§ 22 Beurkundungsfragen im Gesellschaftsrecht / B. Arten der Beurkundung

Rz. 5

Es lassen sich folgende praktisch bedeutsame Arten der Beurkundung unterscheiden:

I. Beurkundung von Willenserklärungen

Rz. 6

Die Beurkundung von Willenserklärungen richtet sich nach §§ 8 ff. BeurkG. Hauptmerkmal der Beurkundung von Willenserklärungen ist die Durchführung einer "Verhandlung" (§ 8 BeurkG i.V.m. § 13 BeurkG). Die Verhandlung besteht im Vorlesen der Niederschrift, die die Willenserklärungen der Beteiligten enthält und die mit ihrer Unterzeichnung durch die Beteiligten und den Notar abgeschlossen wird. Der Notar muss konsultativ mitwirken und die Parteien belehren, um eine Diskrepanz zwischen dem beabsichtigten rechtlichen Erfolg und der eintretenden Rechtsfolge zu vermeiden.^[6] Diese Funktion reduziert sich allerdings in der Praxis, wenn Verträge von anwaltlichen Beratern verhandelt und vorbereitet wurden. Bei der Beurkundung von Willenserklärungen hat der Notar die Vertretungsmacht der Beteiligten gem. § 17 BeurkG i.V.m. § 12 BeurkG zu prüfen; Vollmachten sind der Niederschrift in Urschrift oder in beglaubigter Abschrift beizufügen (vgl. ausführlicher zur Vertretungsmacht u. Rdn 25 ff.).

[6] Vgl. weiter gehend zum Verfahren und zu einer Checkliste bei der Beurkundung von Willenserklärungen Bernhard, in: Beck’sches Notarhandbuch, G. III. Rn 139 ff.

II. Sonstige Beurkundungen

Rz. 7

Für die Beurkundung anderer Erklärungen als Willenserklärungen sowie sonstiger Tatsachen und Vorgänge gilt anstelle der §§ 8 ff. BeurkG das vereinfachte Verfahren der §§ 36 ff. BeurkG. In diesem Fall wird von dem Notar eine Niederschrift aufgenommen, in welcher der Notar die von ihm wahrgenommenen Abläufe und Beschlussfassungen festhält. Ein Verlesen der Urkunde sowie eine Unterzeichnung durch die übrigen Beteiligten erfolgt – anders als bei der Beurkundung von Willenserklärungen – nicht.

Hauptanwendungsfall für Beurkundungen nach §§ 36 ff. BeurkG im Gesellschaftsrecht ist § 130 AktG für Hauptversammlungen einer AG (s.u. Rdn 57).^[7] Eine Beurkundung der Hauptversammlung ist lediglich dann entbehrlich, wenn es sich um eine "kleine" AG i.S.v. § 130 Abs. 1 Satz 3 AktG handelt und keine Beschlüsse gefasst werden, die kraft Gesetzes einer Dreiviertel- oder einer größeren Mehrheit bedürfen. In diesen Fällen genügt es, wenn das Protokoll der Hauptversammlung privatschriftlich ausgefertigt und vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats unterschrieben wird.^[8]

Rz. 8

Die Form der Beurkundung von Willenserklärungen ist allerdings auch bei Hauptversammlungsbeschlüssen erforderlich, wenn neben Versammlungsbeschlüssen weitere rechtsgeschäftliche Erklärungen von Aktionären beurkundet werden sollen (vgl. zur Beurkundung von Gesellschafterbeschlüssen u. Rdn 56). In diesen Fällen müssen ggf. zwei notarielle Urkunden erstellt werden.

Beispiel

Verzichtserklärungen von Aktionären nach dem UmwG (§ 16 Abs. 2 Satz 2 UmwG), die auch bei einer kleinen AG nicht in dem (wegen des Erfordernisses einer satzungsändernden Mehrheit notariell zu beurkundenden) Protokoll der Hauptversammlung nach §§ 36 ff. BeurkG, sondern in einer separaten, nach den Vorschriften über die Beurkundung von Willenserklärungen nach §§ 8 ff. BeurkG errichteten Urkunde enthalten sein müssen.

[7] Vgl. zur Beurkundung einer Hauptversammlung ausführlich Priester, DNotZ 2001, 661.

[8] Koch, AktG, § 130 Rn 14a f.

III. Unterschriftsbeglaubigung

Rz. 9

Von der Beurkundung ist die öffentliche Beglaubigung zu unterscheiden. Mit einer Unterschriftsbeglaubigung bescheinigt der Notar lediglich, dass die Unterschrift einer Person von dieser (dem Notar persönlich bekannten oder ihm ggü. ausgewiesenen) Person stammt und der Unterzeichnende seine Unterschrift persönlich vor dem Notar vollzogen oder anerkannt hat (vgl. § 40 BeurkG). Eine Aussage über den Text der Urkunde, der von der Unterschrift gedeckt wird, wird damit nicht getroffen. Sofern der Text nicht erkennbar sittenwidrig ist oder einen Straftatbestand verwirklicht, darf der Notar die Beglaubigung nicht verweigern. Meist handelt es sich bei der Unterschriftsbeglaubigung um den Nachweis der Identität des Unterzeichnenden bei Verfahrenserklärungen ggü. Grundbuchamt und Registergericht (vgl. etwa § 29 GBO, § 12 HGB), aber auch um bestimmte formbedürftige Vollmachten oder die Übernahmeerklärung bei Kapitalerhöhungen einer GmbH. Daneben kann eine Unterschriftsbeglaubigung auch bei nicht formbedürftigen Rechtsgeschäften sinnvoll sein, wenn dadurch der Vertragsschluss und dessen Zeitpunkt (z.B. ggü. den Finanzbehörden) nachgewiesen werden sollen.

Rz. 10

Fehlt über der zu beglaubigenden Unterschrift ein Text oder ist dieser lückenhaft, rechtfertigt dies nicht, die Beglaubigung zu versagen, wenn dargelegt wird, dass die Beglaubigung vor Festlegung des Urkundeninhalts benötigt wird (§ 40 Abs. 5 Satz 1 BeurkG). Der Notar hat in diesem Fall in seinem Beglaubigungsvermerk zu erwähnen, dass die Unterschrift keinen vollständigen Text abdeckt.

Rz. 11

Für die Beglaubigung genügt es, dass die Unterschrift vorher geleistet und vor dem Notar nur anerkannt wird. § 41 BeurkG, der die persönliche Unterschrift vor dem Notar für Unterschriften vorsieht, die bei Ger...