§ 23 Rechtssicheres ersetzendes Scannen / I. Einführung

Rz. 63

Die Integrität des Scanprodukts, also die Unveränderbarkeit der erstellten Dateien, soll mit der Wahl geeigneter Sicherungsmittel, z.B. mit Dateiformaten wie TIFF, PDF oder PDF/A und/oder qualifizierter elektronischer Signatur, auf dauerhaften Datenträgern gewährleistet werden.

Zitat

"Dauerhafte Datenträger sind Speichermedien, deren Inhalt wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand geändert oder gelöscht werden können, z.B. CD, DVD und Festplatten mit WORM-Eigenschaft."^[17]

Rz. 64

Damit ist zwar die Manipulation der Datei nicht ausgeschlossen, eine durchgeführte Manipulation ist durch eine Verwendung einer mathematischen Beweisführung (dargestellt in Protokollen) jedoch erkennbar. Zur Integritätssicherung können Maßnahmen bzgl. der Dokumente, der Datenträger bzw. des eingesetzten Systems vorgenommen werden.

Rz. 65

Systemspezifische Sicherungsmittel können z.B. die individuelle Konfiguration von Archivsystemen oder die Vergabe von Zugriffsberechtigungen sein. Hierzu zählt auch die regelmäßige Durchführung von Sicherungen der archivierten Dokumente.^[18] Um eine Manipulation der elektronischen Dokumente unmittelbar vor dem Speichern zu verhindern, kann ein System eingesetzt werden, das jedes Ereignis (z.B. Speicherung) automatisch mittels eines internen Controllers in ein digitales Journal mit Zeitstempel (aus einer internen Uhr) protokolliert und auf ein Speichermedium, das lediglich beschrieben werden kann, aber weder ein Löschen noch Verändern der elektronischen Dokumente zulässt.

Rz. 66

Datenträgerbezogene Sicherungssysteme sind i.d.R. Medien, die nach dem Beschreiben nicht mehr verändert werden können oder deren Inhalt nicht mehr gelöscht werden kann. Dies sind z.B. die älteren, nur lesbaren CD-ROM-, DVD-R- oder auch WORM- (Write Once Read Many) Systeme. WORM-Systeme^[19] können hardware-, systemisch- oder softwaregestützt sein.

Rz. 67

Der Vermutung, dass ein Scanprodukt mit seinem Original übereinstimmt, kann durch eine nachträgliche Kontrolle des Scanprodukts und eine entsprechende Erklärung, die zum Scanprodukt gespeichert wird, erhöht werden. Bei Massenscans sollte dies stichprobenartig immer wieder durchgeführt werden. Dabei ist es wichtig, dass ein geschulter Mensch und keine technische Einrichtung diese Kontrolle durchführt.

Rz. 68

Die dokumentenbezogene Sicherung wird i.d.R. dadurch erreicht, dass die einzelnen digitalen Dokumente verschlüsselt und/oder mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen werden. Durch die hohen rechtlichen Voraussetzungen der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) ist eine Integrität, Authentizität und Vollständigkeit eines elektronischen Dokuments sichergestellt. Durch die Anwendung einer qeS bleibt das Dokument zudem verkehrsfähig, das ist "die Möglichkeit, Dokumente und Akten von einem System zu einem anderen übertragen zu können, bei der die “Qualität' des Dokuments sowie seine Integrität und Authentizität nachweisbar bleiben".“^[20]

Rz. 69

Es ist bei der Speicherung digitaler Dateien darauf zu achten, dass die elektronischen Dokumente auch in Zukunft und bei Systemwechseln lesbar bleiben. Somit sollte bei der Gesamtkonzeption der Archivierung (inkl. notwendiges Back-Up-Verfahren) auch ein möglicher Systemwechsel bei Planung und Anschaffung von Sicherungssystemen bedacht werden.

Rz. 70

Die Abspeicherung der elektronischen Dokumente muss so erfolgen, dass eine Wiederauffindbarkeit möglich ist. Das Scanprodukt wird z.B. als TIFF-Datei (Target Image File Format) oder als JPEG-Datei (Joint Photographic Expert Group) erstellt. Grundsätzlich wird ein elektronisches Abbild als NCI (Non Coded Information) erstellt. Die Wiederauffindung des elektronischen Dokuments kann zum einen durch die Vergabe von einer zuvor festgelegten numerischen und/oder alphanumerischen Bezeichnung erfolgen, die dann an einem systematisch aufgebauten Speicherort abgelegt wird.

Rz. 71

Alternativ bzw. zusätzlich sollten mit dem Dokument Metadaten abgespeichert werden, was einer Verschlagwortung gleichkommt. Idealerweise werden Scanprodukte elektronisch durchsuchbar angelegt. Dies kann mit der Erzeugung einer durchsuchbaren PDF-Datei bzw. mit einer Umwandlung des elektronischen Abbilds in eine CI (Coded Information) mittels Texterkennung durch eine OCR-Software (Optical Character Recognition) erfolgen.

[17] BMWI, Dokumentation 571, Stand April 2008, Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten – Abruf 7.9.2022: https://ecm.online/wp-content/uploads/2016/02/R_Handlungsleitfaden.pdf.

[18] Siehe auch: BMWI Dokumentation Nr. 564, Stand August 2007, Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente; Abruf: 7.9.2022: https://www.securepoint.de/fileadmin/securepoint/downloads/uma/bmwi-leitfaden.pdf.

[19] Siehe auch: https://de.wikipedia.org/wiki/WORM.

[20] BMWI, Dokumentation 571, Stand April 2008, Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten, S. 28, Abruf: 7.9.20222: https://ecm.online/wp-content/upload...