Rz. 130
In der Zusatzvereinbarung sollte auch, sofern dies nicht in einer Entsenderichtlinie schon fixiert ist, geregelt werden, welche zusätzlichen Kosten, wie z.B. Haus- oder Wohnungsmietkosten, Heimflüge, Umzugskosten, Einlagerungskosten und Sprachunterrichtskosten etc. gezahlt werden.
Häufig wird ein Teil der Kosten nicht separat aufgeführt, sondern mit der Grundvergütung abgegolten. Je nach Land kann es jedoch aus steuerlichen Gesichtspunkten wichtig sein, diese Kosten einzeln aufzuführen oder sie direkt vom Arbeitgeber tragen zu lassen, da diese steuerlich privilegiert sein können.
Rz. 131
Auch ohne eine explizite Nennung im Zusatzvertrag hätte der Arbeitnehmer Anspruch auf Erstattung bzw. Bevorschussung der entsendebedingten Mehraufwendungen nach Maßgabe der §§ 675, 670, 669 BGB. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer nämlich die Reisekosten zur ausländischen Arbeitsstätte zu erstatten, sofern eine Entsendung innerhalb eines bestehenden Arbeitsverhältnisses erfolgt. Der Arbeitnehmer hat nur dann keinen Anspruch auf die Erstattung der Umzugs- bzw. Flugkosten, wenn die Einstellung für den ausländischen Arbeitsort erfolgte und vorher kein Arbeitsverhältnis bestanden hat. In beiden Fällen ist es jedoch ratsam, sich vorher vertraglich darüber zu verständigen, welche Gesamtbeträge gezahlt werden sollen, um die Kosten vorab zu begrenzen. Für den Arbeitgeber bietet es sich an, nach Einholung von Kostenvoranschlägen bestimmte Höchstbetragsgrenzen festzulegen, um keine Überraschungen, z.B. beim Umzug des gesamten Hausrats oder bei der Anmietung einer teuren Wohnung auf Firmenkosten, zu erleben. Dies gilt auch für die anfallenden Kosten bzgl. der Rückkehr des Arbeitnehmers. Für die Rückkehrkosten kann es sich anbieten, einen bestimmten Prozentsatz festzulegen, den die Kosten – insb. für den Rücktransport des Hausrats – im Vergleich zum Hintransport nicht übersteigen dürfen. Nur in Ausnahmefällen wird der Arbeitgeber nicht verpflichtet sein, die Kosten zu übernehmen, wenn dies nicht vertraglich geregelt ist.[53]
Rz. 132
Bzgl. des Heimaturlaubs und den damit verbundenen Kosten, insb. wenn die Familie des Arbeitnehmers ihn begleitet, sollten ebenfalls Regelungen gefunden werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Eine arbeitsrechtliche Verpflichtung, so häufig wie möglich Familienheimflüge zu gestatten, gibt es nicht. Es steht ganz im Ermessen des Unternehmens, welche Firmenphilosophie es mit den Heimaturlauben des im Ausland eingesetzten Arbeitnehmers oder aber den Kosten der Heimreise der gesamten Familie verfolgt. Wichtig ist hierbei, dass der damit gewünschte Effekt, nämlich die soziale Anbindung an das Heimatland zu gewährleisten, eintritt. Um auch hier die Kosten überschaubar zu halten, sollten das Verkehrsmittel sowie die zu buchende Klasse im Vorhinein feststehen. Darüber hinaus sollte festgelegt werden, was dringende persönliche Gründe sein können, die eine außerplanmäßige Heimreise bedingen. Diese Fälle sollten dezidiert im Arbeitsvertrag aufgenommen werden, weil dies immer wieder zu unangenehmen Diskussionen führen kann.
Da diese Leistungen, soweit sie nicht dienstlich bedingt sind oder Familienangehörige betreffen, in jedem Fall lohnsteuerpflichtig sind, haben sich einige Großunternehmen dazu entschlossen, dem Arbeitnehmer nicht die tatsächlich angefallenen Kosten der Heimreisen zu erstatten, sondern ein diesen Kosten entspr. Reisebudget festzulegen und dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung zu stellen. Der Arbeitnehmer kann dann frei entscheiden, ob er hiermit einen Heimaturlaub finanzieren möchte oder ob er dieses Budget anderweitig verwenden will. Dabei sollte bedacht werden, dass in klaren Regeln festgehalten wird, wann und wie der Arbeitnehmer diese Leistungen beim Arbeitgeber abrufen kann.
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