Dr. iur. Thilo Mahnhold, Dr. Claudia Schramm
I. Musterklausel
Rz. 78
Muster 3.13: Dienstwagen
Muster 3.13: Dienstwagen
(1) Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen der _________________________ Klasse [ggf.: Kategorie/Typ konkretisieren] zur Verfügung. Dem Arbeitnehmer ist es gestattet, diesen Dienstwagen kostenlos auch zu privaten Zwecken zu nutzen. Die ordnungsgemäße Versteuerung des geldwerten Vorteils der Privatnutzung obliegt dem Arbeitnehmer.
(2) Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, das ihm anvertraute Dienstfahrzeug sorgfältig zu behandeln und es stets in einem betriebsbereiten und verkehrssicheren Zustand zu halten. Notwendige Reparaturen sowie fällige Inspektionen sind in Abstimmung mit dem Arbeitgeber vorzunehmen.
(3) Dem Arbeitnehmer wird gestattet, den Dienstwagen zur Nutzung auch an seinen Ehepartner bzw. Lebensgefährten zu überlassen. Auch der Ehepartner bzw. Lebensgefährte darf den Dienstwagen nur unter Einhaltung der in diesem Paragraphen sowie im Dienstwagenüberlassungsvertrag vorgesehenen Bestimmungen nutzen. Die Überlassung an sonstige Dritte (z.B. Kinder oder Eltern des Arbeitnehmers) ist unzulässig.
(4) Eine Nutzung des Dienstwagens ist nur dann und solange gestattet, wie der Arbeitnehmer bzw. der Ehegatte/Lebenspartner über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt.
(5) Der Arbeitgeber behält sich vor, die Zurverfügungstellung des Dienstwagens einschließlich der Privatnutzung des Dienstwagens zu widerrufen, wenn sich die Aufgaben oder die Position des Arbeitnehmers so ändern, dass für die neuen Aufgaben/für die neue Position ein Dienstwagen nicht mehr erforderlich ist und auch vergleichbaren Mitarbeitern mit solchen Aufgaben/in einer solchen Position kein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird. Weiterhin behält sich der Arbeitgeber einen solchen Widerruf auch für den Fall einer Freistellung von der Arbeitsleistung nach Kündigung des Arbeitsverhältnisses vor.
(6) [Ggf.:] Nähere Einzelheiten regelt der zwischen den Parteien separat abzuschließende Dienstwagenüberlassungsvertrag.
II. Grundlagen
Rz. 79
Die Gestellung eines Dienstwagens kommt in der betrieblichen Praxis in unterschiedlichen Formen vor. Zu unterscheiden ist insbesondere danach, ob dem Arbeitnehmer nach den getroffenen Regelungen das Recht zustehen soll, den Dienstwagen auch zu Privatfahrten zu nutzen oder ob der Dienstwagen ausschließlich zur dienstlichen Nutzung überlassen wird.
1. Dienstwagenüberlassung auch zur privaten Nutzung
Rz. 80
Ist der Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen, so stellt diese Möglichkeit der Privatnutzung des Dienstwagens einen Teil der arbeitsvertraglichen Vergütung dar. Die Überlassung auch zur Privatnutzung stellt einen geldwerten Vorteil und Sachbezug dar. Der auch privat zu nutzende Dienstwagen ist damit die heute wohl geläufigste Form der Naturalvergütung.
Rz. 81
Steuerrechtlich ist dieser Sachbezug nach § 8 Abs. 2 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG entweder nach Maßgabe der sog. "1 %-Regelung" monatlich mit einem Wert von 1 % des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zzgl. 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz oder aber durch Ermittlung der tatsächlichen Kosten anhand von Einzelbelegen – sog. Fahrtenbuchmethode – zu berücksichtigen.
2. Überlassung nur zur dienstlichen Nutzung
Rz. 82
Ist der Dienstwagen hingegen ausschließlich zur dienstlichen Nutzung überlassen, so handelt es sich nicht um zu versteuernden Arbeitslohn. Ob eine Überlassung zu rein dienstlichen Zwecken gewollt ist, kann in der Praxis zweifelhaft sein. Fraglich wird dies bereits dann, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug z.B. nicht erst am Arbeitsplatz in Gebrauch nimmt und gegen Arbeitsende dort wieder abstellt, sondern z.B. auch eine Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gestattet ist. Allein dies begründet jedoch noch keine Überlassung auch zur privaten Nutzung i.S.d. § 8 Abs. 2 S. 2 EStG. Gerade wegen der sehr unterschiedlichen Folgen in steuerrechtlicher Hinsicht tun die Arbeitsvertragsparteien allerdings gut daran, bereits im Arbeitsvertrag deutlich zu machen, ob eine Privatnutzung gestattet sein soll oder nicht. Bei gewollter Nutzung nur zu dienstlichen Zwecken sollte eine Privatnutzung ausdrücklich untersagt werden. Ein solches Nutzungsverbot ist grds. auch durch die Finanzverwaltung zu berücksichtigen, es sei denn, dass es nur zum Schein ausgesprochen wurde.
3. Entziehung des Dienstwagens in Phasen ohne Arbeitsleistung
Rz. 83
In der betrieblichen Praxis entstehen bisweilen Konflikte darüber, ob der Arbeitnehmer den ihm überlassenen Dienstwagen auch dann behalten darf, wenn er – etwa aufgrund von Krankheit, Urlaub, Elternzeit, Mutterschutz oder einer vertraglich vorbehaltenen Freistellung von der Arbeitsleistung – tatsächlich keine Arbeitsleistung erbringt. Recht einfach zu beantworten sind derartige Fragestellungen dann, wenn das Dienstfahrzeug ausschließlich zur dienstlichen Nutzung überlassen wurde. Je nach Gestaltung entfällt dann bereits die tatsächliche Möglichkeit der Nutz...