a) Auslagen
Rz. 96
Der Anspruch auf Auslagenersatz besteht neben dem Vergütungsanspruch und ergibt sich nicht aus § 2221 BGB, sondern aus §§ 2218, 670 BGB. Mit der Vergütung sind die allgemeinen Geschäftskosten abgegolten. Dies gilt auch für die Kosten einer Haftpflichtversicherung, es sei denn, die Verwaltung ist mit einem besonderen Haftungsrisiko verbunden, welches eine angemessene zusätzliche Versicherung erfordert. Dann sind die dafür entstehenden Kosten als weitere Auslagen zu erstatten. Der Auslagenersatz ist sofort zur Zahlung fällig, § 271 BGB, und unterliegt einer eigenen Verjährung im Rahmen der allgemeinen Regelverjährung. Die gemachten Aufwendungen müssen mit dem Willen des Erblassers vereinbar sein und der Testamentsvollstrecker musste sie nach den Umständen des Einzelfalls für erforderlich halten, § 670 BGB, was insbesondere unter dem Gesichtspunkt zu prüfen ist, ob dies einer ordnungsgemäßen Nachlassverwaltung, § 2216 Abs. 1 BGB, entspricht.
Rz. 97
Zu den erstattungsfähigen Auslagen gehören insbesondere Post- und Telefongebühren, Fotokopien sowie notwendige Fahrten. Erstattungsfähig können auch Kosten für den Einsatz von Hilfskräften und anderen Personen sein, deren sich der Testamentsvollstrecker für die ordnungsgemäße Erfüllung seiner Verwaltungsaufgaben bedient, also eines Hausverwalters, eines Steuerberaters zur Erstellung einer Steuererklärung oder eines Rechtsanwalts, dessen Rats er sich bedienen muss. Je mehr der Testamentsvollstrecker Arbeiten, die er an sich selbst in dieser Eigenschaft zu erbringen hat, an Dritte delegiert, desto geringer fällt dementsprechend seine angemessene Testamentsvollstreckervergütung aus.
b) Umsatzsteuer
Rz. 98
Die Testamentsvollstreckung ist eine sonstige Leistung, die der Umsatzsteuer unterliegt, wenn sie im Inland gegen Entgelt im Rahmen eines Unternehmens, d.h. nachhaltig und selbstständig zur Erzielung von Einnahmen, ausgeführt wird; auf die Absicht, Gewinn zu erzielen, kommt es dabei nicht an, §§ 1 Abs. 1 Nr. 1, 2 Abs. 1 S. 1, 3 UStG. Wird die Testamentsvollstreckung z.B. durch einen Freiberufler im Rahmen seines bestehenden umsatzsteuerlichen Unternehmens vorgenommen, so unterliegt sie wegen des Grundsatzes der Unternehmenseinheit, wonach das Unternehmen sämtliche beruflichen Tätigkeiten desselben Unternehmers umfasst (§ 2 Abs. 1 S. 2 UStG, A2.7 UStAE), stets der Umsatzbesteuerung, auch wenn sie nur einmalig und nicht nachhaltig betrieben wird.
Rz. 99
Testamentsvollstreckungen nehmen in der Regel einen gewissen Rahmen ein. Bereits Abwicklungsvollstreckungen dauern regelmäßig ein Jahr und länger. Hierbei ist zu beachten, dass vom 1.7. bis zum 31.12.2020 aufgrund der Corona-Krise und der damit verbundenen Regelungen der Umsatzsteuersatz zwischenzeitlich von 19 % auf 16 % gesenkt worden ist. Eine Teilleistung im Sinne von § 13 Abs. 1 Nr. 1a S. 2 UStG liegt vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 UStG). Teilleistungen und damit Teilfälligkeiten spielen in der anwaltlichen Praxis bei eigenständigen gebührenrechtlichen Angelegenheiten im Sinne von § 15 Abs. 2 RVG eine Rolle.
Grundsätzlich ist die Vergütung des Testamentsvollstreckers bei Beendigung seiner Tätigkeit fällig. Bei länger währenden Testamentsvollstreckungen kann jedoch als Vorschuss ein Teilbetrag entnommen werden. Die Folgen der Umsatzsteueränderung bei Vorschusszahlungen werden gut erläutert von Mock.