Ivana Bugarin, Michael Brunner
I. Wichtige Dokumente
Rz. 42
Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es Vorschriften und gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen. Diese sind in § 257 HGB, § 14 Abs. 1 UStG, § 147 AO enthalten.
Rz. 43
Nachfolgend werden die wichtigsten Dokumente in Tabellenform genannt:
10-jährige Aufbewahrungsfrist |
6-jährige Aufbewahrungsfrist |
Bücher Journale Konten, Aufzeichnungen Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen Rechnungsbelege (z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Eigenbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) GuV-Rechnungen (Gewinn- und Verlust-Rechnungen) Kassenbücher Kassenbelege Kassenberichte Diese Frist gilt auch für sämtliche per EDV betriebenen Buchhaltungsdaten. |
Lohnkonten Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind |
II. Beginn der Aufbewahrungsfrist
Rz. 44
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch getätigt wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurden, der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
III. Aufbewahrungspflichten bei eRechnungen
Rz. 45
Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Rechnungen in Papierform (zehn Jahre). Die Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Die folgenden Grundsätze müssen bei der Aufbewahrung elektronischer Belege beachtet werden:
▪ |
Ordnungsmäßigkeit der Buchführung |
▪ |
Datenzugriff |
▪ |
Prüfbarkeit digitaler Belege |
Die elektronischen Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen worden sind. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Erfolgt eine Umwandlung von elektronischen Rechnungen in ein betriebsinternes Format, so sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.
Elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden. Das Ausdrucken der Rechnungen und/oder Belege und Aufbewahrung in Papierform genügt den Anforderungen nicht.
Die Archivierung einer elektronischen Rechnung muss immer in dem Format, in dem sie versendet wurde, archiviert werden.
Tipp:
Die elektronische Archivierung sollte auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr möglich macht. Geeignet sind einmal beschreibbare Speichermedien.
Die mit der Rechnung (z.b. als PDF-Datei) übermittelte E-Mail muss nicht gespeichert werden und kann gelöscht werden.
Wenn Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail gesendet werden (z.B. als PDF-Datei oder ein Link zum Download), muss aus Sicherheitsgründen ein unveränderbares Format verwendet werden.
Da der Empfänger einer elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen muss, sollten Vorkehrungen in diesem Zusammenhang getroffen werden. Die Zustimmung ist jedoch an keine besondere Form gebunden und kann durch Vereinbarung (AGB) oder stillschweigend und nachträglich erklärt werden.
Rz. 46
Hinweis:
Gem. §§ 160, 170 AO ist die Vernichtung der Buchführungsunterlagen dann nicht zulässig, wenn die Fristen für die Steuerfestsetzung nicht abgelaufen sind. Die Aufbewahrungsfrist läuft in diesem Fall noch nicht ab.