§ 7 Sicherungsmechanismen zur Einhaltung der DSGVO / 2. Formale und inhaltliche Anforderungen

Rz. 63

Nach Art. 30 Abs. 3 DSGVO ist das Verzeichnis über Verarbeitungstätigkeiten "schriftlich zu führen", was auch in einem elektronischen Format, also auch in der im deutschen Recht bekannten Textform, erfolgen kann.

Rz. 64

Das Verarbeitungsverzeichnis muss gem. Art. 30 Abs. 1 lit. a) bis g) bestimmte inhaltliche Mindestanforderungen erfüllen und über nachfolgende Punkte informieren:

a)	den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;
b)	die Zwecke der Verarbeitung;
c)	eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
d)	die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;
e)	gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;
f)	wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien;
g)	wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1.

Rz. 65

Die Vorgaben gleichen in weiten Teilen denen in Art. 13, 14 DSGVO, so dass zur Konkretisierung auf die dortigen Ausführungen (siehe § 5 Rdn 7 ff. und 121 ff.) verwiesen werden kann. Bzgl. der Verwendung der Begrifflichkeit "Kategorien" wird klargestellt, dass sich das Verzeichnis nicht auf einzelne Datenverarbeitungsvorgänge, sondern auf sinnvoll abgrenz- und kategorisierbare Teile der beim Verantwortlichen durchgeführten Datenverarbeitungen beziehen muss. Mit Blick auf die grundlegenden Anforderungen in Art. 32 DSGVO dürfte die in Art. 30 Abs. 1 lit. g) normierte Einschränkung "wenn möglich", in der Praxis keine Bedeutung erfahren, so dass das Verarbeitungsverzeichnis generell eine allgemeine Beschreibung der vom Verantwortlichen etablierten technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO enthalten muss.^[94] Da es sich ohnehin empfiehlt, diese entsprechend zu dokumentieren, kann im Verarbeitungsverzeichnis auf eine solche gesonderte Dokumentation Bezug genommen werden. Dabei ist darauf zu achten, dass es trotz entsprechender Verweise für die Aufsichtsbehörde weiterhin möglich ist, die wesentlichen Inhalte und Schlussfolgerungen unmittelbar aus der Verarbeitungsübersicht heraus nachzuvollziehen.

[94] So auch Plath, in: Plath (Hrsg.), BDSG/DSGVO, 2. Aufl. 2017, Art. 30 Rn 2; Raum, in: Ehmann/Selmayr (Hrsg.), Datenschutz-Grundverordnung, 2017. Art. 30 Rn 10; Klug, in: Gola (Hrsg.), DS-GVO, 2017, Art. 30 Rn 9.