Rz. 141
Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist gem. § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich eine Niederschrift (üblich gewordener Begriff hierfür: Protokoll) aufzunehmen. Das Protokoll dient vor allem der Information der Eigentümer; sein Beweiswert ist – theoretisch – beschränkt. Es erbringt vor allem keinen Beweis für die Richtigkeit seines Inhalts; als Privaturkunde i.S.d. § 416 ZPO beweist es nur, dass sein Inhalt von den Unterzeichnern herrührt. Für die Frage, ob und mit welchem Inhalt ein Beschluss zustande gekommen ist, kommt es alleine auf das tatsächliche Geschehen an und nicht darauf, was im Protokoll steht. Im Rahmen der freien Beweiswürdigung gem. § 286 ZPO kommt dem Protokoll in der Praxis jedoch ein erheblicher Beweiswert zu. Vielfach wird ihm sogar eine im Streitfall zu widerlegende "Vermutung der Richtigkeit" beigemessen; grundsätzlich sei "von dem protokollierten Wortlaut der Beschlüsse auszugehen". Weshalb das so sein sollte, ist freilich unerfindlich. Beschlussprotokolle werden vom Verwalter nachträglich gefertigt, wobei der Text häufig sprachlich und inhaltlich erst noch "ausgefeilt" (d.h. konkret: abweichend vom gefassten Beschluss formuliert) wird.
Rz. 142
Das Gesetz bestimmt nicht, wer das Protokoll führen soll. Nach allgemeiner Meinung obliegt diese Aufgabe dem Vorsitzenden. Er kann die Protokollierung auf Hilfspersonen oder Miteigentümer delegieren, was häufig sinnvoll ist, damit er sich ungestört der Versammlungsleitung widmen kann. Ein diesbezüglicher Verfahrensbeschluss ist möglich, aber nicht nötig, weil die Person des Protokollführers letztlich ohne Bedeutung ist; entscheidend ist, dass überhaupt ein Protokoll gefertigt wird. Ob es sinnvoll ist, das (weitgehend vorbereitete) Protokoll schon während der Versammlung zu fertigen, es im Anschluss auszudrucken und sich unmittelbar im Anschluss daran die erforderlichen Unterschriften "abzuholen", wird unterschiedlich beurteilt. Auf diese Weise liegt es zwar schnellstmöglich vor, wird sich aber zwangsläufig auf den unverzichtbaren Mindestinhalt beschränken müssen; ein Verlaufsprotokoll ist für die Wohnungseigentümer aber wesentlich informativer (dazu nachfolgend).
Rz. 143
Das Gesetz verlangt (lediglich) ein Ergebnis- bzw. Beschlussprotokoll. Nach Sinn und Zweck sind zudem einige Formalia unverzichtbar, sodass folgender Mindestinhalt gilt:
Checkliste
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Name der Eigentümergemeinschaft |
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Tag, Zeit und Ort der Versammlung |
| ▪ |
Teilnehmer (Verwaltung, Eigentümer – persönlich anwesend oder vertreten –, Externe) |
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Name des Protokollführers |
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Wortlaut der Anträge |
| ▪ |
Nicht zwingend, aber sinnvoll: Angaben zum Abstimmungsergebnis |
| ▪ |
Beschlussergebnis (Antrag angenommen/abgelehnt oder gleichbedeutend: Beschluss zustande gekommen/nicht zustande gekommen) |
Rz. 144
Am Grundsatz, dass sich ein gesetzmäßiges Protokoll auf die Wiedergabe der gefassten Beschlüsse beschränken kann, sind infolge der BGH-Rechtsprechung zur Darlehensaufnahme Zweifel aufgekommen: Der BGH verlangt, dass die Information der Eigentümer über die Risiken einer Darlehensaufnahme im Protokoll dokumentiert werden. Daraus wird verallgemeinernd abgeleitet, die für die Beschlussfassung tragenden Erwägungen seien zumindest knapp im Protokoll darzulegen, weil andernfalls eine Überprüfung auf Ermessensfehler nicht möglich sei. Die BGH-Entscheidung ist aber fragwürdig und keinesfalls zu verallgemeinern. Beschlüsse sind nicht auf "Ermessensfehler" zu überprüfen, sondern darauf, ob sie ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen (→ § 6 Rdn 8). Aber auch wenn derartige Informationen im Protokoll nach hier vertretener Auffassung nicht verpflichtend sind: sinnvoll sind sie allemal! Vor allem für die nicht anwesenden Miteigentümer ist es von Interesse, Informationen über die auf der Versammlung erörterten Angelegenheiten zu erhalten; der Versammlungsverlauf erschöpft sich ja nicht in der Beschlussfassung. Es ist deshalb üblich und zu empfehlen, dass Verwalter sich nicht auf den Mindestinhalt beschränken, sondern ein Verlaufsprotokoll fertigen.
Rz. 145
Unter das Protokoll müssen gem. § 24 Abs. 6 S. 2 WEG drei (verschiedene) Personen ihre Unterschriften leisten und damit dessen inhaltliche Richtigkeit bestätigen:
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der Vorsitzende der Versammlung, |
| ▪ |
der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats (oder dessen Stellvertreter), |
| ▪ |
"Ein Wohnungseigentümer". Das Gesetz schreibt nicht vor, durch wen und wie der betreffende Wohnungseigentümer bestimmt wird. Üblich und zulässig ist es, dass der Verwalter zu Beginn der Versammlung nach Befragung ("Wer unterschreibt das Protokoll?") die Bestimmung trifft. Die betreffende Person kann, muss aber nicht durch die Versammlung bestätigt werden. Es ist auch zulässig, die Versammlung überhaupt nicht mit dieser Frage zu befassen; die Unterschrift kann (nach Wahl des Verwalters) durch einen beliebigen Miteigentümer (der an der Versammlung teilgenommen hat) geleistet werden. |
Diverse Sonderfälle, in denen weniger als drei Unterschriften genügen können, werden ...