a) Gesamtabrechnung
Rz. 25
In der Gesamtabrechnung (Ist-Zahlungen) müssen alle im abgerechneten Wirtschaftsjahr eingegangenen Zahlungen der Miteigentümer, also insbesondere die Vorschüsse zur Kostentragung (sprich: die Hausgeldzahlungen gemäß Wirtschaftsplan), angegeben werden; es handelt sich dabei ja um den größten Posten auf der Einnahmenseite. Eine Aufschlüsselung der Hausgeldzahlungen, aus der die Abrechnungszeiträume hervorgehen, für die sie geschuldet waren, ist in der Gesamtabrechnung zwar nicht zwingend erforderlich, aber sinnvoll. Ebenso sinnvoll ist es, die Hausgeldzahlungen aufgesplittet in ihre beiden Bestandteile darzustellen, also einmal als "Vorschüsse (Bewirtschaftung)" und einmal als "Vorschüsse zur Rücklage" (Muster → § 8 Rdn 11); denn es erleichtert die Nachvollziehbarkeit des Gesamtwerks, wenn man schon der Gesamtabrechnung die differenzierten Werte entnehmen kann, die sich später in den Einzelabrechnungen bzw. der Darstellung der Rücklagenentwicklung wiederfinden. Eine Aufschlüsselung der Zahlungen nach der Person der leistenden Wohnungseigentümer erfolgt hingegen nicht in der Gesamtabrechnung, sondern ggf. in einer gesonderten Information als Anhang zur Einzelabrechnung (dazu nachfolgend).
b) Einzelabrechnung
Rz. 26
In der Einzelabrechnung ist eine Aufstellung der für die abgerechnete Wohnung geleisteten Vorschüsse eigentlich nicht erforderlich. Die Einzelabrechnung dient "nur" der Kostenverteilung und der Ermittlung der Abrechnungsspitze, und dafür sind nicht die tatsächlich geleisteten, sondern die geschuldeten Zahlungen maßgeblich. Aber zur vollständigen Rechnungslegung gehört m.E. auch der Nachweis, welche Zahlungen ein Eigentümer im Abrechnungsjahr geleistet hat. In der Gesamtabrechnung müssen zwar, wie erwähnt, alle Hausgeldzahlungen aufgeführt sein, aber nicht zwingend aufgeschlüsselt danach, ob es sich um Hausgeldzahlungen für das laufende Wirtschaftsjahr oder anderweitige Zahlungen handelt. Auch wird in der Gesamtabrechnung (schon aus Gründen der Übersichtlichkeit) nur der Gesamtbetrag der Hausgeldzahlungen ausgewiesen und nicht der Anteil des einzelnen Wohnungseigentümers. Deshalb sollte jeder Einzelabrechnung eine separate Aufstellung aller Zahlungen für die betreffende Wohnung im Abrechnungsjahr beigefügt werden, z.B. ein Ausdruck des im Abrechnungsprogramm geführten "Forderungskontos" oder "Personenkontos". Anderenfalls könnte ein Wohnungseigentümer nicht überprüfen, ob die von ihm erbrachten Zahlungen (Vorschüsse für das Abrechnungsjahr, Nachzahlungen auf schon beschlossene Jahresabrechnungen der Vorjahre, sonstige Zahlungen, z.B. Schadensersatz) erfasst und richtig verbucht wurden. Wenn Streit darüber entsteht, welche Zahlungen ein Wohnungseigentümer geleistet hat bzw. welche Rückstände bestehen, kann sich eine Gemeinschaft diesbezüglich aber nicht auf die Bestandskraft des Abrechnungsbeschlusses berufen. Denn in Bestandskraft erwächst nur die Abrechnungsspitze, und die wird – wie gesagt – gerade nicht anhand der tatsächlichen Zahlungen ermittelt. Selbst wenn die Abrechnung – fehlerhaft – nicht die Abrechnungsspitze ausweisen sollte, sondern das Ergebnis im Wege der Gegenüberstellung des Abrechnungssaldos mit den geleisteten Hausgeldzahlungen ermittelt, ändert sich nichts. Anders lautende ältere Rspr. (wonach ein bestandskräftiger Abrechnungsbeschluss die Zahlungsverpflichtungen der Eigentümer für das Abrechnungsjahr "bindend festlegt") ist schon lange überholt.
Rz. 27
Geleistete Zahlungen müssen selbstverständlich der richtigen Forderung zugeordnet, sprich: richtig verbucht werden. Eine fehlerhafte Verbuchung wirkt sich allerdings nicht auf das Abrechnungsergebnis aus, weil dieses nicht nach den tatsächlichen, sondern nach den Soll-Zahlungen ermittelt wird. Auswirkung hat eine fehlerhafte Verbuchung somit zunächst im Hausgeldprozess: der Schuldner kann ggf. erfolgreich einwenden, eine Forderung der Gemeinschaft bereits getilgt zu haben (was der Gemeinschaft infolge fehlerhafter Verbuchung entging). Weitere schädliche Konsequenzen zeigen sich ggf. im Laufe der Zwangsvollstreckung (→ § 8 Rdn 29). Wegen des engen Zusammenhangs mit der Jahresabrechnung werden Fragen der richtigen Verbuchung hier besprochen. Als erste und wichtigste Vorgabe ist die allgemeine Bestimmung des § 366 Abs. 1 BGB zu nennen. Demnach ist eine vom Zahlenden getroffene Tilgungsbestimmung zu beachten. Zum Glück sind ausdrückliche Tilgungsbestimmungen selten, denn ihre Umsetzung stellt die meisten Buchhaltungsprogramme vor unlösbare Schwierigkeiten. Im Normalfall werden Zahlungen kommentarlos geleistet. Dann ist von einer konkludenten Tilgungsbestimmung des Inhalts auszugehen, dass die aktuellen Hausgeldforderungen aufgrund des laufenden Wirtschaftsplans getilgt werden sollen. In diesem Fall ist der Verwalter nicht berechtigt, Zahlungen ohne weiteres auf Fehlbeträge aus dem Vorjahr zu verrechnen.