§ 3 Die Mandatsannahme / II. Unterlagen und Datensammlung

Rz. 38

Der Mandant kann schon vor dem (ersten) Besprechungstermin gebeten werden, zur Vorbereitung alle relevanten Unterlagen mitzubringen oder, wenn diese sehr umfangreich sind, ggf. schon vorher einzureichen.

Rz. 39

Mittels eines Mandanten-Fragebogens sollten wichtige Angaben abgefragt werden (vielleicht kann der Mandant diesen schon im Wartebereich ausfüllen). Anhand dieser Daten kann dann später der Handaktenbogen, also das Deckblatt für die Akte, angelegt werden, welcher auch die Prozessregisternummer enthält. Handelt es sich um ein spezielles Mandat, wie z.B. um eine Verkehrsunfallsache, eine arbeitsrechtliche Angelegenheit oder um ein Familienmandat, dürfte der jeweilige Fragebogen spezifischer ausfallen.

Rz. 40

Aufnahmebogen (allgemein)
1. Informationen zum Mandanten	2. Informationen zum Gegner
Name/Vorname/Firma	Name/Vorname/Firma
ggf. Geburtsdatum	ggf. Geburtsdatum
ggf. Vertretungsverhältnisse	ggf. Vertretungsverhältnisse
Beruf	Beruf
Anschrift	Anschrift
Telefax/E-Mail	Telefax/E-Mail
Telefon (privat, dienstlich, mobil)	Telefon
Rechtsschutzversicherung/Versicherungsnummer/Selbstbeteiligung?	ggf. Schadens-/Versicherungsnummer
ggf. Schadennummern	Prozess-/Verfahrensbevollmächtigte
Vorsteuerabzugsberechtigung?	Vorsteuerabzugsberechtigung?
Bankverbindung/IBAN/Kontoinhaber	Bankverbindung/IBAN/Kontoinhaber
Weitere Beteiligte?	Weitere Beteiligte?

Rz. 41

Im ersten Gespräch mit dem Rechtsanwalt wird anhand der Informationen und Unterlagen zunächst das Ziel des weiteren Vorgehens nach dem Mandantenbegehren besprochen werden, etwa, ob möglichst schnell eine gütliche Einigung erreicht werden soll oder ob eventuell eine Prozessführung ansteht. Dieses Gespräch wird sich möglicherweise nicht durch einen bloßen Kontakt über Fernkommunikationsmittel ersetzen lassen.^[23] Während oftmals bei privaten Klienten ein persönliches Gespräch erforderlich ist, um deren rechtliche Interessen zu eruieren, dürften wirtschaftlich tätige Auftraggeber regelmäßig in der Lage sein, dem Anwalt den relevanten Tatsachenvortrag nebst erforderlicher Unterlagen außerhalb einer höchstpersönlichen Kontaktierung zukommen zu lassen.^[24]

Rz. 42

Wichtige Unterlagen zur Besprechung (eventuell auch schon zur Vorbereitung des Termins) in der Rechtsanwaltskanzlei können sein (Abfrage ggf. schon bei der Terminvereinbarung):

▪	Aktenzeichen von Behörden/Gerichten,
▪	Arztberichte,
▪	außergerichtliche Korrespondenz,
▪	Bankverbindungen (des Mandanten und des Gegners wegen etwaiger späterer Zwangsvollstreckung),
▪	Beratungshilfeschein des Amtsgerichts,
▪	Briefumschläge von gerichtlichen und behördlichen Schreiben (wegen der Zustellungsdaten),
▪	Fragebogen für Anspruchssteller (bei Verkehrsunfällen, ggf. gemeinsam mit dem Mandanten auszufüllen),
▪	Gedächtnisprotokolle, Gesprächsnotizen,
▪	Gutachten,
▪	Klage/Anspruchsbegründung und/oder Mahnbescheid,
▪	Mahnung(en),
▪	Name/n, Adressen, Telefonnummern der Beteiligten, auch von Zeugen,
▪	Quittungen, Rechnungen und Überweisungsbelege,
▪	schriftliche Auskünfte,
▪	Tagebuchnummer der Polizei,
▪	Urkunden und Verträge,
▪	Versicherungsnummern (Rechtsschutzversicherung, Kfz-Haftpflichtversicherung),
▪	Vollmachten (mitbeauftragter Personen),
▪	Vollstreckungsbescheid/Versäumnisurteil,
▪	ein ggf. bereits ergangener Beschluss oder ergangenes Urteil.

[23] "Es ist grundsätzlich pflichtwidrig und fehlerhaft, allein aufgrund eines Scheidungsformulars im Internet oder aufgrund einer telefonischen Rücksprache von einem bestimmten Sachverhalt auszugehen und die weitere Beratung auf diesen Sachverhalt zu beschränken, wenn der Mandant Vorgaben gemacht hat, die in dem Formular oder in dem Telefonat geäußert werden. Die Tätigkeit des Anwalts ist schon nach den anerkannten Anforderungen an die anwaltliche Beratung verantwortungsvoller und lässt sich weder in einem Telefonat erledigen noch durch ein Onlineformular ersetzen." LG Berlin, Urt. v. 5.6.2014 – 14 O 395/13.

[24] Jungk, Vertrauen ist gut – Dokumentation ist besser, AnwBl 2015, 264 f.