§ 4 Arbeitsrecht / IX. Arbeitspapiere

1. Typischer Sachverhalt

Rz. 547

Der Geschäftsführer der xy-GmbH bittet um anwaltliche Beratung bei der Erstellung einer Urlaubs- und einer Zwischenbescheinigung. Er bittet um den Entwurf einer Ausgleichsquittung.

2. Rechtliche Grundlagen

Rz. 548

Arbeitspapiere sind: Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM); Mitteilung der Steuer-Identifikationsnummer, des Geburtsdatums und ob es sich um die Haupt- oder Nebentätigkeit handelt – der Arbeitgeber kann mit diesen Angaben alle für den Lohnsteuerabzug notwendigen Daten abrufen; Sozialversicherungsausweis bzw. Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit zugeteilter Sozialversicherungsnummer; Kindergeldbescheinigung (nur bei Angestellten im öffentlichen Dienst und Beamten); Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr beim früheren Arbeitgeber gewährten und abgegoltenen Urlaub); Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen; Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist; Elternnachweis, sofern auf der Lohnsteuerkarte keine Kinderfreibeträge eingetragen sind; vom früheren Arbeitgeber bei Ende des Arbeitsverhältnisses nach § 312 SGB III auszustellende Arbeitsbescheinigung.

Rz. 549

Arbeitspapiere bleiben auch nach Aushändigung an den Arbeitgeber Eigentum des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber hat die Arbeitspapiere ordnungsgemäß zu verwahren bzw. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sorgfältig und richtig zu erstellen und an den Arbeitnehmer herauszugeben. Der Herausgabeanspruch ist grundsätzlich mit der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig. Erfüllungsort für die Herausgabeverpflichtung ist der Ort der Arbeitsstätte. Zurückbehaltungsrechte des Arbeitgebers sind ausgeschlossen. Zuständig für den Herausgabeanspruch gegen den Arbeitgeber sind die Arbeitsgerichte.^[892]

Die Ausgleichsquittung enthält regelmäßig eine Empfangsbestätigung und eine Ausgleichsklausel. Die Ausgleichsklausel ist unwirksam, wenn mit ihr unabdingbare gesetzliche, tarifliche oder auf Betriebsvereinbarung beruhende Ansprüche erlassen werden. Die Ausgleichsklausel kann nach allgemeinen Regeln angefochten werden.

[892] Küttner-Poeche, Personalbuch 2020, Arbeitspapiere Rn 15 ff.

3. Checkliste: Arbeitspapiere

Rz. 550

▪

Urlaubsbescheinigung

▪	Beschäftigungsdauer
▪	Urlaubsanspruch
▪	Gewährter Urlaub
▪	Urlaubsabgeltung
▪	Zusatzurlaub

▪

Zwischenbescheinigung

▪	Persönliche Daten des Arbeitnehmers
▪	Vorliegende Arbeitspapiere
▪	Sozialversicherung

▪

Ausgleichsquittung

▪	Empfangsbestätigung
▪	Ausgleichsklausel

▪

Arbeitsbescheinigung

▪	Vordruck der Bundesagentur für Arbeit verwenden
▪	Aushändigung an den Arbeitnehmer bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
▪	Inhalt: Art der Tätigkeit; Beginn, Ende, Unterbrechungen und Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses; Arbeitsentgelt, sonstige Geldleistungen, die der Arbeitnehmer erhalten oder zu beanspruchen hat.

4. Muster: Urlaubsbescheinigung

Rz. 551

Muster 4.49: Urlaubsbescheinigung

Muster 4.49: Urlaubsbescheinigung

Der Arbeitnehmer/Die Arbeitnehmerin _____ (Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum) war vom _____ bis zum _____ als _____ bei uns beschäftigt.

Der gesetzliche/tarifliche/arbeitsvertragliche Urlaubsanspruch beträgt insgesamt _____ Tage je Kalenderjahr.

Dem Arbeitnehmer/Der Arbeitnehmerin wurden im Kalenderjahr __________ Tage Urlaub in natura gewährt.

Der Arbeitnehmer/Die Arbeitnehmerin hat für _____ Tage Urlaubsabgeltung in Geld erhalten.

Es wurde ein Zusatzurlaub von _____ Tagen für _____ gewährt.

(Unterschrift)

5. Muster: Zwischenbescheinigung

Rz. 552

Muster 4.50: Zwischenbescheinigung

Muster 4.50: Zwischenbescheinigung

Der Arbeitnehmer/Die Arbeitnehmerin _____ (Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum) war vom _____ bis zum _____ als _____ bei uns beschäftigt.

Ein Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sowie ein Versicherungsnachweis der _____-Krankenkasse für das Jahr _____ liegen uns vor.

Die vorhandenen Eintragungen ergeben sich aus der als Anlage beigefügten Fotokopie der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und des Versicherungsnachweises.

Der Arbeitnehmer/Die Arbeitnehmerin ist krankenversichert bei _____ und rentenversichert bei _____. Die Versicherungsnummer der Entgeltbescheinigung für die Rentenversicherung lautet: _____.

(Unterschrift)

6. Muster: Ausgleichsquittung

Rz. 553

Muster 4.51: Ausgleichsquittung

Muster 4.51: Ausgleichsquittung

I. Empfangsbestätigung

Ich bestätige den Erhalt folgender Arbeitspapiere: _____

Die Arbeitspapiere sind ordnungsgemäß ausgefüllt.

Ich habe diese Empfangsbestätigung sorgfältig und in Ruhe gelesen. Sie ist mir in meine Landessprache übersetzt worden.

(Unterschrift)

II. Ausgleichsklausel

Mir stehen aus dem Arbeitsverhältnis noch folgende Ansprüche zu:

1.	Restliches Arbeitsentgelt inklusive Entgeltfortzahlung _____ EUR
2.	Urlaubsentgelt/Urlaubsgeld _____ EUR
3.	Vermögenswirksame Leistungen
4.	Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung
5.	Abfindung in Höhe von _____ EUR
6.	Sonstiges _____ EUR

Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des _____.

Ich bestätige, dass die Abrechnung des Gehaltes und der Urlaubsabgeltung zutreffend erfolgt ist. Das Gehalt in Höhe von _____ EUR und die Urlaubsabgeltung in ...