I. Inhalt der Niederschrift
Rz. 12
Bei der Beurkundung von Willenserklärungen ist eine Niederschrift über die Verhandlung aufzunehmen, die folgende Angaben zwingend enthalten muss (§§ 9–11, 13, 16, 17, 22–25 BeurkG):
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die Bezeichnung des Notars und der Beteiligten (Vor- und Familienname, Geburtsname, Wohnort oder Geschäftsanschrift, Geburtsdatum), |
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die Erklärungen der Beteiligten, |
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die Vorlesung, Genehmigung und Unterzeichnung der Niederschrift in Gegenwart des Notars. |
Rz. 13
Die Urkunde muss zwingend in Gegenwart des Notars vorgelesen, von den Beteiligten genehmigt und von ihnen und dem Notar unterschrieben werden. Wer die Urkunde vorliest, sagt das Gesetz nicht. Unproblematisch ist das Vorlesen durch den Notar selbst. Möglich ist außerdem das Vorlesen durch einen nicht an der Vereinbarung beteiligten Dritten (z.B. einen Mitarbeiter des Notars), solange dies in Anwesenheit aller Beteiligten und des Notars erfolgt. Ob auch einer der Beteiligten die Urkunde verlesen darf, könnte dagegen zweifelhaft sein, da der Lesende sich möglicherweise nicht in gleicher Weise wie ein Zuhörer auf den Gesamtzusammenhang des Textes konzentrieren kann.
Hinweis
Zwar gibt es keine gesetzliche Bestimmung, die eine Verlesung durch Beteiligte ausdrücklich verbietet. Eine Verlesung durch einen der an der Beurkundung Beteiligten sollte jedoch nach Möglichkeit vermieden werden, um Wirksamkeitszweifel der Beurkundung zu vermeiden.
Rz. 14
Wird die Urkunde samt Anlagen (zu den Ausnahmen vgl. u. Rdn 16 und Rdn 24) nicht insgesamt vorgelesen, ist die Beurkundung unwirksam. Auf die Einhaltung dieses Erfordernisses ist daher stets zu achten.
Rz. 15
Die Niederschrift soll außerdem Folgendes enthalten:
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die Angabe von Ort und Tag der Verhandlung, |
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die genaue Bezeichnung der Beteiligten, |
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die Feststellung von Zweifeln an der Geschäftsfähigkeit der Beteiligten, |
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bei Verfügung von Todes wegen die Feststellung der Geschäftsfähigkeit, |
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die Feststellung, dass die Urkunde vorgelesen, genehmigt und unterschrieben wurde, |
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die Vorlegung der Niederschrift auf Verlangen, |
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die Beifügung der Amtsbezeichnung zur Unterschrift des Notars. |
II. Bezugsurkunden
Rz. 16
In der Praxis erleichtern sog. Bezugsurkunden die Beurkundung größerer Vertragswerke erheblich. Bei einer Bezugsurkunde werden technische Regelungen eines Vertrages wie z.B. Inventarlisten, Bilanzen, Vertragsmuster und technische Beschreibungen vorab durch (vollmachtslose) Vertreter beurkundet. Anschließend wird der eigentliche Hauptvertrag (mit den Beteiligten selbst) beurkundet und die Bezugsurkunde durch eine bloße Verweisung in die Haupturkunde einbezogen. Zugleich werden die Erklärungen der Bezugsurkunde genehmigt. Die Bezugsurkunde braucht in der Beurkundung des Hauptvertrages nicht erneut verlesen und beigefügt zu werden. Die Beurkundung des Hauptvertrages kann so von technischen Regelungen entlastet und eine Konzentration auf den eigentlichen Vertragskern erreicht werden.
Rechtlicher Anknüpfungspunkt für die Bezugsurkunde ist § 13a BeurkG. Nach § 13a BeurkG kann eine vorangehende notarielle Urkunde durch bloße Verweisung zum Gegenstand der nachfolgenden Urkunde gemacht werden, ohne dass die vorangehende Urkunde bei der Beurkundung der nachfolgenden Urkunde erneut verlesen werden muss. Die Bezugsurkunde muss bei der Beurkundung der Haupturkunde allerdings im Original oder in beglaubigter Abschrift vorliegen. Hauptanwendungsfall im Gesellschaftsrecht sind Unternehmenskaufverträge oder Umstrukturierungen, bei denen Anlagen mit technischen Details zu den Hauptverträgen vorab durch Vertreter beurkundet werden.
§ 13a BeurkG ermöglicht i.Ü., auf vorangehende notarielle Urkunden Bezug zu nehmen, ohne die Vorurkunde nochmals verlesen zu müssen. Wird bspw. ein notariell beurkundeter Vertrag später geändert, genügt die Bezugnahme auf die frühere notarielle Urkunde, um diese in die Änderungsurkunde einzubeziehen.
Rz. 17
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Muster 22.1: Verweisung auf andere notarielle Niederschrift
Die vorgenannte notarielle Urkunde, auf die hiermit verwiesen wird, hat bei der Beurkundung in beglaubigter Abschrift vorgelegen. Ihr Inhalt ist den Erschienenen bekannt, auf eine Verlesung und Beifügung wird allseits verzichtet.
(Anm.: Es folgt ggf. noch die Genehmigung der Erklärungen in der Bezugsurkunde durch die Vertragsparteien der Haupturkunde.)
Rz. 18
Voraussetzung für eine wirksame Verweisung nach § 13a BeurkG ist die Bezugnahme auf eine notarielle Niederschrift, die nach den Vorschriften für die Beurkundung von Willenserklärungen (§§ 8 ff. BeurkG) errichtet worden ist. Die Bezugsurkunde muss so genau bezeichnet werden, dass sie zumindest durch Auslegung bestimmbar ist. Zweckmäßigerweise geschieht dies durch Angabe des Urkundendatums, des beurkundenden Notars und der Urkundenrollen-Nummer. Nicht erforderlich ist, dass an der Bezugsurkunde dieselben Vertragsparteien beteiligt sind wie an der Haupturkunde.
Rz. 19
Die Frage, ob dem Erfordernis de...