A. Vorteile standardisierter Korrespondenz
I. Auf Seiten Rechtsanwalt/Versicherungsnehmer
Rz. 1
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Jährlich sind mehr als 3,5 Mio. Rechtsschutzfälle abzuwickeln (Statistik siehe § 4 Rn 5); dies erfordert umfangreiche Korrespondenz. |
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Die Korrespondenz kann - in der Regel - als Standardkorrespondenz abgewickelt werden. Entwickelte Standardkorrespondenz erfasst alle zu beachtenden Aspekte (die teilweise bei individueller Korrespondenz nicht vollständig gesehen werden). |
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Standardkorrespondenz ermöglicht standardisierte Berichte zu: Sachstand, Fortgang und Erledigung. |
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Sachgerechte Korrespondenz vermeidet Obliegenheitsverletzungen. |
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Auch bietet Standardkorrespondenz Vorteile für das Verhältnis zwischen Rechtsschutzversicherung und Versicherungsnehmer, der mit Zwischenbescheiden, Anfragen oder vorläufigen Ablehnungen nicht konfrontiert wird. |
II. Auf Seiten der Rechtsschutzversicherung
Rz. 2
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Vollständige Information |
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Rationelle Information |
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Aktuelle Information über Sachstand, Fortgang und Erledigung |
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Hierdurch Reduzierung von Bearbeitungsaufwand |
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Information ermöglicht Einschätzung von notwendigen Rückstellungen |
B. Formale und inhaltliche Gestaltung der Korrespondenz
I. Ganzbriefsystem
Rz. 3
Die Korrespondenz ist als Ganzbriefsystem konzipiert anstelle des Bausteinsystems. Dies ermöglicht eine bessere Handhabung und vermeidet Fehler in der Zusammensetzung der Textbausteine.
II. Inhaltliche Aspekte
Rz. 4
Inhaltlich ermöglicht ein Textsystem eine dem jeweiligen Sachstand angepasste, sachgerechte Bearbeitung, beginnend mit der Meldung des Rechtsschutzfalles bis zur finanziellen Abwicklung, also der Kosten- und Gebührenkorrespondenz.
Neben der Korrespondenz zum aktuellen Bearbeitungsstand beinhaltet die Korrespondenz in der Regel auch die Mitteilung über das beabsichtigte weitere Vorgehen und ist gerichtet auf notwendige Abstimmung.
Das System ist, wie die nachstehende Übersicht zeigt, logisch strukturiert und ermöglicht somit eine optimale Übersicht über die zu verwendenden Texte, differenziert nach Tätigkeitsbereich und Arbeitsschritt (Textsammlung siehe § 40 Rn 1 ff.).
Die Zusammenstellung des Schriftgutes beinhaltet die Korrespondenz zwischen Anwalt/Versicherungsnehmer einerseits und der Rechtsschutzversicherung andererseits. Zu der selbstverständlich notwendigen Korrespondenz zwischen Anwalt und Versicherungsnehmer bzw. Mandanten ist zu verweisen auf das Werk Buschbell, Rationelle Rechtsschutzkorrespondenz. Dieses beinhaltet zusätzlich neben der Korrespondenz mit der Rechtsschutzversicherung auch die notwendige Korrespondenz zwischen Anwalt und Versicherungsnehmer bzw. Mandanten.
C. Anleitung zur Nutzung des Korrespondenzsystems
I. Defizite in der Abwicklung
Rz. 5
Bei der Meldung und Abwicklung der Rechtsschutzfälle ergeben sich in der Praxis Probleme und Defizite:
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Meldung von Rechtsschutzfällen zu nicht versicherten oder versicherbaren Risiken |
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Nichtbeachtung von Ausschlussklauseln |
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Fehlen von notwendigen Angaben zur Prüfung der Deckung, z.B. zum Versicherungsfall, Datum des Versicherungsfalls, versicherten Risiko, z.B. zur Bezeichnung des Grundstückes oder Gebäudes, zu versicherten Fahrzeugen, ebenso zur Stellung des Mandanten bzw. einer mitversicherten Person; fehlende Ausführungen zum Sachverhalt und zur Erfolgsaussicht, speziell bei der Kosten- und Gebührenabwicklung: Verhältnis der Kostenlast zum Obsiegen und Unterliegen, Teildeckung etc. |
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Unzureichende Belehrung des Mandanten (die dieser vom Anwalt erwartet), z.B. zur Problematik des versicherten Risikos, der Teildeckung oder speziell bei einer Vorsatztat |
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Auch auf Seiten der Rechtsschutzversicherung werden Fragen der Eintrittspflicht oft in mehreren Anfragen geklärt (sog. "Treppenkorrespondenz"), obwohl alle offenen Fragen z.B. in Form einer Checkliste auf einmal erfragt werden könnten. |
Diese Defizite in der praktischen Abwicklung können durch eine rationelle systematisierte Korrespondenz weitestgehend ausgeräumt werden. Dies muss umso mehr gelten, als es sich um eine wechselseitige Standardkorrespondenz handelt, in der nur in den seltensten Fällen individuelle Ausführungen und Hinweise erforderlich sind.
II. Möglichkeit der Systematisierung
1. Die verschiedenen Korrespondenzbereiche
Rz. 6
Bei einer Analyse der Korrespondenz, die bei der Beteiligung von Rechtsschutz zu führen ist, zeigt sich, dass diese Korrespondenz zunächst in zwei Blöcke einzuteilen ist. Hierbei wird davon ausgegangen, dass auf Seiten des Versicherungsnehmers (VN) die Korrespondenz durch den Anwalt geführt wird. Es handelt sich um folgende Textbereiche:
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Korrespondenz Anwalt/VN - Rechtsschutz |
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Informationsschreiben von Anwalt an Mandant/VN. |
Die Korrespondenz zwischen Anwalt/VN und Rechtsschutz wiederum unterteilt sich in
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Korrespondenz zur Meldung des Rechtsschutzfalles einschließlich Beratungs-Rechtsschutz sowie zur Rechtsschutzdeckung |
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Korrespondenz zur Kosten- und Gebührenabwicklung. |
Rz. 7
Die Einholung der Deckungszusage beim Rechtsschutzversicherer ist eine besondere Angelegenheit. Sie ist nicht identisch mit dem zugrunde liegenden Mandatsauftrag. Grundsätzlich ist die Tätigkeit für die Einholung der Deckungszusage gesondert zu vergüten gem. Nr. 2300 VV RVG. In der Praxis werden diese Kosten jedoch nicht erhoben. Um einen Streit mit dem Auftraggeber zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, dass evtl. durch das Besorgen der ...