: z.B. Fristverlängerung LG Berlin v. 15.1.2018 |
3. |
Notieren Sie das Datum der Streichung mit Handzeichen. |
f) Zentraler Einzelkalender
Rz. 132
Es sollte immer nur ein P-Kalender vorhanden sein. Mehrere Kalender sind nicht zu empfehlen – auch nicht in Großkanzleien, da im Hinblick auf die Verwaltung von Fristen und Terminen mit mehreren Kalendern einige Gefahren lauern.
Beispielhaft nenne ich folgende:
▪ |
Die Kalender können bei der Eintragung von Fristen, auch wenn sie farblich voneinander getrennt sind, verwechselt werden. |
▪ |
Erfolgt die Notierung eines Gerichtstermins und/oder einer Frist in einem von mehreren Einzelkalendern ist keine Kontrolle über Terminskollisionen gewährleistet. Ist der zuständige RA unvorhersehbar verhindert, kann es, weil keine zentrale Ermittlung der Gerichtstermine und Fristen erfolgte, leicht zu Fristversäumnissen oder "geplatzten" Terminen führen. Die Ermittlung eines Vertreters innerhalb der Kanzlei aufgrund mehrerer Einzelkalendern erschwert die zeitliche Lösung des Problems. Die Termine/Fristen des RA, der verhindert ist, müssen dann in dem Kalender des Vertreters erneut eingetragen werden. |
▪ |
Die Fristensachbearbeiter benötigen eine umfass... |