Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
I. Grundlagen
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Grundsätzlich ist festzuhalten, dass sich die technischen Möglichkeiten der für einen Scanvorgang geeigneten Geräte ständig weiterentwickeln. Einige technische Details, die ausschlaggebend für die Anschaffung von Hardwarekomponenten zur Digitalisierung von Papierdokumenten sein können, werden hier beispielhaft aufgeführt. Manche Scangeräte bieten die Möglichkeit, DIN A4-Dokumente quer einzuscannen. Dadurch können Originaldokumente bis zu einer Größe von DIN A3 eingescannt werden (die Länge eines DIN A4 Dokuments entspricht der Breite eines DIN A3 Dokuments).
II. Anschaffungspreis
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Je nach Modell und Leistungsumfang können Scanner, die in einer Rechtsanwaltskanzlei mittlerer Größe ihren Einsatz finden, Anschaffungskosten i.H.v. ca. 300 bis 4.000 EUR nach sich ziehen.
III. Schnittstellen
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Schnittstellen sind die Verbindungsmöglichkeiten zwischen z.B. Scanner und EDV-System oder allgemein Hardwarekomponenten bzw. Peripheriegeräten und Computern. Standard-Schnittstellen für Scangeräte sind USB 2.0 (Universal Serial Bus) mit einer Übertragungsrate von 60 Mbyte/s als noch immer am häufigsten eingesetzte USB Variante (Nachfolger ist USB 3.0 mit einer Übertragungsrage von fast 500 Mbyte/s), SCSI-3 (Small Computer System Interface) mit einer Übertragungsrate von bis zu 20–40 MByte/s oder auch Ethernet. Letzteres verbindet Peripheriegeräte und Computer mittels LAN-Kabel (Local Area Network). Die Übertragungsgeschwindigkeit liegt dabei deutlich über der einer USB- oder SCSI-Schnittstelle.
IV. Stromverbrauch
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Scangeräte verbrauchen im Betrieb wie auch im Ruhezustand Energie. Selbst im ausgeschalteten Zustand verbrauchen manche Geräte Strom, wenn auch nur in sehr geringen Mengen. Typische Verbrauchswerte für den Betrieb sind 15–50 W/h, für den Stand-by-Betrieb 1–4 W/h und bei einigen Geräten selbst im ausgeschalteten Zustand bis zu 0,5 W/h.
V. Geschwindigkeit
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Die Verarbeitungsgeschwindigkeit der eingezogenen Original-Papierdokumente ändert sich mit der Preisklasse des Scangeräts. Dabei unterscheidet sich die Scangeschwindigkeit von Schwarz-Weiß-Scans und Farb-Scans oft nur geringfügig. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit schwankt zwischen 25 und 90 Seiten pro Minute (bei gleichzeitigem beidseitigem Scannen doppelte Leistung), je nach Gerätetyp. Der Zeitfaktor und die damit verbundenen Personalkosten sollten bei der Kaufentscheidung berücksichtigt werden. Ein Aktenordner mit einer Rückenbreite von ca. 8 cm fasst etwa 500–700 Seiten mit 80 g/m². Limitierender Faktor ist dabei auch der Einzugsschacht für die Papiervorlagen, welcher je nach Preisklasse 50 bis 500 Blatt aufnehmen kann.
VI. Auflösung
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Unter der Auflösung eines Scanners versteht man die Fähigkeit des Geräts, eine Anzahl von Bildpunkten pro Fläche bzw. eine Punktdichte zu erkennen und zu speichern. Allgemein gilt: Je höher die Punktdichte, desto größer wird die Datei des Scanprodukts. Die Auflösung wird in dpi (Dots Per Inch) ausgedrückt. Grundsätzlich reicht für einen guten Bilddruck eine Auflösung von 300 dpi. Darstellungen, die auf einem Computer-Bildschirm gut erkennbar sein müssen, begnügen sich mit einer Auflösung von 96–150 dpi. Scanner der o.g. Preiskategorien können i.d.R. eine Auflösung von 100–600 dpi, manchmal bis 1.200 dpi (softwareunterstützt) erreichen.
VII. Dokumentenausgabe
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Scanner sollten standardmäßig verschiedene Dokumentenformate als Scanprodukt ausgeben können. Diese sind beispielsweise TIFF-, JPEG-, PDF-, durchsuchbare PDF-, PDF/A-, Microsoft-Word-, Microsoft-Excel- oder RTF-Dateien. Der am häufigsten verwendete Dateityp wird dabei die PDF-Datei (Portable Document Format) sein.
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Am besten geeignet für die Langzeitarchivierung sind dabei PDF/A-Dateien, wobei hier drei Normen unterschieden werden: PDF/A-1 (wurde von der ISO [Internationalen Organisation für Normung] zum 28.9.2005 eingeführt), PDF/A-2 und das seit dem 17.10.2012 gültige PDF/A-3-Format. Die Standards werden regelmäßig weiterentwickelt. PDF/A-Formate lassen sich lange archivieren und sind langfristig reproduzierbar. Darüber hinaus sind sie gut durchsuchbar und lassen sich effizient komprimieren. Ihr Datenvolumen ist nicht so groß wie andere Dateiformate, was sie für die Versendung ebenfalls besser geeignet sein lässt. Mit dem PDF/A-Standard lassen sich Dokumente originalgetreu darstellen. Derartige Dokumente dürfen weder direkt noch indirekt auf eine externe Quelle verweisen. PDF/A-Formate lassen sich z.B. seit der Microsoft Office Version 2007 unmittelbar generieren.
Rz. 39
Bei den PDF/A-1 unterscheidet man PDF/A-1-a) und b). Während b) nur die Mindestanforderungen an die Norm erfüllt (basic), erfüllt das Level a) (accessible) darüber hinaus nicht nur eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit samt Abbildbarkeit von Text nach Unicode, sondern auch die inhaltliche Strukturierung des Dokuments im Sinne der Barrierefreiheit (Vorlesefunktion). PDF/A-2 Dokumente haben neben der Reproduzierbarkeit und Barrierefreihe...