§ 7 Die Wohnungseigentümerversammlung / II. Einzelheiten

1. Der Verpflichtete

Rz. 168

§ 24 Abs. 8 WEG sieht Folgendes vor: "Die Beschluss-Sammlung ist von dem Verwalter zu führen. Fehlt ein Verwalter, so ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Beschluss-Sammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen für diese Aufgabe bestellt haben." Wenn es – wie üblich – einen Verwalter gibt, ist die Verantwortlichkeit klar: Sie trifft den Verwalter. Hingegen ist die gesetzliche Regelung für den Fall des Fehlens eines Verwalters nach einhelliger Auffassung verfehlt und jedenfalls nicht praktikabel. Geht es um kleine Gemeinschaften ohne Verwalter, geht die Zuständigkeitszuweisung auf den "Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung" ins Leere: Denn kleine Gemeinschaften pflegen sich ohne förmliche Bestimmung eines Versammlungsleiters zu treffen, sodass es mangels Versammlungsleiters keinen Adressaten für die Pflicht zur Führung der Beschluss-Sammlung gibt. Wird in einer Versammlung aber ad hoc ein Versammlungsleiter gewählt, kann dieser die ihn treffende Pflicht gar nicht umsetzen, selbst wenn er es wollte: Denn wie könnte eine Person, die ausschließlich zur Leitung einer Versammlung gewählt wurde, die Beschluss-Sammlung "führen"? Das ist nicht möglich. Der Versammlungsleiter kann nur das Protokoll der von ihm geleiteten Versammlung erstellen, aber nicht eine Sammlung führen, die ihm gar nicht vorliegt. Erst recht ist fraglich, wie die Beschluss-Sammlung zu führen ist, wenn der Versammlungsvorsitz während des Laufs der Versammlung wechselt.

2. Form

Rz. 169

In welcher Form die Beschluss-Sammlung zu führen ist, schreibt das Gesetz nicht vor. Zwingend ist gem. § 24 Abs. 7 WEG lediglich, dass die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen fortlaufend (d.h. in chronologischer Reihenfolge) einzutragen und zu nummerieren sind. Es kann sich bei der Beschluss-Sammlung daher um ein Buch, um eine Sammlung von Blättern in einem Hefter oder – was heutzutage der Normalfall sein wird – um ein elektronisches Dokument handeln. Entscheidend ist, dass die Sammlung zweckmäßig und übersichtlich geführt wird. In jedem Fall muss sie ein eigenständiges Werk sein; es genügt nicht, lediglich die Versammlungsprotokolle zu sammeln und geordnet aufzubewahren. Aber weil selbstverständlich der Wortlaut der gefassten Beschlüsse im Versammlungsprotokoll und in der Beschluss-Sammlung derselbe sein muss, ist der Unterschied zwischen einer "Sammlung der Versammlungsprotokolle" und der "Beschluss-Sammlung" nur gering.

Rz. 170

Die Beschluss-Sammlung kann nach Sachgebieten geordnet werden. Z.B. können Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen jeweils separat gesammelt werden, was zwecks Übersichtlichkeit zu empfehlen ist. Die fortlaufende Nummerierung erfolgt dann innerhalb dieser Sachgebiete. Letzteres wird in der Literatur zwar vereinzelt bestritten;^[190] jedoch ist nicht zu erkennen, inwiefern die Nummerierung innerhalb von Sachgebieten dem Zweck der fortlaufenden Nummerierung (Indiz für die Vollständigkeit der Beschluss-Sammlung) entgegenstehen könnte. Ebenso möglich ist die Nummerierung in Verbindung mit der Jahreszahl (z.B.: 2009/13). Diese Nummerierung gibt dem Leser gleich die nützliche Information nach dem Alter des Beschlusses und vermeidet außerdem die ansonsten im Laufe der Jahre zwangsläufig eintretende Vergrößerung der Ziffernfolge.

[190] Jennißen/Schultzky, § 24, Rn 189.

3. Frist für die Eintragung

Rz. 171

Gem. § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG sind "die Eintragungen, Vermerke und Löschungen unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen." Dass "unverzüglich" nach der Legaldefinition des § 121 Abs. 1 BGB "ohne schuldhaftes Zögern" bedeutet, hilft dem Rechtsanwender wenig weiter. Nach der Auffassung des Gesetzgebers^[191] sind die Eintragungen "im Regelfall unmittelbar im Anschluss an die Verkündung in der Versammlung einzutragen". Das ist nicht praktikabel: Man kann vom Verwalter nicht erwarten, dass er nach der Versammlung (die normalerweise außerhalb seines Büros und am Abend stattfindet) noch in sein Büro fährt, um Eintragungen in die Beschluss-Sammlung vorzunehmen. Nach allgemeiner Meinung bedeutet "unverzüglich" im Zusammenhang mit der Beschluss-Sammlung vielmehr Folgendes: Die Eintragung soll grundsätzlich an dem auf die Versammlung folgenden Arbeitstag erfolgen, spätestens aber innerhalb von drei Arbeitstagen. Eintragungen, die erst nach Ablauf von einer Woche nach der Beschlussfassung vorgenommen werden, sind jedenfalls nicht mehr unverzüglich. Daraus ergibt sich, dass der Verwalter mit der Eintragung in die Beschluss-Sammlung nicht die Fertigung des Protokolls und dessen Unterzeichnung durch die hierfür zuständigen Miteigentümer abwarten darf. Verlangen die betreffenden Miteigentümer berechtigte Korrekturen des protokollierten Beschlusstextes, müssen diese Korrekturen in der Beschluss-Sammlung nachgetragen werden.

[191] BT-Drucks 16/887, siehe 34.

4. Was ist einzutragen?

a) Allgemeines

Rz. 172

Zum Inhalt der Beschluss-Sammlung enthält das Gesetz einige detaillierte Vorgaben, wobei sich der Gesetzgeber offensichtlich vom Grun...